Quy trình triển khai giải pháp chuyển đổi số hiệp hội

1. Tổng quan 

Giải pháp chuyển đổi số giúp hiệp hội từ bỏ cách quản lý thủ công rắc rối, chuyển sang hệ thống tự động hóa thông minh và dễ sử dụng. Thay vì phải vật lộn với các file Excel dài ngoằng hay danh sách sự kiện lộn xộn, Ứng dụng này được phát triển như một Zalo mini app tạo cảm giác quen thuộc, dễ nhìn và dễ thao tác. Bên cạnh đó, việc tích hợp với nền tảng no-code Cubable còn giúp quản lý và tự động hóa rất nhiều quy trình thủ công.

Đối với mình, Ứng dụng quản lý hiệp hội không chỉ là một công cụ mà còn là:

• Trợ lý số 1: Luôn theo sau nhắc nhở mình từ A - Z, nào là tham gia sự kiện, đóng phí,...

• Chuyên gia tổ chức sự kiện: Từ quản lý vé, gửi mã QR cho đến theo dõi số lượng người tham dự đều được ứng dụng tự động thực hiện. 

• Chuyên gia phân tích dữ liệu: Thu thập và phân tích hàng tá dữ liệu để đưa ra xu hướng phát triển tiềm năng cho hiệp hội. Ví dụ, nó sẽ giúp bạn phân tích xem hội viên thường tham gia sự kiện nhiều nhất ở khung giờ nào để từ đó đề xuất các phương án tổ chức sự kiện tối ưu trong tương lai. 

2. Quy trình triển khai giải pháp chuyển đổi số hiệp hội

Chuyển đổi số quả thật mang đến cho hiệp hội vô vàn lợi ích vượt bậc. Ngày nay, các tổ chức lớn nhỏ đều có KPI hàng năm về việc chuyển đổi số. Thế nhưng, chuyển đổi số là gì, bắt đầu từ đâu và triển khai như thế nào để tối ưu hóa kết quả thì vẫn còn là câu hỏi lớn đối với tổ chức. Hiểu được điều đó, đội ngũ Cubable đã phát triển một ứng dụng quản lý dành riêng cho các công tác của hiệp hội và sẽ đồng hành xuyên suốt với bạn cho đến khi quy trình quản lý, vận hành diễn ra mượt mà như sunsilk.

Chuyển đổi số Cubable

2.1 Nhận yêu cầu (2 tuần)

Nhiều hiệp hội hiện nay vẫn quản lý danh sách hội viên bằng file Excel, với hàng trăm dòng dữ liệu khó kiểm soát. Ví dụ, mỗi lần kiểm tra xem hội viên nào chưa đóng phí, người quản lý phải dò từng dòng, vừa tốn thời gian, vừa dễ nhầm lẫn.

Trong bước đầu tiên, chúng tôi sẽ thu thập toàn bộ thông tin về cách hiệp hội đang vận hành, những khó khăn thường gặp, và mong muốn cụ thể. Quá trình này giúp đảm bảo Cubable hiểu rõ nhu cầu thực tế để đề xuất giải pháp phù hợp.

2.2 Thiết kế giải pháp (4 - 6 tuần)

Sau khi nắm rõ tường tận vấn đề, bước tiếp theo là thiết kế hệ thống quản lý tối ưu, thay thế hoàn toàn cách làm thủ công trước đây. Giả sử, thay vì lưu trữ danh sách hội viên trên file Excel, giờ đây toàn bộ dữ liệu sẽ được quản lý qua một hệ thống trực tuyến logic và hiện đại bao gồm các tính năng:

• Ứng dụng quản lý được thiết kế theo yêu cầu của từng hiệp hội, phát triển như một Zalo mini app.

• Đăng ký hội viên qua biểu mẫu trực tuyến, sau đó mọi thông tin sẽ được xuất về cơ sở dữ liệu (danh sách hội viên).

• Hệ thống theo dõi trạng thái đóng phí và tự động cập nhật chuẩn xác.

• Gửi nhắc nhở tham gia sự kiện hoặc đóng phí qua mail cho hội viên chỉ trong vòng một nốt nhạc.

• Quản lý nhà tài trợ.

• Quản lý các thông báo, bài viết.

Trong suốt quá trình thiết kế giải pháp, đội ngũ sẽ gửi bản demo cho hiệp hội trải nghiệm và đóng góp ý kiến. 

2.3 Triển khai hệ thống (4 - 6 tuần)

Đây là lúc hệ thống mới được ứng dụng vào quy trình làm việc thực tế của hiệp hội. Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện lớn, hệ thống sẽ giúp bạn quản lý danh sách người tham dự dễ dàng hơn.

Lộ trình rõ ràng với Cubable

2.4 Hiệu chỉnh, bàn giao và đồng hành 

Khi hệ thống đã đi vào hoạt động, đội ngũ Cubable sẽ theo dõi sát sao và thường xuyên kiểm tra toàn bộ hệ thống để đảm bảo tất cả tính năng đều vận hành trơn tru. Nếu phát sinh bất kỳ vấn đề gì, ví dụ như lỗi nhắc nhở tự động, đội ngũ sẽ nhanh chóng khắc phục.

