Hướng dẫn tích hợp Zoho Meeting vào Zoho Flow để tối ưu quy trình tự động hóa

#1. Vì sao cần tích hợp Zoho Meeting vào Zoho Flow?

Zoho Flow cho phép bạn tích hợp giữa hàng trăm ứng dụng khác nhau để tạo thành automation workflow (quy trình tự động hóa) mà không cần kỹ năng lập trình cao siêu. Hiện nền tảng này hỗ trợ tích hợp hơn 750 ứng dụng thuộc nhiều lĩnh vực đa dạng, giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tăng năng suất tổng thể.

Trong khi đó, Zoho Meeting cũng là một công cụ mạnh mẽ thuộc hệ sinh thái Zoho, được sinh ra để phục vụ các cuộc họp và hội thảo trực tuyến. Nền tảng này không chỉ hỗ trợ tổ chức các cuộc họp an toàn, chất lượng cao mà còn dễ dàng tích hợp vào Zoho Flow để tạo ra những workflow tự động hóa tiện ích.

Ví dụ, bạn có thể tích hợp Zoho Meeting vào Zoho Flow để tạo ra các workflow như sau:

1. Zoho Meeting - Zoho Cliq: Mỗi khi bạn lên lịch cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến trên Zoho Meeting, Zoho Flow sẽ tự động gửi lời mời kèm liên kết tham gia trực tiếp đến kênh Cliq mà bạn chỉ định.
2. Zoho Meeting - Google Calendar: Giờ thì bạn không còn phải chuyển đổi giữa các nền tảng nữa! Khi bạn lên lịch họp hoặc hội thảo trên Zoho Meeting, mọi dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ hóa trong Google Calendar để bạn dễ theo dõi, quản lý.

Ở nội dung bên dưới, mình sẽ hướng dẫn bạn cách tích hợp Zoho Meeting vào Zoho Flow nhé!

#2. Hướng dẫn cách tích hợp Zoho Meeting vào Zoho Flow

Zoho Flow hỗ trợ người dùng tích hợp Zoho Meeting khá tiện lợi. Nếu không biết cách thực hiện thì bạn có thể tham khảo các bước sau:

#Bước 1: Tạo workflow trong Zoho Flow

Bạn đăng nhập vào tài khoản Zoho Flow, ngay chính giữa giao diện sẽ có nút “Create Flow”. Bạn bấm vào nút này để tiến hành tạo flow đầu tiên của mình.

Tiếp đó, Zoho Flow sẽ yêu cầu bạn đặt tên và mô tả cho flow. Trong trường hợp này, mình sẽ để “BENOCODE Sample” cho bạn dễ hình dung.

Sau khi điền đầy đủ thông tin thì bạn bấm “Create” để tiếp tục.

#Bước 2: Tạo trigger với Zoho Meeting

Trigger trong Zoho Flow là sự kiện khởi đầu kích hoạt một flow, giúp tự động hóa quy trình khi điều kiện cụ thể được đáp ứng. Trong trường hợp này, chúng ta cần chọn Zoho Meeting làm trigger để nó bắt đầu chạy các hành động sau đó trong quy trình tự động hóa.

Tại cửa sổ hiện ra, bạn chọn “App”

Tìm Zoho Meeting và chọn nó → bấm “Next” để tiếp tục.

#Bước 3: Gắn hành động cho Zoho Meeting

Zoho Flow cung cấp 13 Trigger và 6 Action được thiết kế riêng cho Zoho Meeting, giúp bạn tự động hóa các tác vụ lặp lại và nâng cao năng suất. Cụ thể:

• Trigger: Là sự kiện bắt đầu đầu quy trình, được kích hoạt khi ứng dụng có cập nhật hoặc có hành động nhất định, ví dụ mở email, người dùng chỉnh sửa thông tin, hình ảnh…
• Action: Là hành động được thực hiện tự động khi Trigger được kích hoạt, giúp quy trình làm việc diễn ra trơn tru.

Đối với triggers, bạn có thể tạo các sự kiện tự động kích hoạt trong Zoho Meeting như sau:

• Meeting canceled: Tự kích hoạt khi một cuộc họp bị hủy.
• Meeting ended: Tự kích hoạt khi một cuộc họp hoàn tất.
• Webinar started: Tự kích hoạt khi một hội thảo trực tuyến bắt đầu.
• Webinar canceled: Tự kích hoạt khi một hội thảo trực tuyến bị hủy.
• Webinar ended: Tự kích hoạt khi một hội thảo trực tuyến kết thúc.

Đối với action, bạn có thể cài đặt các hành động sau với Zoho Meeting:

• Schedule webinar: Tạo lịch trình cho một hội thảo trực tuyến mới.
• Schedule meeting: Tạo lịch trình cho một cuộc họp mới.
• Update webinar: Thay đổi thông tin của một hội thảo trực tuyến đã có.
• Update meeting: Thay đổi thông tin của một cuộc họp đã có.
• Fetch meeting: Truy xuất thông tin chi tiết của một cuộc họp đã có.

Dựa trên các thông tin trên, bạn hãy chọn hành động mà mình mong muốn, sau đó bấm “Next”.

Như trong trường hợp này, mình chọn “Meeting created”, tức là cả quy trình sẽ kích hoạt khi ta tạo một cuộc họp mới.

#Bước 4: Kết nối tài khoản Zoho Meeting

Ở bước này, Zoho Flow sẽ yêu cầu bạn kết nối với tài khoản Zoho Meeting. Bạn bấm “Connect” để tiếp tục.

Đặt tên cho kết nối (connection) này theo ý thích, sau đó bấm “Authorize” để tiếp tục.

Bấm “Accept” để đồng ý.

Bấm “Done” là xong.

Lúc này, bạn sẽ thấy tài khoản Zoho Flow kết nối được với Zoho Meeting và trigger đã được tạo.

Bạn thấy đấy, các bước thực hiện cũng khá đơn giản phải không nào?

#3. Tạm kết

Cú bắt tay giữa Zoho Meeting và Zoho Flow sẽ giúp bạn tạo ra những automation workflow mạnh mẽ, hiệu quả. Dựa vào hướng dẫn của BENOCODE, bạn hoàn toàn có thể thiết kế quy trình làm việc tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu riêng. Chúc các bạn thành công!

[EmbedSoftware ids="53"]