Tích Hợp Asana và Slack: Bí Quyết Tối Ưu Hóa Quản Lý Công Việc và Giao Tiếp

1. Tại sao cần tích hợp Asana và Slack?

Cả Asana và Slack đều có những thế mạnh riêng biệt:

• Asana: Một nền tảng mạnh mẽ để quản lý nhiệm vụ và dự án, giúp tổ chức công việc rõ ràng, không bị bỏ sót.

• Slack: Công cụ giao tiếp tức thì, lý tưởng cho việc thảo luận nhanh, cập nhật nhóm và duy trì tương tác.

Kết hợp hai nền tảng bạn sẽ sở hữu một quy trình làm việc được tinh gọn cụ thể: 

• Bước 1: Khi nhận yêu cầu từ khách hàng, bạn tạo nhiệm vụ trong Asana.

• Bước 2: Thông báo nhiệm vụ đó qua Slack để mọi người biết.

• Bước 3: Giao tiếp chi tiết về nhiệm vụ trong Slack và theo dõi tiến độ trong Asana.

• Bước 4: Khi nhiệm vụ hoàn thành, thông báo phê duyệt qua Slack, kết thúc công việc và chuẩn bị cho dự án tiếp theo. 

2. Các bước đầu tiên để thiết lập tích hợp Asana và Slack

2.1. Tải Xuống Ứng Dụng Asana Cho Slack

• Đăng nhập vào Slack và tìm kiếm ứng dụng Asana trong thư mục ứng dụng (App Directory).

• Nhấp vào nút Add to Slack và làm theo các hướng dẫn để cài đặt.

Mẹo nhỏ: Nếu bạn đã có thành viên trong tổ chức cài đặt ứng dụng, hãy kiểm tra xem bạn có nhận được lời nhắc cấp phép lại không. Việc này đảm bảo bạn có quyền truy cập đầy đủ vào tất cả các tính năng mới.

2.2. Xác Thực Tài Khoản Asana Trong Slack

• Khi cài đặt xong, một bot Asana trong Slack sẽ hướng dẫn bạn xác thực tài khoản Asana.

• Việc xác thực này cho phép Asana gửi thông tin trực tiếp đến Slack, giúp đồng bộ hóa dữ liệu và thông báo giữa hai nền tảng.

Lưu ý: Nếu bạn không có quyền cài đặt Asana trong không gian làm việc của mình, hãy liên hệ quản trị viên và yêu cầu họ phê duyệt ứng dụng.

2.3. Kết Nối Tác Vụ Asana Với Slack

Cách nhanh nhất để kết nối nhiệm vụ Asana trong Slack:

• Sao chép liên kết của nhiệm vụ trong Asana và dán vào Slack.

• Yêu cầu đồng đội nhấp vào Hành động khác (More Actions) trong menu thả xuống và chọn Tôi thích nhiệm vụ này.

Khi tương tác với nhiệm vụ qua Slack, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo ủy quyền, cho phép bạn chuyển sang phiên bản mới mà không cần thực hiện thêm thao tác thủ công.

2.4. Định Cấu Hình Kênh Dự Án Trong Slack

• Để nhận thông báo liên quan đến một dự án cụ thể, hãy đồng bộ hóa dự án Asana với kênh Slack tương ứng.

• Nhập lệnh /asana trong kênh để thiết lập thông báo hoặc kiểm tra trạng thái kết nối.

Thông báo khả dụng bao gồm:

• Thêm nhiệm vụ mới vào dự án.

• Hoàn thành nhiệm vụ.

• Thay đổi deadline hoặc người phụ trách nhiệm vụ.

3. Quy Trình Làm Việc Tích Hợp Asana và Slack

3.1 Biến Tin Nhắn Slack Thành Nhiệm Vụ

Khi thảo luận trong Slack, bạn phát hiện một ý tưởng hay hoặc một nhiệm vụ cần hoàn thành?

Cách làm như sau:

• Nhấp vào dấu ba chấm bên cạnh tin nhắn.

• Chọn Tạo tác vụ hoặc Thêm vào tác vụ từ menu thả xuống.

• Slack sẽ tự động tạo liên kết đến nhiệm vụ mới trong Asana, đảm bảo bạn có thể dễ dàng truy cập lại toàn bộ ngữ cảnh.

3.2 Tạo Nhiệm Vụ Mới Trực Tiếp Trong Slack

Đôi khi bạn không muốn mở Asana nhưng lại cần nhanh chóng tạo một nhiệm vụ? Slack đã giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Cách thực hiện:

Bước 1: Nhập lệnh /asana create trong bất kỳ kênh Slack nào.

Một hộp thoại sẽ xuất hiện, cho phép bạn:

• Thêm tiêu đề nhiệm vụ.

• Giao nhiệm vụ cho một người cụ thể.

• Thêm nhiệm vụ vào một dự án.

• Đặt thời hạn và mô tả.

