Hướng dẫn tạo lịch nội dung trong Asana

1. Lịch nội dung là gì và vì sao nó quan trọng?

Lịch nội dung (content calendar) là một công cụ lập kế hoạch giúp bạn quản lý các hoạt động nội dung như bài viết, bài đăng mạng xã hội, email marketing hay các chiến dịch quảng cáo. Nó giúp bạn:

• Theo dõi các mốc thời gian quan trọng.

• Quản lý tiến độ của từng nhiệm vụ.

• Đảm bảo sự phối hợp giữa các phòng ban liên quan.

• Tối ưu hóa tài nguyên và giảm thiểu rủi ro trùng lặp nội dung.

Hãy thử tưởng tượng một đội bóng ra sân mà không có chiến thuật. Tương tự, không có lịch nội dung, chiến dịch marketing của bạn rất dễ bị lạc hướng. Sử dụng Asana, bạn không chỉ quản lý công việc hiệu quả hơn mà còn dễ dàng tùy chỉnh lịch trình để phù hợp với các nhu cầu riêng biệt.

2. Các bước tạo lịch nội dung trong Asana

2.1. Bước 1: Tạo dự án "Lịch nội dung" trong Asana

Đầu tiên, bạn cần tạo một dự án trong Asana để quản lý toàn bộ nội dung của mình. Đây là nơi bạn sẽ lưu trữ và sắp xếp tất cả các ý tưởng, kế hoạch, và nhiệm vụ liên quan.

Dưới đây là các bước thực hiện:

1. Để bắt đầu, hãy tạo một dự án mới trong Asana. Đặt tên dự án sao cho dễ hiểu và gắn liền với mục tiêu của bạn, ví dụ: “Lịch Nội Dung Social media” hoặc “Chiến Dịch Marketing Q1”.

2. Tiếp theo hãy chọn một chế độ hiển thị phù hợp trong các lựa chọn: List view, Board view, Calendar view. Trong trường hợp này, chế độ Board (bảng) sẽ là lựa chọn lý tưởng để bạn dễ dàng hình dung quy trình công việc thông qua các cột và thẻ, đồng thời tạo ra một cái nhìn trực quan và rõ ràng hơn.

3. Sau khi chọn chế độ hiển thị, hãy lưu nó làm mặc định bằng cách nhấp vào Save Layout as Default.

2.2 Bước 2: Tạo các cột trong dự án

Bây giờ, khi bạn đã tạo xong dự án, bước tiếp theo là thiết lập các cột (columns) để phân chia các công đoạn trong quy trình sản xuất nội dung của bạn. Cụ thể, bạn nên tạo ra 4 cột chính như sau:

1. Nghiên cứu từ khóa.

2. Viết nháp.

3. Thiết kế hình ảnh minh họa.

4. Đăng bài và quảng bá.

Khi bạn phân chia quy trình như vậy, mọi người trong nhóm của bạn sẽ biết chính xác công việc nào đang ở giai đoạn nào. Điều này giúp đảm bảo rằng không có bước nào bị bỏ sót và quy trình làm việc trở nên mượt mà hơn.

2.3 Bước 3: Xây dựng mẫu công việc cho nội dung

Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán, hãy tạo mẫu (template) cho các loại nội dung thường xuyên lặp lại, như bài blog, video hoặc email. 

• Nhấp vào Customize → Task Templates.

• Tạo checklist cụ thể cho từng loại nội dung.

Công việc mẫu này sẽ có tất cả các công đoạn cần thiết trong quy trình sản xuất nội dung của bạn, chẳng hạn như:

• Viết nội dung

• Chỉnh sửa và biên tập

• Lên lịch đăng tải

• Quảng bá và chia sẻ

Khi bạn đã thiết lập được task mẫu này, chỉ cần sao chép (duplicate) nó mỗi lần cần tạo nội dung mới. Bạn có thể thay đổi tên công việc sao cho phù hợp với từng bài viết, video, podcast hay bất kỳ dạng nội dung nào khác mà bạn đang tạo ra.

2.4 Bước 4: Thiết lập các mốc thời gian và phân công công việc 

Sau khi bạn tạo xong task mẫu, bạn cần xác định thời gian hoàn thành cho từng nội dung. Điều này rất quan trọng, vì nó giúp bạn luôn giữ được tiến độ và tránh việc lỡ hẹn.

