Trong thời đại công nghệ phát triển như vũ bão, nơi mọi người làm việc từ xa, họp trực tuyến và quản lý dự án qua các nền tảng số, việc chọn đúng công cụ làm việc nhóm là yếu tố tiên quyết để đảm bảo hiệu suất. Với hàng loạt phần mềm hỗ trợ công việc trên thị trường, Asana và Slack luôn là hai cái tên “cộm cán” trong lĩnh vực quản lý công việc và giao tiếp nhóm. Câu hỏi đặt ra là: Asana hay Slack, nền tảng nào thực sự vượt trội hơn ở thời điểm hiện tại? Hãy cùng BENOCODE tìm hiểu đâu là lựa chọn tốt hơn cho nhu cầu của bạn trong bài viết này nhé!
Công cụ
Hướng dẫn triển khai automation flow với Make đơn giản, chỉ trong một nốt nhạc
Quy trình triển khai automation flow với Make khá dễ dàng nhưng cũng khiến nhiều người mới sử dụng loay hoay, không biết làm sao! Bài viết này sẽ mách bạn cách tạo kịch bản tự động hóa để tối ưu hóa workflow với Make chỉ trong vài bước đơn giản.
Nội dung bài viết
1. Lên ý tưởng
Hiểu đơn giản, scenario chính là kịch bản cho workflow mà bạn muốn tạo ra. Nó sẽ bao gồm nhiều hành động khác nhau mà Make.com gọi là các module, và module đầu tiên sẽ là trigger – kích hoạt cho cả workflow của bạn.
Make hỗ trợ hàng trăm ứng dụng cho phép bạn thỏa sức tùy chỉnh theo nhu cầu riêng. Để tiết kiệm thời gian, bạn cần lên ý tưởng, hình dung về kịch bản trước khi triển khai workflow, xem thử mình cần tạo ra bao nhiêu module và kết nối với những ứng dụng nào.
Trong bài viết này, mình thử tạo scenario cho phép tự động kiểm tra email từ Gmail và lưu dữ liệu vào Google Sheets.
Với kịch bản này thì ta chỉ cần thêm 2 module như sau:
- Trigger: Ứng dụng Gmail – hành động Watch Emails để theo dõi email mới.
- Module hành động: Ứng dụng Google Sheets – hành động Add a row để lưu thông tin lên Google Sheets.
Như vậy, mỗi khi nhận được email mới trong Gmail thì Make.com sẽ tự động lưu thông tin vào file trên Google Sheets cho người dùng biết.
2. Tạo scenario
Để tạo scenario, bạn làm như sau:
Bước 1: Truy cập tài khoản Make của bạn → Vào menu bên tay trái rồi chọn scenario.
Bước 2: Bấm vào Create a new scenario (ở góc phải trên cùng) → chọn From scratch để tiến hành tạo scenario.
Make.com sẽ tự động đặt tên cho scenario, bạn hoàn toàn có thể thay đổi sau này nếu muốn.
3. Tạo trigger
Để tạo trigger (hay module khởi động), bạn làm như sau:
Bước 1: Bấm vào biểu tượng dấu + lớn giữa màn hình → chọn module Gmail để làm trigger → chọn Watch Emails.
Bước 2: Nếu chưa kết nối Make với gmail, bạn cần thực hiện kết nối ngay bằng cách chọn Create a connection. Nếu đã thực hiện thì bạn có thể bỏ qua bước này. Quá trình này khá phức tạp nên bạn cần tham khảo thêm bài viết của BENOCODE để thực hiện.
Bước 3: Ở mục Folder bạn chọn Inbox → mục Criteria chọn Only Unread emails. Các mục còn lại có thể để trống hoặc để mặc định → bấm OK để xác nhận.
Bước 4: Ở bước cuối cùng này, Make.com sẽ hỏi bạn bắt đầu theo dõi email từ thời điểm nào → bạn chọn From Now On → bấm OK để kết thúc.
4. Tạo và kết nối module
Bạn tiếp tục tạo module cho Google Sheets bằng cách sau:
Bước 1: Bấm vào biểu tượng dấu + ngay bên phải module Gmail → chọn add another module để tiếp tục.
Bước 2: Bạn chọn module Google Sheets→ chọn Add a row → tạo kết nối với tài khoản Google Sheets (như trên).
Bước 3: Điền các thông số thiết lập cần thiết theo mong muốn → bấm OK để xác nhận.
Ví dụ, bạn có thể tham khảo hình minh họa. Mình lưu thông tin vào Sheet 1 trong file có tên là Make (phải tạo sẵn trước trong Google Drive).
Vì scenario của mình khá đơn giản nên chỉ có 2 module. Bạn hoàn toàn có thể thiết lập và kết nối thêm nhiều module nếu workflow phức tạp hơn.
5. Kiểm tra scenario
Trước khi kích hoạt và lên lịch cho scenario, bạn nên kiểm tra và chạy thử trước để xem mọi thứ có hoạt động trơn tru hay không. Đây là bước khá quan trọng mà nhiều người thường bỏ qua dẫn đến gây lỗi, nhất là với các workflow phức tạp có nhiều module.
Để kiểm tra bạn bấm vào mục Run Once ở thanh công cụ đặt sẵn ở bên dưới. Nếu không có lỗi gì thì bạn đã có một workflow hoàn hảo rồi!
6. Lên lịch cho scenario
Đây là bước cuối cùng nhưng cũng là quan trọng nhất trong quá trình triển khai automation flow với Make.
Để lên lịch thực hiện, bạn bấm vào mục Every 15 minutes bên cạnh nút Run Once.
Một menu sẽ hiện ra, cho phép bạn cài đặt chạy scenario tự động theo ý muốn, có thể là theo giờ, theo ngày, theo tháng… Bạn chỉ cần thiết lập và bấm OK là xong.
Hy vọng qua bài viết này các bạn đã có thể hình dung về quy trình triển khai automation flow với Make đơn giản, nhanh chóng rồi nhé!
5/5 - (1 bình chọn)
Tác Giả
Bình luận (0)
Hơn 500K+ người dùng đã đăng ký nhận thông báo cập nhật bài viết mỗi ngày.
Để lại email để nhận thông báo về công cụ tiếp thị, xu hướng công nghệ mới nhất!
Khám phá
Bài viết cùng danh mục
Bạn muốn tăng tốc quy trình vận làm việc với Slack, bài viết này BENOCODE sẽ giới thiệu đến bạn 15+ câu lệnh thần thánh có thể biến Slack từ một công cụ chat đơn thuần thành một trợ thủ đắc lực trong quản lý công việc.
Kể từ khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ, các tập đoàn công nghệ đã nhanh chóng nắm bắt cơ hội và cho ra đời những sản phẩm thông minh như phần mềm quản lý công việc. Những công cụ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Việc điều hành và quản lý cũng trở nên linh hoạt hơn khi bạn có thể giám sát mọi thứ từ xa, mọi lúc, mọi nơi. Trong bài viết này, chúng ta sẽ so sánh hai phần mềm quản lý công việc phổ biến hiện nay là Trello và Asana.