5 bước tạo automation flow trong Zoho Flow

#1. Lên ý tưởng

Lên ý tưởng là bước quan trọng đầu tiên trong việc xây dựng một flow trên Zoho Flow. Nó giúp bạn xác định rõ mục tiêu tự động hóa, cần đạt được điều gì để tránh lãng phí thời gian vào những thiết lập không cần thiết.

Chưa kể, ý tưởng rõ ràng giúp bạn xây dựng một flow hoạt động mượt mà và tránh các lỗi không đáng có.

Trong ví dụ này, mình sẽ thực hiện 1 ý tưởng đơn giản nhất cho bạn dễ hiểu, đó là: Tạo 1 flow kết nối giữa Google Calendar và Google Sheets. Mỗi khi có chỉnh sửa hay cập nhật gì trong Google Calendars thì sẽ lưu lại trong Google Sheets để tiện theo dõi và quản lý.

Ở nội dung bên dưới, chúng ta cùng triển khai ý tưởng bằng các hoạt động cụ thể nhé!

#2. Tạo flow

Bạn đăng nhập vào tài khoản Zoho Flow, ngay chính giữa giao diện sẽ có nút “Create Flow”. Bạn bấm vào nút này để tiến hành tạo flow đầu tiên của mình.

Tiếp đó, Zoho Flow sẽ yêu cầu bạn điền một vài thông số như sau:

• Flow Name (Tên Flow): Đây là tên bạn đặt cho flow của mình để dễ nhận diện. Hãy chọn một tên rõ ràng, liên quan đến mục đích của flow. Ví dụ: "Tự động cập nhật dữ liệu Google Calendars lên Google Sheets" hoặc "Đồng bộ dữ liệu giữa Google Calendars và Google Sheets".
• Choose Folder (Chọn Thư Mục): Đây là nơi bạn sẽ lưu flow trong hệ thống Zoho Flow. Nếu bạn đã tạo sẵn các thư mục, hãy chọn thư mục phù hợp để quản lý dễ dàng. Nếu chưa có thư mục nào, bạn có thể để mặc định hoặc tạo mới.
• Description (Mô Tả): Mô tả ngắn gọn về chức năng và mục đích của flow. Điều này giúp bạn hoặc các thành viên khác trong nhóm hiểu rõ flow này dùng để làm gì mà không cần mở chi tiết. Ví dụ: "Flow này tự động đồng bộ dữ liệu chỉnh sửa từ Google Calendars và lưu vào Google Sheet."

Trong trường hợp này, mình sẽ để “BENOCODE Sample” cho cả 2 mục Flow Name và Description. Sau khi điền đầy đủ thông tin thì bạn bấm “Create” để tiếp tục.

Sau đó, màn hình hướng dẫn sẽ hiện ra để giải thích cho bạn cách tạo flow cơ bản (để hỗ trợ các bạn newbie). Trong trường hợp này bạn có thể bấm “Skip” để tiếp tục.

# 3. Thêm trigger

Trigger trong Zoho Flow là sự kiện khởi đầu kích hoạt một flow, giúp tự động hóa quy trình khi điều kiện cụ thể được đáp ứng. Trigger đóng vai trò là bước đầu tiên trong flow, và mọi hành động tiếp theo sẽ được thực thi dựa trên sự kiện này.

Trong ví dụ này mình sẽ kết nối Zoho Flow với ứng dụng Google Calendar để biến nó làm trigger → chúng ta cùng chọn App để tiếp tục.

Ở màn hình tiếp theo, các bạn chọn Google Calendar → bấm “Next”.

Bạn chọn tiếp “Event created or updated” (Polling) rồi bấm “Next”.

Tiếp đó, Zoho Flow sẽ yêu cầu bạn kết nối với tài khoản Google Calendar. Nếu đã kết nối tài khoản hoặc kết nối xong thì bạn có thể bỏ qua.

Ở mục Calendar, bạn chọn tài khoản của mình, các thông số khác có thể để mặc định → bấm “Done” để tiếp tục.

# 4. Tạo action

Bạn thấy đấy, chúng ta đã có trigger. Bây giờ việc cần làm là kết nối trigger với ứng dụng khác, cụ thể là Google Sheets và thêm action (hành động) cho flow.

Ở thanh menu bên tay trái, bạn tìm và chọn Google Sheets → chọn Create Row rồi dùng chuột kéo và thả vào vùng thiết kế ở chính giữa (như hình minh họa).

Tương tự, Zoho Flow sẽ yêu cầu bạn kết nối với tài khoản Google Sheets. Nếu đã kết nối tài khoản hoặc kết nối xong thì bạn có thể bỏ qua.

Tiếp tục thiết lập các thông số cho Google Sheets. Bạn chỉ cần quan tâm mục “Spreadsheet”, bạn chọn và tìm đến sheet cần lưu trong Google Sheets là được. Sau đó bấm “Done” để tiếp tục.

#5. Chạy thử flow

Lúc này, 1 flow cơ bản trong Zoho Flow đã được tạo. Việc cuối cùng chúng ta cần làm là chạy thử flow này để xem có bị lỗi gì xảy ra hay không.

Để chạy thử flow, bạn chỉ cần bấm vào nút tam giác màu xanh ở góc trên cùng bên tay phải là được.

Như trong trường hợp này, trộm vía là mọi thứ trơn tru và không có lỗi vì flow của mình cũng khá đơn giản.

Bạn thấy đấy, quá trình tạo automation flow trong Zoho Flow cũng khá đơn giản và trực quan, ngay cả với những người mới bắt đầu. Chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn và kiểm tra kỹ từng thông số, bạn hoàn toàn có thể tự tạo được một flow hoạt động hiệu quả.

Nếu có lỗi xảy ra, Zoho Flow sẽ cung cấp thông báo chi tiết để bạn dễ dàng xác định và khắc phục. Điều này giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện flow và triển khai vào công việc thực tế.

[EmbedSoftware ids="48"]