Khi sao chép mẫu công việc, bạn nên cập nhật thông tin như:

• Tên nhiệm vụ: Tên của bài viết, video, podcast hoặc đơn giản là một chủ đề nếu bạn chưa quyết định chi tiết. (ví dụ: "Hướng dẫn tạo lịch nội dung trong Asana").

• Người phụ trách: Giao nhiệm vụ cho người chịu trách nhiệm chính. 

• Ngày đến hạn: Ngày xuất bản nội dung.

"Việc hôm nay chớ để ngày mai". Đặt deadline rõ ràng giúp bạn tránh trì hoãn và giữ được sự nhất quán. Đừng quên phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm nếu có, chẳng hạn như người viết nội dung, biên tập viên, người quản lý xã hội, hoặc bất kỳ ai tham gia vào quy trình sản xuất nội dung.

2.5 Bước 5: Cập nhật thường xuyên và đảm bảo tiến độ

Sau khi đã thiết lập mọi thứ, một trong những điều quan trọng nhất là duy trì việc cập nhật thường xuyên trong Asana.

Hãy chắc chắn rằng bạn kiểm tra Asana mỗi ngày và đánh dấu các công việc đã hoàn thành, thay đổi các mốc thời gian nếu cần thiết và cập nhật tình hình công việc. Dù là bạn làm việc một mình hay có một nhóm cộng tác, việc giữ cho mọi thứ luôn được cập nhật sẽ giúp quá trình quản lý nội dung không bị gián đoạn.

3. Mẹo nhỏ để quản lý lịch nội dung tốt hơn

3.1  Tăng cường tính minh bạch và theo dõi tiến độ 

Để tránh tình trạng “đẽo cày giữa đường”, hãy tạo một bảng điều khiển (dashboard) trong Asana để hiển thị mục tiêu và tiến độ của dự án. Sử dụng các custom fields để thêm thông tin cụ thể như:

• Giai đoạn (Ý tưởng, Đang thực hiện, Hoàn thành)

• Độ ưu tiên (Cao, Trung bình, Thấp)

• Chi phí dự kiến

Với các trường dữ liệu tùy chỉnh này, bạn có thể dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm và lọc công việc.

3.2  Hợp tác và phối hợp linh hoạt

Đừng để công việc chìm trong email hay các cuộc họp không hồi kết. Thay vào đó, hãy tận dụng tính năng @mention trong Asana để đề cập đến đồng nghiệp hoặc liên kết các dự án khác. Điều này giúp mọi người luôn nắm bắt thông tin và tăng cường sự cộng tác.

Ví dụ: Khi cần nhận phản hồi từ nhóm thiết kế, bạn có thể gắn họ vào nhiệm vụ cụ thể và yêu cầu cập nhật ngay trong Asana.

3.3  Quản lý thời hạn và ưu tiên

Lịch nội dung là công cụ hoàn hảo để đảm bảo rằng mọi bài viết, chiến dịch đều được thực hiện đúng thời hạn. Hãy sử dụng task dependencies trong Asana để tạo mối liên kết giữa các nhiệm vụ, đảm bảo rằng mọi bước được hoàn thành đúng thứ tự.

3.4  Tích hợp với các công cụ khác

Asana không hoạt động độc lập mà có thể tích hợp với các công cụ như:

• Google Workspace: Lưu trữ tài liệu và chỉnh sửa trực tuyến.

• Microsoft 365: Quản lý email và lịch làm việc.

• Slack: Biến các cuộc trò chuyện thành công việc cụ thể trong Asana.

Ví dụ, khi bạn nhận được một ý tưởng hay qua Slack, hãy biến nó thành nhiệm vụ trong Asana để không bỏ lỡ cơ hội triển khai. 

4. Kết luận

Từ nay, với Asana, tạo lịch nội dung không còn khó nữa. Không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, nền tảng này còn tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong nhóm. 

Hy vọng rằng bài viết trên của BENOCODE sẽ giúp bạn nắm vững cách tạo lịch nội dung trong Asana và tối ưu hóa quy trình quản lý công việc của mình. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm sự trợ giúp, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới.