5 bước triển khai automation workflow đơn giản với Zoho CRM

Bước 1: Lên ý tưởng cho workflow

Cách triển khai workflow automation trong Zoho CRM sẽ có đôi chút khác biệt so với các phần mềm khác. Lý do là nền tảng này phân chia cơ sở dữ liệu thành các module, mỗi module sẽ quản lý một nhóm thông tin riêng. Ví dụ: Module Leads lưu dữ liệu khách hàng tiềm năng, module Accounts lưu thông tin nhân viên quản lý khách hàng…

Bạn không thể cài đặt 1 workflow duy nhất cho tất cả module trong Zoho CRM mà chỉ có thể áp dụng 1 workflow cho một module cụ thể.

Do đó, trước khi bắt tay vào cài workflow thì bạn cần xem thử mình sẽ áp dụng cho module nào, từ đó có ý tưởng tương ứng. Đơn cử trong trường hợp này, mình muốn tạo một automation workflow để tự động gửi email đến khách hàng tiềm năng nên sẽ tập trung vào module Leads.

Bước 2: Thiết lập quy tắc

Lần đầu sử dụng Zoho CRM, hẳn nhiều người mới dùng đã loay hoay không biết cài workflow automation ở đâu. Thực ra, chức năng này không được cài sẵn ở trên giao diện trang chủ mà lại “ẩn” trong mục Setup.

Để vào Setup, bạn bấm vào biểu tượng bánh răng nằm góc trên bên phải màn hình, sát bên avatar tài khoản (như hình minh họa).

Khi vào Setup, bạn có thể cấu hình tất cả quy tắc tự động hóa của Zoho CRM bằng cách vào mục Automation → chọn Workflow Rules.

Khi cửa sổ mới hiện ra, bạn chọn Create Rule là được. Tại đây, bạn thiết lập các thông tin cơ bản cho quy trình như:

• Module: Bạn chọn module muốn áp dụng quy tắc này.
• Rule Name: Bạn nhập tên tùy ý cho quy tắc tự động hóa.
• Mô tả: Bạn cũng có thể thêm một ít mô tả cho quy tắc nhưng mục này không bắt buộc. Nếu muốn bạn hoàn toàn có thể tạm thời bỏ qua và chỉnh sửa sau.

Sau khi nhập đủ thì bạn bấm Next để tiếp tục.

Ví dụ, trong bài mình tạo rule cho mục Leads → mình chọn Leads – tức module quản lý các khách hàng tiềm năng.

Bước 3: Thiết lập trigger

Trigger là khái niệm quen thuộc đối với các quy trình tự động hóa. Bạn có thể hiểu nó chính là công tắc giúp khởi động toàn bộ workflow đã được thiết lập sẵn.

Trong Zoho CRM, bạn có thể tạo trigger dựa trên một trong ba loại hành động sau:

• Create: Bắt đầu workflow khi có một dữ liệu mới được tạo trong module.
• Create or edit: Bắt đầu workflow khi có một dữ liệu mới được tạo hoặc chỉnh sửa trong module.
• Edit: Bắt đầu workflow khi có một dữ liệu mới được chỉnh sửa trong module.

Ví dụ, trong trường hợp này, mình chọn Create. Vì trước đó ta đã chọn module là Leads, nên trigger này sẽ khởi động khi có một dữ liệu nào đó mới được tạo ra trong module Leads.

Bước 4: Cài đặt điều kiện

Zoho CRM cho phép bạn thiết lập thêm các điều kiện để tối ưu hóa workflow. Ví dụ, nếu bạn cài workflow cho các giao dịch thì có thể áp dụng điều kiện là giao dịch tối thiểu 100.000 USD trở lên. Hoặc trong trường hợp mình chọn Leads, có thể thêm điều kiện là khách hàng phải trên 35 tuổi.

Tất nhiên, bạn có thể cài đặt nhiều hơn 1 điều kiện hoặc không cài gì cả. Bởi lẽ, bản thân trigger cũng đã phải thỏa mãn điều kiện (như trình bày ở trên) rồi mới có thể khởi động workflow.

Ví dụ trong trường hợp này, mình không thêm điều kiện gì cả. Nghĩa là workflow này sẽ được áp dụng với mọi khách hàng tiềm năng miễn là họ được lưu thông tin trong module Leads.

Bước 5: Bật hoặc lên lịch cho workflow

Sau khi đã thêm điều kiện, bạn có thể cài đặt để bật workflow này ngay lập tức hoặc theo lịch trình. Cụ thể, tại bước tiếp theo bạn có thể chọn một trong hai lựa chọn sau:

• Instant Actions: Workflow sẽ chạy ngay sau khi được kích hoạt.
• Scheduled Actions: Lên lịch thực hiện hoặc lặp lại workflow, ví dụ, lặp lại hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

Bạn chú ý, phiên bản miễn phí của Zoho CRM chỉ cho bật workflow ngay lập tức. Nếu muốn lên lịch cho nó, bạn cần phải tham khảo và nâng cấp lên gói trả phí.

Bạn thấy đấy, quy trình cài đặt workflow tự động hóa trong Zoho CRM cũng khá đơn giản và dễ hiểu. Vấn đề duy nhất là nó bị đưa vào mục Setup nên nhiều bạn không tìm ra, tưởng là Zoho CRM không hỗ trợ mà thôi.

Hy vọng Zoho CRM sẽ là công cụ hiệu quả giúp bạn tối ưu việc tự động hóa, giúp bạn quản lý quy trình làm việc tốt hơn!