Hướng dẫn đồng bộ Zoho Campaigns với Zoho CRM đơn giản để nâng cao hiệu quả email marketing

1. Vì sao phải đồng bộ dữ liệu Zoho Campaigns với Zoho CRM?

Tích hợp Zoho CRM với các nền tảng khác là một trong những bước quan trọng mà bạn cần thực hiện để tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu quả kinh doanh trong tương lai.

Bản thân Zoho Campaigns và Zoho CRM đều là những mảnh ghép quan trọng trong hệ sinh thái Zoho. Bản thân Zoho Campaigns được thiết kế để hoạt động liền mạch với Zoho CRM, cung cấp cho người dùng các tính năng quản lý dữ liệu khách hàng, gửi email marketing tự động, và phân tích hiệu quả chiến dịch trên cùng một hệ sinh thái.

Thông thường, bạn cần đồng bộ hóa dữ liệu từ Zoho Campaigns với Zoho CRM trong những trường hợp sau:

- Tập trung dữ liệu ở 1 nơi: Khi Zoho Campaigns được kết nối với Zoho CRM, thông tin liên hệ, khách hàng tiềm năng (leads), và khách hàng hiện tại sẽ được tự động đồng bộ hóa giữa hai nền tảng và chuyển về Zoho CRM. Điều này giúp bạn luôn có dữ liệu cập nhật và chính xác nhất tại một nơi, không phải di chuyển qua lại giữa các nền tảng.

- Theo dõi hiệu quả chiến dịch: Bạn có thể cập nhật các thông tin về độ tương tác từ chiến dịch email (như số lần mở email, nhấp chuột, email không thành công..) vào Zoho CRM. Đội ngũ bán hàng có thể dựa vào những thông tin này để nắm được hiệu quả chiến dịch, từ đó tìm cách khắc phục hạn chế và nâng cao chiến dịch trong tương lai.

- Cá nhân hóa chiến lược marketing: Sau khi đồng bộ dữ liệu, bạn có thể tận dụng thông tin từ Zoho CRM (như lịch sử giao dịch, sở thích hoặc hành vi của khách hàng) để tạo các chiến dịch email mang đậm dấu ấn thương hiệu trong Zoho Campaigns. Bạn cũng có thể áp dụng chiến dịch email cho những nhóm khách hàng riêng dựa vào những điều kiện nhất định như độ tuổi, địa điểm hoặc công ty… từ đó nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng.

- Thiết lập quy trình tự động hóa: Bạn cũng có thể thiết lập các quy trình tự động hóa (automation workflows) giữa hai nền tảng, chẳng hạn như gửi email follow-up sau khi một khách hàng tiềm năng được thêm vào Zoho CRM, hoặc cập nhật trạng thái liên hệ dựa trên phản hồi từ chiến dịch email. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian và công sức cho đội ngũ marketing và bán hàng.

Các nhà phát triển ứng dụng cũng thiết lập việc tích hợp Zoho CRM với Zoho Campaigns khá đơn giản, phục vụ việc đồng hóa dữ liệu qua lại từ hai nền tảng này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Ở nội dung bên dưới, mình sẽ hướng dẫn bạn đồng bộ hóa dữ liệu từ Zoho Campaigns với Zoho CRM để phục vụ các nhu cầu cá nhân.

2. Hướng dẫn đồng bộ hóa Zoho Campaigns với Zoho CRM chi tiết

Trước tiên, bạn cần có tài khoản Zoho Campaigns với Zoho CRM

Tạo đồng bộ hóa mới

Bạn đăng nhập vào tài khoản Zoho CRM của bạn → vào phần Set up.

Chọn Marketplace > Zoho

Tìm mục Zoho Campaigns → Bấm Manage.

Bấm vào nút “Sync Now” để tiếp tục.

Lúc này, bạn sẽ được chuyển hướng đến trang “Create Sync” để đồng bộ hóa. Tại đây, chúng ta tiếp tục cài đặt những thông số như sau:

- Phần “Select module”: Bạn chọn module trong Zoho CRM để đồng bộ hóa, cụ thể là 1 trong 2 module là Leads (khách hàng tiềm năng) và Contacts (liên hệ). Ví dụ mình chọn Leads để tiếp tục.

- Phần “Sync to Lists”: Bạn chọn danh sách email đã tạo trong Zoho Campaigns. Nếu chưa có thì bạn tạo danh sách mới là được. 

- Phần “Subscription type”: Bạn chọn loại đăng ký là Tiếp thị (Marketing) hoặc Không tiếp thị (Non-marketing). Ở đây chúng ta có thể chọn "Marketing".

Các thông tin khác thì bạn có thể để mặc định là được, sau đó bạn bấm nút “Next” để tiếp tục.

Ở trang tiếp theo, chúng ta tiếp tục ánh xạ (mapping) các trường thông tin trong Zoho CRM sao cho tương ứng với các trường trong Zoho Campaigns.

Thông thường thì nền tảng có thể tự động nhận diện nên bạn chỉ cần kiểm tra cho chắc và chỉnh lại sao cho phù hợp. Ví dụ, mục Phone (số điện thoại) trong Zoho CRM thì phải trùng với Phone trong Zoho Campaigns, tương tự là mục Birthday (ngày sinh) hay email…

Sau khi đã kiểm tra và hoàn thành các cài đặt, bạn nhấp “Initiate” để bắt đầu đồng bộ là xong.

Lưu ý:

Khi đồng bộ hóa hoàn tất, các thông tin của Zoho CRM sẽ được chuyển đến Zoho Campaigns và ngược lại. Tuy nhiên, một vài trường hợp việc đồng bộ có thể gây ra lỗi là thông tin bị trùng lặp hoặc thông tin không có giá trị. Ví dụ, nhiều khách hàng đăng ký nhiều email hoặc nhiều số điện thoại nhưng không phải địa chỉ nào họ cũng dùng. Hoặc cũng có trường hợp thông tin bị sai vì lỗi chính tả, lỗi gõ chữ…

Do đó, bạn nên tìm cách lọc và làm sạch dữ liệu trong Zoho CRM bằng công cụ như Clearout.io để tránh tạo ra các bản ghi trùng lặp, vô giá trị. BENOCODE cũng có bài viết hướng dẫn khá chi tiết về nội dung này, nếu muốn thì các bạn có thể tìm đọc nhé!

3. Tạm kết

Việc kết nối Zoho Campaigns với Zoho CRM không chỉ giúp bạn nâng cao hiệu quả chiến dịch email mà còn tối ưu hóa quá trình quản lý khách hàng, theo dõi thông tin tốt hơn. Các bước thực hiện nói trên cũng khá đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện cẩn thận là sẽ thành công thôi.