Khả năng tích hợp hai chiều: Zoho Forms và Zoho CRM

1. Tích hợp hai chiều giữa Zoho Forms và Zoho CRM là gì?

• Zoho Forms là một công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến giúp thu thập thông tin từ khách hàng hoặc người dùng qua các form như đăng ký, khảo sát, đơn đặt hàng, phản hồi, v.v.

• Zoho CRM là một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các mối quan hệ, cơ hội kinh doanh, lịch sử giao dịch, và thông tin khách hàng.

Tích hợp hai chiều giữa Zoho Forms và Zoho CRM có nghĩa là khi có thông tin mới được thu thập từ biểu mẫu Zoho Forms (ví dụ như thông tin khách hàng, yêu cầu sản phẩm, phản hồi khảo sát), nó sẽ được tự động chuyển vào Zoho CRM để tạo hoặc cập nhật hồ sơ khách hàng. Ngược lại, khi có sự thay đổi trong thông tin khách hàng từ Zoho CRM (ví dụ như thay đổi trạng thái khách hàng hoặc cập nhật thông tin liên lạc), những thay đổi này sẽ tự động được đồng bộ vào các biểu mẫu Zoho Forms nếu cần.

2. Tính năng ưu việt tích hợp hai chiều mang lại

2.1 Tiết kiệm thời gian hơn khi điền hồ sơ Zoho CRM 

Khi bạn tích hợp Zoho Forms với Zoho CRM, mỗi khi có ai đó điền thông tin vào mẫu, thông tin đó sẽ tự động được đưa vào hệ thống Zoho CRM mà bạn không cần phải nhập tay. Ví dụ, bạn đặt một đơn hàng qua website, thông tin sẽ tự động được gửi vào hệ thống quản lý kho mà không cần nhân viên nhập liệu.

Ngoài ra, bạn có thể thiết lập để hệ thống tự động làm các việc khác để tiết kiệm thời gian và công sức như:

 Vô vàn tiện ích

• Gửi email chào mừng khách hàng mới.

• Phân công cho nhân viên bán hàng theo khu vực hoặc nhóm.

• Tạo các nhiệm vụ theo quy trình công việc đã định sẵn.

2.2 Tự động điền biểu mẫu với dữ liệu từ Zoho CRM

Zoho Forms có thể tự động lấy dữ liệu từ Zoho CRM và điền vào biểu mẫu. Hiểu nôm na là bạn không cần phải gõ lại các thông tin như họ tên, số điện thoại hay email – hệ thống sẽ tự động tìm và điền giúp bạn.

Giả sử, bạn đang tổ chức một buổi hội thảo và tạo biểu mẫu bằng Zoho Forms để mọi người đăng ký tham gia. Người dùng “Nguyễn Thị Hoa” từng tham gia workshop bên bạn và thông tin của cô ấy đã được lưu trong Zoho CRM.

Người này chỉ cần gõ “Hoa” vào ô “Họ và tên” trong biểu mẫu. Form sẽ tự động điền các thông tin còn lại như:

• Họ Tên: Nguyễn Thị Hoa

• Email: hoanguyen@example.com

• Số điện thoại: 0909999999

2.3 Đồng bộ thông tin từ Zoho Forms sang module tương ứng của Zoho CRM

Tính năng này cho phép bạn thêm thông tin từ Zoho Forms vào phần “Danh sách liên quan” trong Zoho CRM. Khi một khách hàng đã có trong CRM, bạn có thể dùng biểu mẫu Zoho Forms để cập nhật thông tin mới (ví dụ: thêm đơn hàng, đăng ký sự kiện, khóa học, v.v.) vào danh sách phụ trong hồ sơ của họ.

Ví dụ, khách hàng "Nguyễn Thị Hoa" đã được lưu trong CRM. Khi cô ấy điền form để đăng ký một khóa học mới thì hệ thống sẽ tự động thêm “Khóa học: Marketing Online” vào danh sách các khóa học liên quan của Hoa trong CRM. Vậy là bạn không cần phải nhập tay nhưng thông tin vẫn được tự động đồng bộ một cách nhanh chóng.

Đồng bộ thông tin giữa Zoho Forms và CRM

2.4 Tự động hóa quy trình xử lý công việc 

Khi ai đó điền thông tin vào Zoho Forms, hệ thống ngay lập tức kích hoạt các tác vụ đã được thiết lập trong Zoho CRM.

