Giải pháp thu thập dữ liệu toàn diện cho đội ngũ làm việc di động

1. 5 Ứng dụng của Zoho Forms khi làm việc ngoài trời

1.1 Tải ảnh và tệp tin từ điện thoại

Với Zoho Forms, việc báo cáo công việc từ hiện trường chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Bạn có thể nhanh chóng chụp ảnh công việc bằng điện thoại và tải lên biểu mẫu ngay lập tức. 

Không chỉ dừng lại ở hình ảnh, bạn còn có thể đính kèm tài liệu hay tập tin từ chính thiết bị di động của mình. Nhờ vậy, tiến độ công việc được cập nhật ngay lập tức, không cần phải đợi cho đến khi bạn về văn phòng. 

1.2 Quét mã bằng biểu mẫu di động

Quét mã bằng biểu mẫu di động của Zoho Forms thực sự là một tính năng rất “đáng đồng tiền bát gạo”. Thay vì ngồi gõ từng số vào biểu mẫu, giờ đây bạn chỉ cần dùng điện thoại quét một cái là xong. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu những lỗi nhập liệu hay sai sót không đáng có. 

1.3 Nhận chữ ký mọi lúc, mọi nơi

Với Zoho Forms, việc thu thập chữ ký trở nên đơn giản và tiện lợi hơn bao giờ hết. Bạn không cần phải chuẩn bị giấy bút lỉnh kỉnh mà vẫn có thể thu thập chữ ký từ khách hàng hoặc đồng nghiệp chỉ với một chiếc biểu mẫu trực tuyến thông minh. 

• Bước 1: Đầu tiên, mọi người cần chạm vào khung “Tap to sign”.

• Bước 2: Tiếp theo, hãy ký thật chính xác vào tab trắng bạn nhé!

• Bước 3: Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng, chỉ cần nhấn “Done” là chữ ký của bạn sẽ được lưu lại và gửi đi. 

Nhận chữ ký mọi lúc, mọi nơi

Ví dụ, khi bạn đang có mặt tại công trình và cần lấy chữ ký từ nhân viên, họ chỉ cần mở Zoho Forms trên điện thoại và ký trực tiếp. Điều này giúp đôi bên tiết kiệm kha khá thời gian cho các đầu việc quan trọng hơn. 

1.4 Ghi nhận tọa độ vị trí

Tính năng Định vị địa lý của Zoho Forms chính là cứu tinh cho những ai thường xuyên phải làm việc ở những nơi “vùng sâu vùng xa” hoặc không tiện nhập liệu. Thay vì phải nhập thủ công từng chữ như trước, giờ đây, bạn chỉ cần chạm nhẹ vài cái là hệ thống sẽ tự động ghi nhận tọa độ hiện tại.

1.5 Kiot thu thập dữ liệu tiện lợi

Với Zoho Forms, chiếc điện thoại của bạn chẳng khác gì một “ki-ốt thu thập dữ liệu” siêu tiện lợi. Giả sử, bạn đang quản lý một sự kiện lớn như triển lãm hay hội nghị, thay vì ngồi ghi chép phản hồi khách mời bằng giấy bút như thời cổ đại, bạn chỉ cần dùng biểu mẫu trực tuyến để thu thập feedback kèm thông tin liên lạc của họ ngay tại chỗ.

Điểm hay ho là biểu mẫu sẽ tự động làm mới và xóa các dữ liệu cũ sau mỗi lần thu thập thông tin. Tất nhiên, tất cả dữ liệu sẽ được bảo vệ bằng mật khẩu để đảm bảo an toàn tuyệt đối.

2. Mách newbie cách ứng dụng form Zoho vào công việc

2.1 Cách tạo form bằng Zoho

Để tạo biểu mẫu sang, xịn, mịn bằng Zoho Forms, mọi người hãy thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Đăng ký hoặc đăng nhập vào tài khoản Zoho Forms.

Hướng dẫn tạo form bằng Zoho

• Bước 2: Bạn nên sử dụng gói miễn phí để trải nghiệm thử các tính năng cơ bản. Đầu tiên, đừng quên nhấp vào nút “Tạo biểu mẫu” để bắt đầu thiết kế form bạn nhé!

• Bước 3: Người dùng nhanh tay chọn template có sẵn hoặc tự tay thiết kế cho mình biểu mẫu mang đậm dấu ấn cá nhân.

• Bước 4: Sau khi cảm thấy ưng ý, bạn hãy nhấn “lưu”, gắn trên website hoặc chia sẻ với các nền tảng khác để thu thập dữ liệu. 

2.2 Hướng dẫn bật tính năng tải tệp tin lên biểu mẫu

Để kích hoạt tính năng tải lên tệp tin trong biểu mẫu bằng Zoho Forms, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Thêm trường tải lên tệp tin vào biểu mẫu
  Trong chế độ chỉnh sửa biểu mẫu, kéo trường “Tải lên tệp tin” từ thanh công cụ bên trái và thả vào khu vực thiết kế.

• Bước 2: Tùy chỉnh thuộc tính trường tải lên
  Tại đây, bạn có thể cài đặt kích thước tệp tối đa mà người khác được phép tải lên, chọn các định dạng tệp phù hợp (PDF, hình ảnh, tài liệu, v.v), thêm nhãn hoặc hướng dẫn cụ thể để họ dễ dàng thao tác.

• Bước 3: Lưu và chia sẻ biểu mẫu
  Sau khi hoàn tất, đừng quên lưu biểu mẫu và chia sẻ nó với mọi người bạn nhé! Bấy giờ, người khác chỉ có thể upload files theo đúng yêu cầu mà bạn đã đặt ra. Để truy cập các tệp tin mà mọi người đã tải lên, bạn hãy vào tab “Gửi biểu mẫu” trong Zoho Forms.

3. Tạm kết

Zoho Forms là một giải pháp thu thập dữ liệu đáng tin cậy và hiệu quả, đặc biệt phù hợp cho các đội ngũ làm việc di động. Với giao diện thân thiện, tính năng đa dạng và khả năng đồng bộ dữ liệu liền mạch, công cụ này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, từ khâu thu thập thông tin đến quản lý và phân tích. Sự đơn giản trong thao tác đi kèm tính linh hoạt cao khiến Zoho Forms trở thành lựa chọn lý tưởng cho nhiều lĩnh vực.