Bí Kíp Dùng Asana Để Quản Lý Dự Án Agile và Scrum Hiệu Quả

1. Tại sao Asana là lựa chọn hàng đầu cho Agile và Scrum?

Asana không chỉ đơn thuần giúp bạn “gánh vác” công việc mà còn nâng cấp trải nghiệm làm việc của cả đội nhóm. Vậy điều gì khiến Asana trở thành lựa chọn hàng đầu cho phương pháp Agile?

• Theo Dõi Chính Xác Các Lần Phát Hành Và Lặp Lại
  Với Asana, bạn dễ dàng lập kế hoạch cho các lần phát hành sản phẩm, phối hợp đội nhóm và đảm bảo hoàn thành đúng hạn. Mọi bước đi trong dự án đều được tối ưu hóa để giữ cho đội nhóm đồng bộ và chủ động. Không còn cảnh chạy nước rút “nước đến chân mới nhảy”, vì mọi thứ đều có lộ trình rõ ràng.

• Quy Trình Agile Và Sprint Đơn Giản Hóa
  Từ lập kế hoạch sprint cho đến phản hồi sau dự án, tất cả đều được quản lý trơn tru thông qua bảng Kanban trực quan. 

• Giao Tiếp Rõ Ràng Trong Đội Nhóm
  Nhờ tích hợp với Slack và Microsoft Teams, mọi cuộc trò chuyện quan trọng đều có thể biến thành hành động thực tế chỉ trong vài cú click chuột.

• Theo Dõi Trung Tâm Và Xử Lý Lỗi Nhanh Chóng
  Quản lý lỗi trong Agile là một thách thức, nhưng Asana biến nó trò chơi nhẹ nhàng. Bạn có thể tập trung tất cả các lỗi vào một nơi, ưu tiên những vấn đề quan trọng và theo dõi tiến trình khắc phục. Không còn phỏng đoán hay bị động, mọi lỗi đều được xử lý chính xác và minh bạch.

2. Các bước thiết lập Asana để quản lý dự án Agile và Scrum hiệu quả

Để bắt đầu quản lý dự án Agile và Scrum với Asana, bạn cần chuyển đổi các khái niệm Scrum thành ngôn ngữ của Asana. Dưới đây là tóm tắt những khái niệm đã được BENOCODE chuyển đổi:

Hãy cùng đến với hướng dẫn chi tiết để bạn thiết lập và tối ưu hóa quy trình làm việc: 

2.1. Tạo Epic (Portfolio trong Asana)

Một "epic" là mục tiêu lớn được chia nhỏ thành nhiều phần. Trong Asana, điều này tương ứng với việc tạo portfolio – nơi bạn có thể nhóm các dự án liên quan và theo dõi chúng cùng nhau.

Ví dụ: Đối với một chiến dịch lớn như ra mắt sản phẩm mới, bạn có thể tạo portfolio chứa các dự án như nghiên cứu thị trường, kế hoạch tiếp thị và kế hoạch bán hàng.

Các bước tạo một epic:

• Tạo Portfolio: Đi tới mục Portfolio trong Asana và nhấn "Tạo Portfolio mới". Đặt tên cho portfolio theo tên của epic, ví dụ: "Phát hành Sản phẩm Mới".

• Thêm Các Dự Án Liên Quan: Gắn kết các dự án hỗ trợ cho epic vào portfolio. Ví dụ: dự án "Nghiên cứu và Phản hồi", "Phát triển Sản phẩm", hoặc "Kế hoạch Tiếp thị".

• Theo Dõi Hiệu Quả: Sử dụng các trường tùy chỉnh (custom fields) để theo dõi tình trạng dự án, như “% hoàn thành” hoặc trạng thái (Đang thực hiện, Hoàn thành).

2.2. Tạo tính năng (Feature) và Backlog

Feature đại diện cho các hoạt động lớn cần thực hiện để đạt được mục tiêu epic. Trong khi đó, backlog là danh sách công việc chưa được ưu tiên. Trong Asana, cả hai đều có thể được thiết lập dưới dạng dự án.

Các bước tạo feature và backlog:

Bước 1: Tạo Team: Tạo một đội nhóm (team) trong Asana để quản lý các dự án liên quan đến feature và backlog.

Bước 2: Tạo Dự Án Feature:

• Sử dụng template có sẵn của Asana hoặc tạo mới.

• Đặt tên dự án theo tính năng cụ thể, ví dụ: "Tích hợp API".

• Sử dụng giao diện board để thiết lập bảng Kanban với các cột như: Backlog, To Do, In Progress, Review, Done.

Bước 3: Tùy Chỉnh Dự Án:

• Thêm các trường tùy chỉnh như điểm câu chuyện (story points), mức độ ưu tiên, số sprint, v.v.

• Tạo các mẫu nhiệm vụ (task templates) cho những công việc lặp lại, chẳng hạn như báo cáo lỗi hoặc viết câu chuyện người dùng.

Bước 4: Quản Lý Backlog:

• Backlog có thể được tạo dưới dạng một phần riêng trong dự án hoặc là một dự án độc lập.

• Chia backlog thành các phần cụ thể dựa trên ưu tiên.

2.3. Chia nhỏ tính năng thành Stories (nhiệm vụ)

Stories là các công việc cụ thể giúp bạn chia nhỏ một feature thành những phần hành động. Trong Asana, stories được biểu thị bằng tasks.

Các bước tạo stories:

Bước 1: Thêm Stories Vào Feature:

• Trong dự án feature, tạo các nhiệm vụ đại diện cho stories. Ví dụ: trong tính năng “Ra mắt ứng dụng”, các stories có thể là “Viết nội dung trang web” hoặc “Soạn email thông báo”.

