7 mẹo sử dụng Slack có một ngày làm việc hiệu quả hơn

1. Thay Thế Các Cuộc Họp Không Hiệu Quả Bằng Slack Channels

Trung bình, số lượng cuộc họp mà nhân viên tham dự đã tăng 13.5% trong những năm qua (theo Harvard Business Review). Nhưng năng suất lại giảm nghiêm trọng khi các cuộc họp này chiếm thời gian "vàng" làm việc thực sự của nhân viên.

Vậy hãy thử tổ chức các cuộc họp trên Slack Channels (kênh) - trung tâm của mọi hoạt động giao tiếp. Thay vì đẩy tất cả mọi người vào một phòng họp chỉ để nghe báo cáo, bạn có thể tạo các kênh (Channels) chuyên biệt cho từng dự án, đội nhóm hoặc chủ đề: 

Ví dụ, bạn có thể tạo các kênh như:

• #proj-ra-mat-san-pham-2024 cho một dự án cụ thể

• #nhom-marketing cho các thảo luận của nhóm marketing

• #thong-bao-chung cho các thông báo quan trọng toàn công ty

Mẹo nhỏ: 

• Đặt tên kênh một cách rõ ràng và nhất quán để mọi người dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết. Bạn nên tránh đặt tên quá sáng tạo hoặc chỉ có ý nghĩa với một số ít người. 

• Đừng quên gắn sao (star) cho các kênh hoặc tin nhắn quan trọng để dễ dàng truy cập sau này.  Còn những kênh ít liên quan? /mute chúng để tiết kiệm sự tập trung!

2. Tổ chức và sắp xếp ưu tiên thông tin trong kênh

Khi thông tin trong các kênh ngày càng nhiều, việc sắp xếp chúng trở nên quan trọng. Hãy sử dụng các tính năng của Slack để làm điều này:

• Sử dụng threads để tổ chức các cuộc thảo luận con trong một chủ đề lớn. Điều này giúp giữ cho kênh chính gọn gàng và dễ theo dõi.

• Ghim các tin nhắn hoặc tài liệu quan trọng lên đầu kênh để mọi người dễ dàng truy cập.

• Tạo các bookmark cho các liên kết quan trọng trong kênh.

Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết mà không cần phải cuộn qua hàng trăm tin nhắn.

3. Dùng Clips Để Gửi Thông Điệp: 

Các sếp thường bận trăm công ngàn việc và những cuộc họp không “xứng đáng” về một vấn đề nhỏ dễ gây cảm giác vướng víu. Vậy hãy thử sử dụng Clips - tính năng cho phép bạn ghi lại video, âm thanh hoặc màn hình và chia sẻ nhanh chóng.

Lợi ích:

• Tiết kiệm thời gian lên lịch họp.

• Giữ được "chất giọng" và cảm xúc trong lời nói, giúp thông điệp gần gũi hơn.

Nếu bạn đang làm việc từ xa và muốn trình bày ý tưởng cho một chiến dịch mới, bạn có thể quay màn hình và ghi âm giải thích. Đồng nghiệp có thể xem lại khi tiện (thậm chí đọc transcript tự động nếu họ không muốn nghe giọng bạn).

Clips không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tạo cảm giác gần gũi hơn – như đang đưa ra lời khuyên hoặc chia sẻ bí quyết thay vì gõ từng dòng chữ khô khan.

4.Tự Động Hóa Công Việc: 

Theo nghiên cứu, nhân viên thường chuyển đổi giữa các ứng dụng tới 1.200 lần mỗi ngày! Điều này không chỉ làm giảm năng suất mà còn gây ra sự mệt mỏi không đáng có. May mắn thay, Slack có giải pháp cho vấn đề này: 

Đầu tiên, với Workflow Builder, một công cụ không cần viết mã (no-code), cho phép bạn tự động hóa các quy trình làm việc hàng ngày ngay trong Slack.

Dưới đây là một vài ý tưởng hay của Workflow Builder: 

• Tạo một form đăng ký nghỉ phép tự động gửi đến quản lý duyệt.

• Gửi thông báo tự động khi có file mới được thêm vào kênh dự án.

• Thu thập feedback từ đồng nghiệp qua form tích hợp ngay trên Slack.

• Hỗ trợ đồng nghiệp mới: Gửi thông tin giới thiệu và hướng dẫn chỉ với vài cú click.

Thứ hai, Slack tích hợp hơn 2,500 ứng dụng ngay trong nền tảng: 

• Google Drive, Dropbox, Box: Chia sẻ tệp tin mà không cần rời khỏi Slack.

