7 thuật ngữ cơ bản trong Zoho Bigin mà bạn cần nắm được để làm chủ nền tảng này

1. Pipeline 

Pipleline là một thuật ngữ khá cơ bản nhưng rất quan trọng trong Zoho Bigin. Khi bạn mở nền tảng này lên thì đây cũng là nút bấm đầu tiên ở menu bên trái như hình minh họa.

Thực ra, pipeline là cách viết ngắn gọn của sale pipepline – tức quy trình kinh doanh. Nó sẽ được chi thành những giai đoạn khác nhau, giúp bạn theo dõi tiến trình của từng giao dịch từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.

Ví dụ: Một doanh nghiệp có thể thiết lập pipeline đơn giản với các giai đoạn như sau:

1. Liên hệ khách hàng
2. Đánh giá nhu cầu của khách hàng
3. Gửi báo giá cho khách hàng
4. Chốt đơn hàng thành công/thất bại.

Quy trình này chỉ gồm 4 giai đoạn. Bạn có thể dễ dàng thêm, bớt, đặt tên cho các giai đoạn để tạo ra một quy trình kinh doanh chuyên nghiệp, liền mạch và chặt chẽ hơn.

2. Deals 

Sau khi đã có sale pipeline với những giai đoạn rõ ràng, điều tiếp theo bạn cần làm là tạo Deal – tức các giao dịch.

Trong Zoho Bigin, Deals (Giao dịch) là một module quan trọng dùng để theo dõi các cơ hội kinh doanh hoặc giao dịch tiềm năng mà doanh nghiệp của bạn đang làm việc. 

Tùy vào từng mục đích và chiến lược mà công ty có thể tạo deal khác nhau, nhưng nó phải phù hợp với pipeline.

Ví dụ, 1 công ty phần mềm có thể tạo 1 deal với tên gọi ngắn gọn và đơn giản là "Hợp đồng phần mềm CRM - Công ty ABC". Tương tự, công ty cũng có thể tạo ra 2 deal khác là:

1. "Triển khai giải pháp ERP - Công ty XYZ"
2. "Bán 100 license phần mềm kế toán - Công ty DEF"

Bạn cũng có thể dễ dàng kéo và thả các giao dịch của mình vào từng giai đoạn theo tiến trình của sale pipeline.

Ví dụ, sau khi bạn tạo “Hợp đồng phần mềm CRM - Công ty ABC”, nó sẽ ở giai đoạn 1 là “Liên hệ khách hàng”. Nhưng sau khi liên hệ khách hàng thành công thì nó có thể chuyển nó sang giai đoạn số 2 là “Đánh giá nhu cầu”.

Điều này giúp đội ngũ bán hàng theo dõi và quản lý các giao dịch một cách hiệu quả.

3. Contact

 Zoho Bigin thường được xem là một “bản rút gọn” của Zoho CRM. Do đó nó không có quá nhiều thông tin giống như người bạn cùng hệ sinh thái, ví dụ Bigin không có module Leads – vốn dùng để quản lý khách hàng tiềm năng.

Do đó, tất cả mọi thông tin đều được lưu vào contact. Đây là module lưu trữ thông tin về các cá nhân mà doanh nghiệp tương tác, bao gồm khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng và các đối tác. Mỗi liên hệ chứa các chi tiết như tên, số điện thoại, email và lịch sử tương tác.

Ví dụ: Một nhân viên bán hàng có thể truy cập thông tin liên hệ của một khách hàng tiềm năng để gọi điện tư vấn, dựa trên các thông tin đã lưu trữ trong module Contacts.

Bạn có thể quản lý contact dễ dàng bằng cách gắn thẻ (tag) để phân loại.

4. Company

Hiểu đơn giản, company là những công ty mà contact của bạn đang làm việc.

Ví dụ: Nếu bạn đang làm việc với Công ty ABC, module Companies sẽ lưu trữ thông tin về công ty này, cùng với danh sách các contact liên quan như giám đốc mua hàng, kế toán và quản lý dự án.

Module Companies lưu trữ thông tin về các tổ chức hoặc doanh nghiệp mà bạn đang làm việc cùng. Nó giúp liên kết nhiều liên hệ (Contacts) với một công ty duy nhất, cung cấp cái nhìn tổng quan về mối quan hệ kinh doanh.

5. Products

Products (sản phẩm) là một module được Zoho Bigin sử dụng để quản lý danh sách các sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.

 Ví dụ, một công ty IT có thể tạo ra 2 sản phẩm cơ bản là:

• Sản phẩm 1: Phần mềm quản lý khách hàng (CRM Software). Giá: $500/license. Mô tả: Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả hơn.
• Sản phẩm 2: Gói dịch vụ bảo trì phần mềm (Maintenance Service). Giá: $100/tháng. Mô tả: Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp phần mềm định kỳ.

Chức năng chính của Products gồm:

• Lưu trữ thông tin sản phẩm/dịch vụ: Ghi lại thông tin chi tiết như tên sản phẩm, mã sản phẩm, giá cả, mô tả, và các thuộc tính khác.
• Liên kết với Deals: Sản phẩm có thể được liên kết trực tiếp với các giao dịch để theo dõi doanh thu dựa trên từng sản phẩm.
• Quản lý danh mục sản phẩm: Sắp xếp và phân loại sản phẩm/dịch vụ theo nhóm để quản lý dễ dàng hơn.
• Tích hợp với các module khác: Kết hợp với Contacts, Companies và Deals để tạo ra quy trình bán hàng liền mạch.

6. Activity

Bất kỳ hành động nào bạn thực hiện trong doanh nghiệp của mình đều được Zoho Bigin xem là activity – tức hoạt động. Nó bao gồm các tác vụ, sự kiện hay các cuộc gọi với khách hàng của nhân viên kinh doanh.

Module Activity được sinh ra để giúp bạn theo dõi các hoạt động hàng ngày và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội tương tác nào với khách hàng.

Ví dụ: Bạn có thể tạo một activity riêng biệt để gọi điện cho khách hàng sau khi gửi báo giá. Sau khi tạo thì bạn có thể lên lịch để nhắc nhở nhân viên thực hiện activity này, có thể là mỗi tuần 1 lần vào sáng thứ 6.

7. Dashboard

Dashboard là bảng điều khiển trong Zoho Bigin. Nó cung cấp các báo cáo và biểu đồ trực quan về hiệu suất kinh doanh, giúp bạn dễ dàng theo dõi các chỉ số quan trọng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Ví dụ: Bạn có thể xem biểu đồ về số lượng giao dịch đã chốt trong tháng, doanh thu theo sản phẩm hoặc hiệu suất của từng nhân viên bán hàng.

Hiểu rõ các thuật ngữ cơ bản như Pipelines, Contacts, Products, và Dashboards sẽ giúp bạn sử dụng Zoho Bigin một cách trọn vẹn nhất. Mỗi thuật ngữ không chỉ là một khái niệm, mà còn là chìa khóa để bạn tận dụng hiệu quả công cụ mạnh mẽ này trong quy trình kinh doanh hàng ngày.