• Mô tả cụ thể trong phần chi tiết nhiệm vụ, bao gồm tiêu chí hoàn thành (acceptance criteria).

Bước 2: Điền Các Trường Tùy Chỉnh: Điền các trường như trạng thái nhiệm vụ, mức độ ưu tiên, hoặc số sprint để minh bạch hóa thông tin.

Bước 3: Gán Người Chịu Trách Nhiệm:

• Gắn nhiệm vụ cho thành viên phù hợp, đặt ngày bắt đầu và ngày hoàn thành.

• Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò và thời hạn của mình.

Bước 4: Tạo Subtasks: Nếu stories quá lớn, hãy chia chúng thành các subtasks để dễ quản lý và phân công.

2.4. Lập kế hoạch Sprint

Sprint là khoảng thời gian cố định (thường từ 1-4 tuần) để hoàn thành các công việc được lên kế hoạch. Trong Asana, bạn có thể tạo một dự án để quản lý sprint hoặc sử dụng các công cụ của dự án feature. Cụ thể: 

• Tạo một dự án hoặc phần riêng trong Asana cho mỗi sprint. Sau đó, thiết lập dự án với các cột như: To Do, In Progress, Review, Done -> Chọn các stories từ backlog và gắn chúng vào sprint.

• Sử dụng timeline view để lập kế hoạch và đặt thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ.

• Xác định phụ thuộc giữa các nhiệm vụ để đảm bảo dòng công việc liền mạch.

• Phân bổ công việc hợp lý với workload view để đảm bảo không ai bị quá tải.

3. Mẹo sử dụng Asana để quản lý dự án Agile và Scrum hiệu quả

Khi bạn đã thiết lập cơ bản cấu trúc Agile và Scrum trong Asana, bước tiếp theo là làm sao để quản lý mọi thứ một cách hiệu quả. Dưới đây là một số mẹo nhỏ nhưng có võ để giúp bạn tận dụng tối đa công cụ này. Hãy cùng khám phá nhé!

3.1. Chuẩn hóa cách ghi nhận User Stories và nhiệm vụ

Đừng để bất kỳ câu chuyện người dùng (user story) hay lỗi nào rơi vào lãng quên. Hãy sử dụng tính năng forms trong Asana để tiêu chuẩn hóa cách ghi nhận các câu chuyện và báo cáo lỗi từ đội nhóm và các bên liên quan.

Khi đã thu thập đủ thông tin, chuyển chúng thành tasks trong backlog, sau đó sử dụng các custom fields để gán điểm câu chuyện (story points) hoặc mức độ ưu tiên. 

3.2. Tổ chức Stand-up hàng ngày và theo dõi tiến độ

Các buổi stand-up hàng ngày không cần kéo dài lê thê, chỉ cần đủ để cả đội "biết mình đang ở đâu." Hãy sử dụng board view để cập nhật trạng thái nhiệm vụ và nhận diện nhanh các điểm tắc nghẽn.

Khi công việc tiến triển, hãy di chuyển các nhiệm vụ đến cột tương ứng trên bảng Kanban và cập nhật các custom fields để phản ánh trạng thái mới nhất.

3.3 Tích hợp công cụ để tăng hiệu quả

Tích hợp là "vũ khí bí mật" giúp bạn kết nối mọi thứ một cách liền mạch. Hãy tích hợp Asana với GitHub để đồng bộ các commit hoặc pull request với nhiệm vụ. Nếu cần theo dõi vấn đề phức tạp hơn, bạn có thể sử dụng Jira Cloud.

Ngoài ra, tích hợp Asana với Slack hoặc Microsoft Teams sẽ giúp các cuộc trò chuyện trở thành hành động thực tế. Chỉ cần vài cú nhấp chuột, bạn đã tiết kiệm được khối thời gian để làm những việc quan trọng hơn.

3.4 Đánh giá Sprint và lên kế hoạch tương lai

Sau mỗi sprint, đừng quên tổ chức buổi retrospective để nhìn lại những gì đã làm tốt và những gì cần cải thiện. Tạo một form để thu thập phản hồi từ đội nhóm, sau đó biến những điểm cần cải thiện thành các nhiệm vụ cụ thể.

Hãy cập nhật trạng thái cho từng nhiệm vụ, di chuyển các nhiệm vụ hoàn thành vào cột “Done” và lập kế hoạch cho sprint tiếp theo. 

3.5 Sử dụng tính năng AI để tăng năng suất

Asana không chỉ dừng lại ở việc quản lý thủ công. Tận dụng các tính năng AI như Smart Chat để tìm nhanh thông tin về dự án hoặc Smart Status để tạo báo cáo trạng thái tự động. Với AI Studio, bạn thậm chí có thể thiết kế các quy trình thông minh riêng biệt.

AI trong Asana như một trợ lý thông minh, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.

4. Lời kết 

Dùng Asana để quản lý dự án Agile và Scrum giống như có một "trợ lý" đắc lực luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn. Từ lập kế hoạch sprint, theo dõi lỗi, đến quản lý phản hồi và ra mắt sản phẩm, Asana mang lại sự minh bạch, hiệu quả và đồng bộ cho toàn đội nhóm.

Sự thành công của một đội nhóm không chỉ phụ thuộc vào công cụ, mà còn vào cách bạn sử dụng chúng. Chính vì thế, BENOCODE luôn đồng hành cùng bạn trên hành trình phát triển doanh nghiệp, cung cấp các giải pháp công nghệ hỗ trợ kinh doanh và chia sẻ những bí kíp, kinh nghiệm quý giá giúp bạn áp dụng hiệu quả nhất!