• Asana, Trello, Monday.com: Nhận thông báo về tiến độ dự án trực tiếp trong Slack.

• Google Calendar, Outlook: Đồng bộ lịch trình để không bỏ lỡ các sự kiện quan trọng.

Ngoài ra, bạn còn có thể tích hợp các công cụ dành riêng cho đội ngũ kỹ thuật, như GitHub hoặc Jenkins, để theo dõi lỗi và quản lý dự án.

5. Giải Quyết Vấn Đề Ngay Lập Tức Với Slack Huddles

Có những vấn đề mà nhắn tin không thể giải quyết, nhưng lại không đáng để tổ chức một cuộc họp lớn? Thử ngay Slack Huddles!

Slack Huddles hoạt động như thế nào?

• Huddles là tính năng cho phép bạn bắt đầu một cuộc trò chuyện trực tiếp (âm thanh) với đồng nghiệp ngay trong kênh hoặc tin nhắn riêng. 

• Huddles mô phỏng cảm giác bước đến bàn làm việc của đồng nghiệp để trao đổi, chỉ khác là bạn đang làm điều đó từ xa. 

Huddles không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu căng thẳng khi phải điều phối lịch họp giữa các múi giờ khác nhau.

6. Tối Ưu Hóa Thông Báo Để Tránh Xao Lãng

Một nhược điểm đã khiến Slack chưa thể đạt điểm đánh giá tối đa trên một số trang đánh giá tool nổi tiếng đó là hệ thống thông báo dễ gây quá tải, cần chỉnh sửa liên tục để tránh phiền nhiễu.  Để có thể tránh bị xao lãng, hãy tận dụng các tính năng tùy chỉnh thông báo của Slack:

• Từ khóa thông báo: Thiết lập Slack chỉ gửi thông báo khi có các từ khóa liên quan đến bạn, ví dụ: tên bạn hoặc tên dự án bạn đang theo dõi.

• Mute kênh không quan trọng: Đối với các kênh mà bạn chỉ cần tham gia để theo dõi thông tin, như #help-it hoặc #random, hãy tắt thông báo để tập trung vào những gì quan trọng hơn.

• Chế độ Do Not Disturb: Đừng ngần ngại sử dụng chế độ "Không làm phiền" để đảm bảo bạn có thời gian tập trung cao độ.  Đồng nghiệp hoặc sếp sẽ thấy biểu tượng "Không làm phiền" bên cạnh tên bạn, và họ biết rằng “à, anh bạn này đang đang rất tập trung chạy deadline và không muốn bị làm phiền”. Bạn có thể tùy chỉnh khoảng thời gian kích hoạt chế độ này, từ vài phút đến cả ngày, để hoàn toàn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Chẳng ai lại muốn bị "ping" vào lúc 2 giờ sáng chỉ vì một meme ngẫu nhiên trong nhóm. Hãy để thông báo phục vụ bạn, chứ đừng để chúng điều khiển bạn.

7. Sử Dụng Emoji Để Tăng Tính Tương Tác

Emoji không chỉ để trưng cho vui mà còn là một công cụ để cải thiện giao tiếp:

• Phản hồi nhanh: Sử dụng emoji để biểu thị trạng thái công việc như ✅ cho hoàn thành, 🔄 cho đang xử lý.

• Thăm dò ý kiến: Dùng emoji để tạo khảo sát nhanh thay vì gửi biểu mẫu phức tạp. Ví dụ: 👍 cho phương án A, 👎 cho phương án B.

• Tạo văn hóa tích cực: Biểu đạt cảm xúc hoặc gửi lời cảm ơn bằng (🙏)  Tạo "nghi thức" nhóm như thả emoji 🚀 khi hoàn thành dự án lớn để ăn mừng và duy trì tinh thần tích cực.

Một chút sáng tạo với emoji có thể mang lại sự khác biệt lớn trong cách nhóm của bạn giao tiếp và phối hợp.

Kết Luận

Slack là một công cụ mạnh mẽ nhưng cũng dễ trở thành nguồn gây xao nhãng nếu không được sử dụng đúng cách. Với 7 mẹo sử dụng Slack trên, BENOCODE hy vọng bạn sẽ có một ngày làm việc nhẹ nhàng hơn.

Hãy thử áp dụng những mẹo trên và biến Slack thành trợ thủ đắc lực, giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn, giảm bớt căng thẳng và tận hưởng một ngày làm việc đầy ý nghĩa!