Nguyên lý hoạt động

• Mỗi biểu mẫu được liên kết với một mô-đun trong Zoho CRM (ví dụ: Khách hàng tiềm năng, Đơn hàng...).

• Khi biểu mẫu được gửi, thông tin sẽ tự động tạo ra một bản ghi mới trong CRM hoặc cập nhật bản ghi có sẵn.

• Dựa vào các điều kiện đặt trước, CRM sẽ tự động kích hoạt các hành động, như: Gửi email, giao nhiệm vụ cho nhân viên, thay đổi trạng thái khách hàng (đã lên đơn, đã giao hàng,...)

Ví dụ thực tế

• Khách hàng điền form đăng ký sản phẩm.

• Hệ thống tự động:

1. Gửi email “Cảm ơn bạn đã đăng ký!”.

2. Giao nhiệm vụ “Liên hệ khách hàng” cho nhân viên.

3. Cập nhật trạng thái khách hàng thành “Đang chờ xử lý”.

2.5 Quản lý dữ liệu tiện lợi 

Zoho Forms không chỉ gửi dữ liệu sang CRM mà còn giúp bạn quản lý và tổ chức dữ liệu dễ dàng hơn.

Nguyên lý hoạt động

• Thông tin từ form (như tên, email, file đính kèm) được đẩy thẳng vào CRM, không cần nhập tay.

• File đính kèm hoặc biểu mẫu có thể được lưu dưới dạng PDF trong CRM để lưu trữ lâu dài.

• Bạn có thể thêm tags (thẻ) để dễ dàng phân loại và tìm kiếm dữ liệu.

Ví dụ thực tế

• Một khách hàng điền form yêu cầu báo giá và đính kèm file thiết kế.

• CRM tự động:

  1. Lưu thông tin khách hàng và file thiết kế vào hồ sơ.

  2. Gửi email báo giá đến đội kinh doanh.

  3. Gắn thẻ “Yêu cầu báo giá” để tìm kiếm nhanh sau này.

Quản lý dữ liệu dễ dàng

2.6. Theo dõi hiệu quả quảng cáo

Zoho Forms giúp bạn biết khách hàng đến từ chiến dịch quảng cáo nào, giúp phân tích hiệu quả từng chiến dịch.

Nguyên lý hoạt động

• Khi ai đó nhấp vào quảng cáo Google Ads và điền vào form, mã GCLID (Google Click ID) của họ sẽ được gửi kèm vào CRM.

• CRM lưu trữ thông tin này và gắn nó với khách hàng hoặc đơn hàng tương ứng.

• Bạn có thể xem báo cáo trong CRM để biết chiến dịch nào mang lại nhiều khách hàng nhất.

Ví dụ thực tế

• Khách hàng nhấp vào quảng cáo “Ưu đãi Tết”, điền form đăng ký mua hàng.

• CRM tự động lưu mã GCLID vào hồ sơ khách hàng.

• Báo cáo CRM cho thấy “Ưu đãi Tết” mang lại 50 khách hàng, trong khi “Khuyến mãi Hè” chỉ mang lại 10 khách.

3. Đánh giá chung

Điểm mạnh

• Tiết kiệm thời gian nhập liệu

• Hạn chế sai sót thông tin so với việc nhập liệu thủ công

• Gia tăng năng suất và hiệu quả công việc

• Tiết kiệm chi phí thuê nhân công cho doanh nghiệp

Điểm hạn chế

• Đòi hỏi quy trình bảo mật khắt khe hơn

• Việc đồng bộ hóa dữ liệu đòi hỏi dữ liệu đầu vào phải đảm bảo độ chính xác cao

4. Tạm kết 

Khả năng tích hợp hai chiều giữa Zoho Forms và Zoho CRM giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu. Đồng thời, loạt tính năng ưu việt như tự động điền form, cập nhật dữ liệu bổ sung giúp nâng cao năng suất và hiệu quả công việc đáng kể. Tuy nhiên, người dùng cần cẩn trọng trong việc thu thập thông tin đầu vào vì nếu dữ liệu không chính xác từ ban đầu thì CRM cũng sẽ bị ảnh hưởng.