Cuối cùng, hệ thống hoàn chỉnh sẽ được bàn giao kèm theo tài liệu hướng dẫn chi tiết. Đặc biệt, đội ngũ sẽ luôn có mặt để đồng hành và hỗ trợ hiệp hội nếu phát sinh vấn đề hậu bàn giao.

3. Dự án thực tế 

Giải pháp chuyển đổi số nghe thì có vẻ “ngầu” nhưng vẫn còn khá khó khăn để ta có cái nhìn tổng thể về quy trình vận hành của nó trên thực tế. Vậy nên, ví dụ về quy trình quản lý sự kiện sau đây sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện về giải pháp chuyển đổi số do Cubable phát triển. 

3.1 Sơ lược về Ứng dụng quản lý hiệp hội

Đầu tiên, không thể không nhắc đến giao diện trực quan, được thiết kế theo yêu cầu của từng hiệp hội. Ứng dụng được chia thành các mục rõ ràng như sau:

• Trang chủ: Đây là nơi tổng hợp tất tần tật các thông tin nổi bật từ sự kiện sắp diễn ra, vé đã mua cho đến các cập nhật mới nhất từ phía ban tổ chức. 

• Quản lý vé: Sau khi hoàn tất đăng ký một sự kiện, hội viên hoàn toàn yên tâm vì vé sẽ tự động được lưu trữ ở đây. Lúc nào cần mã để check-in thì cứ truy cập vào mục này.

Giới thiệu mini app

• Sự kiện: Đây là menu sự kiện dành riêng cho hội viên. Bạn chỉ cần lướt qua để xem có gì thú vị, chọn sự kiện yêu thích và đăng ký ngay bên dưới.

• Blog: Mọi thông tin quan trọng, tài liệu hữu ích và những thay đổi mới nhất sẽ được đăng tải thường xuyên tại Blog, giúp các hội viên dễ dàng theo dõi và luôn được thông báo kịp thời về hoạt động của hiệp hội. Bên cạnh đó, đây cũng là nơi để các thành viên trong hiệp hội có thể chia sẻ về các kiến thức, trải nghiệm thực tế trong lĩnh vực mà mình am hiểu.

• Thông tin người dùng: Mục cuối cùng là nơi mọi thông tin cá nhân của người dùng sẽ được lưu trữ. Đừng quên cập nhật thêm email, số điện thoại chuẩn xác để không bỏ lỡ thông báo từ ban tổ chức nhé!

3.2. Quy trình đăng ký tham gia sự kiện dễ như ăn bánh qua Ứng dụng quản lý hiệp hội

Thay vì phải liên lạc trực tiếp với ban tổ chức mỗi khi muốn tham gia một sự kiện, giờ đây bạn chỉ cần một chiếc điện thoại và vài thao tác chạm. Ứng dụng giúp quy trình đăng ký trở nên cực kỳ đơn giản và tiện lợi, loại bỏ mọi phiền phức như ghi danh thủ công, thanh toán phức tạp hay mang theo vé giấy. 

Xác thực hội viên

Đầu tiên, để truy cập vào ứng dụng, hội viên chỉ cần quét mã QR, nhập số điện thoại và email là xong. Hệ thống ngay lập tức sẽ đối chiếu thông tin bạn cung cấp với dữ liệu tổng của hiệp hội và sẽ chấp nhận nếu hợp lệ.

Đăng ký tham gia sự kiện

Chỉ với 3 bước đơn giản là hội viên có thể đăng ký tham gia sự kiện yêu thích. Cụ thể như sau:

Đăng ký tham gia sự kiện với 3 bước

• Bước 1: Chọn sự kiện muốn tham gia

• Bước 2: Nhập thông tin cơ bản

• Bước 3: Đồng ý điều khoản và thanh toán tiền vé ngay trên app.

Sau khi bước 3 hoàn tất, ứng dụng sẽ cung cấp cho bạn một mã QR. Mã QR được hiểu đơn giản là vé vào cổng. Đây là giải pháp lý tưởng giúp tiết kiệm thời gian và tránh những phiền toái không cần thiết như quên mang theo vé.

Check-in sự kiện nhanh chóng

Đến ngày sự kiện diễn ra, bạn chỉ cần quét mã QR nhận từ trước là đã có thể thông hành dễ dàng. Hội viên không cần phải chờ đợi nhân viên check-in tìm tên của từng người một trong danh sách dài ngoằn. Còn ban tổ chức thì tiết kiệm được kha khá thời gian và nhân lực cho việc điểm danh mà không cần sợ xảy ra tình trạng thiếu sót. 

4. Tạm kết

Ứng dụng quản lý hiệu hội chính là giải pháp chuyển đổi số giúp xóa tan mọi cơn đau đầu của các hiệp hội. Với giải pháp trọn gói này, bạn không cần lo lắng về việc bắt đầu từ đâu hay tốn thời gian tìm hiểu hướng dẫn trên hàng loạt nền tảng mà chẳng thể áp dụng được cho hiệp hội của mình, đội ngũ của Cubable sẽ giúp bạn tối ưu hóa mọi thứ từ quản lý hội viên đến tổ chức sự kiện.