Bước 2: Bạn muốn thêm nhận xét hoặc chỉnh sửa nhiệm vụ Asana từ Slack? Rất đơn giản!

• Sao chép liên kết nhiệm vụ từ Asana và dán vào kênh Slack.

• Từ liên kết đó, bạn có thể:

• Đánh dấu nhiệm vụ là Hoàn thành.

• Thay đổi người quản lý hoặc deadline.

• Thêm nhiệm vụ vào một dự án khác.

Nhờ vậy, bạn không cần phải "lê la" giữa các ứng dụng mà vẫn đảm bảo mọi thứ được xử lý ngay tại Slack.

3.3. Thông Báo Tự Động

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc tích hợp Asana và Slack là khả năng nhận thông báo tự động.

Cá nhân hóa thông báo: Khi nhiệm vụ được giao, hoàn thành, hoặc có thay đổi deadline, bạn sẽ nhận được thông báo ngay trong kênh Slack cá nhân của mình.

Đồng bộ hóa dự án: Bạn có thể liên kết dự án Asana với một kênh Slack để nhận cập nhật như:

• Nhiệm vụ mới được thêm vào.
• Deadline thay đổi.
• Nhiệm vụ được đánh dấu hoàn thành.

3.4. Trò Chuyện Thông Minh Trong Slack

Một tính năng “xịn sò” không thể bỏ qua là Trò chuyện thông minh. Bạn có thể hỏi Asana AI trong Slack để nhận thông tin nhanh mà không cần tự tìm kiếm.

Ví dụ:

Nhấp vào biểu tượng Asana trong menu nhanh ở góc trên bên phải của Slack.

Chọn Trò chuyện với Asana.

Đặt câu hỏi, ví dụ:

• "Ai đang phụ trách nhiệm vụ này?"

• "Dự án A đang tiến độ ra sao?"

• "Những bước tiếp theo của dự án là gì?"

Không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng, mọi thứ giờ đây chỉ cách bạn một câu hỏi!

3.5. Tóm Tắt Nhiệm Vụ 

Tính năng tóm tắt nhiệm vụ trong Slack là “bảo bối thần kỳ” giúp bạn nắm bắt nhanh tiến độ mà không cần rời khỏi ứng dụng.

Cách sử dụng:

• Dán liên kết nhiệm vụ vào Slack.

• Nhấp vào Tóm tắt nhiệm vụ để nhận bản tóm tắt chi tiết, chỉ hiển thị cho người yêu cầu.

3.6. Tự Động Hóa Quy Trình Với Quy Tắc Trong Asana

Bạn muốn cá nhân hóa thông báo hoặc tạo các quy trình tự động? Tính năng Quy tắc (Rules) trong Asana chính là câu trả lời:

• Gửi tin nhắn tự động đến Slack khi nhiệm vụ được cập nhật.

• Di chuyển nhiệm vụ đến cột khác và thông báo cho người phụ trách trong Slack.

4. Mẹo tối ưu hóa tích hợp Asana và Slack

Thứ nhất, hãy thống nhất quy trình làm việc:
Đặt ra quy tắc rõ ràng: khi nào cần sử dụng Slack, khi nào nên chuyển sang Asana. Ví dụ:

• Thảo luận nhanh → Slack.

• Quản lý nhiệm vụ → Asana.

Sử dụng Slack cho các cuộc thảo luận ngắn gọn, nhưng ngay sau đó, hãy chuyển các quyết định hoặc hành động cần làm vào Asana.

Thứ hai, tận Dụng Các Lệnh Trong Slack:
Hãy thử ghim (pin) danh sách lệnh hữu ích lên đầu các kênh Slack để các thành viên dễ truy cập: 

• /asana create: Tạo nhiệm vụ mới từ Slack.

• /asana help: Xem hướng dẫn nhanh hoặc danh sách các lệnh khả dụng.

• /asana settings: Tùy chỉnh thông báo và tích hợp theo ý muốn.

Thứ ba: Thiết Lập Kênh Slack Theo Dự Án
Để giảm thiểu sự lộn xộn, hãy tạo các kênh Slack chuyên biệt cho từng dự án hoặc đội nhóm. Ví dụ:

• #dự_án_website: Thảo luận mọi thứ liên quan đến dự án thiết kế website.

• #marketing_team: Kênh dành riêng cho đội marketing

5. Kết luận

Tích hợp Asana và Slack không chỉ giúp tối ưu hóa quản lý công việc mà còn cải thiện giao tiếp nhóm đáng kể. Khi sử dụng đúng cách, sự kết hợp này sẽ giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng.

Hy vọng bài viết trên của BENOCODE có thể giúp ích bạn trong việc cài đặt và tích hợp Asana và Slack để tối ưu hóa quy trình quản lý công việc và giao tiếp. Nếu có câu hỏi, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới. Chúc các bạn thành công!