So sánh hai ông lớn trong làng thu thập dữ liệu: Zoho Forms và Google Forms

1. Tổng quan

Khi đứng giữa hai sự lựa chọn Zoho Forms và Google Forms, không ít người sẽ cảm thấy phân vân bởi đây đều là tên tuổi lớn trong làng tạo biểu mẫu. Trên thực tế, mỗi công cụ đều sở hữu những ưu và nhược điểm riêng. 

Thế nhưng, không phải ai cũng có thời gian trải nghiệm lần lượt từng tool rồi đi đến quyết định cuối cùng. Vậy nên, bài viết này ra đời để giúp bạn đọc có cái nhìn toàn diện về Zoho Forms và Google Forms, từ đó tìm ra sự lựa chọn phù hợp nhất cho bản thân.

2. Zoho Forms

Zoho Forms là một công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến cực kỳ tiện lợi, ra mắt từ năm 2016 bởi Zoho Corporation – một cái tên quen thuộc trong làng công nghệ Ấn Độ. Với giao diện siêu thân thiện và nhiều tính năng mạnh mẽ, Zoho Forms giúp bạn dễ dàng thiết kế, chia sẻ, và thu thập dữ liệu chỉ trong vài bước đơn giản. 

Tính năng

• Ứng dụng di động: Cho phép người dùng thoải mái tạo biểu mẫu phục vụ cho công việc ở mọi lúc, mọi nơi chỉ với một chiếc điện thoại nhỏ gọn.

• Tích hợp nhiều tiện ích nâng cao: Tính năng thu thập chữ ký điện tử, định vị địa lý, quét mã QR,... giúp doanh nghiệp tiết kiệm kha khá thời gian, tăng năng suất và hiệu quả công việc đáng kể. 

• Tích hợp với bên thứ ba: Tương tự như Google Forms, Zoho Forms cũng tích hợp liền mạch với hệ sinh thái Zoho kèm bộ xử lý thanh toán chuẩn chỉnh, an toàn như Paypal và Stripe. 

Có khả năng tích hợp với bên thứ ba

• Phân tích dữ liệu chuẩn xác: Điểm hay ho khác nữa của Zoho là có thể liên kết với Google Analytics, giúp doanh nghiệp phân tích được xu hướng tiêu dùng của khách hàng để điều chỉnh chiến lược kinh doanh sao cho hợp lý.

• Cài đặt mật khẩu an toàn: Mọi người còn có thể cài đặt mật khẩu cho file PDF chứa các dữ liệu vừa được phân tích. 

Ưu điểm

• Gói miễn phí có nhiều tính năng nâng cao hơn so với Google Forms

• Khả năng tùy chỉnh cao với hơn 30 trường

• Trực quan và tối ưu hóa dữ liệu

• Có thể làm việc offline

• Độ bảo mật cao

Nhược điểm

• Chưa có sự phân hóa trong dịch vụ hỗ trợ khách hàng giữa các gói phí như Google Forms

• Một số template khá lỗi thời

3. Google Forms

Google Forms là một công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến miễn phí được phát triển bởi Google, ra mắt lần đầu tiên vào năm 2008. Đây là một phần trong bộ công cụ Google Workspace (trước đây là G Suite), giúp người dùng dễ dàng tạo khảo sát, thu thập dữ liệu và tổ chức thông tin trực tuyến mà không cần kỹ năng lập trình.

Tính năng ưu việt

• Tích hợp với Google Sheets: Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Google Forms là khả năng tự động đồng bộ dữ liệu thu thập được vào Google Sheets. Mỗi khi người dùng gửi câu trả lời, dữ liệu sẽ được cập nhật ngay lập tức vào bảng tính để bạn có thể theo dõi, phân tích và chia sẻ dữ liệu dễ dàng. 

Tích hợp với Google Sheets

• Tạo biểu mẫu và thu thập dữ liệu không giới hạn: Google Forms không giới hạn về số lượng biểu mẫu cũng như câu trả lời. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức tầm cỡ, chẳng hạn như ACCURL.

• Chấm điểm: Tính năng này cho phép bạn thiết lập đáp án đúng cho mỗi câu hỏi. Sau khi người dùng hoàn thành bài làm, Google Form sẽ tự động tính điểm dựa trên câu trả lời của họ.

• Nhiều loại câu hỏi: Google Form cung cấp tổng cộng 9 tùy chọn câu hỏi khác nhau, bao gồm: Văn bản (text), đoạn văn bản (Paragraph Text), câu hỏi nhiều lựa chọn (Multiple Choice), đánh dấu (Checkbox), chọn từ danh sách (Choose from the list), thang đo (Scale), lưới (Grid), ngày (Date), thời gian (Time).

Điểm mạnh

• Tính năng cơ bản, dễ sử dụng

• Tích hợp mượt mà với hệ sinh thái của Google

• Chia sẻ linh hoạt

• Giao diện trực quan, phù hợp cho cả người dùng máy tính và điện thoại

Điêm yếu

• Tùy chọn thiết kế hạn chế

• Yêu cầu người tạo biểu mẫu phải có tài khoản Google

• Thiếu tính năng phân tích, báo cáo và trực quan hóa dữ liệu chuyên sâu

•  Yêu cầu kết nối Internet

• Chưa có ứng dụng di động

4. Về các mức trả phí

Tính đến thời điểm hiện tại, cả Zoho Forms và Google Forms đều tạo điều kiện cho người dùng trải nghiệm các tính năng cơ bản thông qua gói miễn phí. Bên cạnh đó, để trải nghiệm thêm nhiều tính năng xịn sò, bạn có thể cân nhắc nâng cấp lên các gói phí cao cấp hơn.

Đa dạng gói phí dịch vụ

Bạn có thể đăng ký gói Zoho Forms nâng cao độc lập so với hệ sinh thái Zoho. Trong khi đó, người dùng Google phải đăng ký cả gói Google Workspace mới có thể truy cập các tính năng nâng cao.

• Zoho Forms: Gói basic 10$/tháng, gói Standard 25$/tháng, gói Professional 50$/tháng, gói Premium 90$/tháng, thanh toán theo năm.

• Google Forms: $1800 cho 100 người dùng mỗi tháng (Đăng ký theo gói Google Workspace).

5. Đối tượng phù hợp

Công cụ tạo biểu mẫu có phù hợp hay không phụ thuộc vào nhu cầu của mỗi cá nhân. Google Forms quả là sự lựa chọn lý tưởng cho start-up hoặc doanh nghiệp với quy trình vận hành đơn giản chỉ đòi hỏi các tác vụ cơ bản.

Nhưng nếu bạn muốn một công cụ tạo biểu mẫu linh hoạt hơn, có thể dùng cho cả cá nhân, đội nhóm hoặc các doanh nghiệp lớn, nhỏ thì Zoho Forms quả là cái tên sáng giá. Đa dạng các gói dịch vụ cùng tính năng tích hợp với bên thứ ba giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian. 

6. Tạm kết

Đừng để hàng loạt tính năng của Zoho Forms đánh lừa rằng quy trình sử dụng của nó phức tạp hơn Google Forms bạn nhé! Mỗi công cụ đều sở hữu ưu và nhược riêng biệt. Hãy dành thời gian đọc bài viết trên và lưu lại các thông tin bổ ích để lựa chọn cho mình công cụ tạo biểu mẫu phù hợp!