Trello hay Asana sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ dự án?

1. Tổng quan

Trello - Công cụ quản lý dự án được giới thiệu lần đầu vào năm 2011 bởi Fog Creek Software. Trello nhanh chóng chiếm được cảm tình của người dùng nhờ giao diện trực quan và linh hoạt. Năm 2017, công cụ này trở thành một phần của Atlassian, đánh dấu bước ngoặt mới trong hành trình phát triển. Đến nay, Trello vẫn là lựa chọn tin cậy của cá nhân và doanh nghiệp trên toàn thế giới.

Asana là “đứa con tinh thần” của Dustin Moskovitz và Justin Rosenstein thành công ra mắt vào năm 2008. Dù bạn là startup vừa mới chớm nở hay doanh nghiệp kỳ lân, Asana đều có thể biến ý tưởng kinh doanh của bạn thành hiện thức với hệ thống tổ chức logic. 

2. Asana

Tính năng nổi bật

• Quản lý và lập kế hoạch: Asana là công cụ quản lý công việc linh hoạt với nhiều tính năng hữu ích: bạn có thể lập lịch và ưu tiên công việc qua các định dạng như danh sách, Gantt, Kanban; sử dụng lịch nhóm để cập nhật tiến độ theo thời gian thực; theo dõi khối lượng công việc và thời gian dành cho nhiệm vụ; tận dụng các biểu mẫu tạo sẵn cho các dự án khác nhau; và tự động hóa các tác vụ lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và tập trung vào các công việc quan trọng.

• Lưu trữ tài liệu: Bạn có thể lưu trữ mọi tài liệu và tệp liên quan đến dự án bằng tính năng đính kèm tệp tác vụ. Nhờ vậy, cả team có thể tìm thấy tài liệu cần thiết ngay lập tức mà không cần tốn thời gian rà soát email như trước.

• Tính năng cộng tác: Asana hiện đã hoàn thiện chế độ bình luận trong mọi nhiệm vụ để cả nhóm cùng nhau thảo luận, cộng tác và chia sẻ tài nguyên ở mọi định dạng (word, excel, pdf, hình ảnh,...)

• Tính năng báo cáo: Asana mang đến các báo cáo trực quan được tạo lập hoàn toàn tự động. Điều này giúp người quản lý không chỉ nhìn thấy bức tranh toàn cảnh mà còn dễ dàng theo dõi tiến độ dự án.

• Xác thực hai yếu tố: Hàng rào bảo mật x2 trong Asana giúp bảo vệ tài khoản của bạn tốt hơn. Ngoài mật khẩu, bạn còn phải nhập mã xác nhận được gửi qua tin nhắn hoặc ứng dụng xác thực, giúp ngăn chặn truy cập trái phép ngay cả khi mật khẩu bị lộ ngoài ý muốn.

Ưu điểm

• Môi trường giao tiếp tốt: Tính năng bình luận ra đời giúp các thành viên trong dự án dễ dàng trao đổi và nhanh chóng phản hồi ý kiến của nhau.

• Theo dõi tổng quan dự án: Công việc được sắp xếp logic, từ những đầu mục lớn như mục tiêu dự án cho đến các nhiệm vụ nhỏ gắn liền với chúng. 

• Phân cấp rõ ràng: Đối với phiên bản trả phí, Asana cho phép người quản lý dự án tùy chỉnh quyền riêng tư. 

Mạng lưới làm việc an toàn

Nhược điểm

• Không có biểu đồ Gantt ở bản Free: Đối với các dự án tầm cỡ - đòi hỏi nhiều đầu việc cần phải được hoàn thành một lúc, trình tự nhiệm vụ chồng chéo lên nhau, biểu đồ Gantt đóng vai trò quan trọng trong việc trực quan hóa dữ liệu. Tuy nhiên, tính năng này chưa có mặt ở Asana Free.

• Chưa hỗ trợ đa ngôn ngữ: Tính đến thời điểm hiện tại, công cụ này chỉ cung cấp duy nhất phiên bản tiếng Anh.

3. Trello

Tính năng nổi bật

• Làm việc ngoại tuyến: Mọi người có thể sử dụng Trello bất cứ lúc nào ngay cả khi không có kết nối mạng Internet. Vì ứng dụng sẽ tự động đồng bộ hóa các chỉnh sửa/cập nhật mới nhất của người dùng sau khi kết nối mạng Internet trở lại. 

• Chuông nhắc nhở deadline: Sau khi tạo bảng công việc cần hoàn thành, người dùng dễ dàng đặt deadline cho từng nhiệm vụ. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cài đặt chuông nhắc nhở để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ.

• Đa dạng tính năng mở rộng: Trello cung cấp các “Power-Ups”, là các tính năng mở rộng cho phép tích hợp với các công cụ khác như Google Drive, Slack, hay Evernote. Điều này giúp đồng bộ hóa công việc và tăng hiệu quả quản lý dự án mà không cần rời khỏi Trello.

• Chế độ xem Timeline (Dòng thời gian): Tính năng Dòng thời gian giúp người dùng lên kế hoạch và theo dõi các dự án dài hạn với các mốc thời gian rõ ràng. Bạn có thể xem và điều chỉnh tiến độ các công việc theo cách trực quan, dễ dàng theo dõi và tối ưu hóa nguồn lực dự án.

Ưu điểm

• Dễ sử dụng: Ngay cả newbie cũng có thể thành thạo cách thao tác trên Trello chỉ sau vài lần trải nghiệm.

• Theo dõi trực quan: Với phương pháp Kanban, công việc được phân rõ các tiến độ như “Việc cần làm” hay “Đang thực hiện”. Bạn chỉ cần lướt qua giao diện là đã có thể nắm rõ tình hình dự án, từ việc nào đang chờ xử lý đến việc nào đã xong, không cần lục tung sổ ghi chép như trước.

•  Khả năng tính hợp lớn: Dung lượng file tối đa của gói free là 10MB, trong khi đó, nếu nâng cấp lên gói Business, con số này sẽ chạm mức 250MB.

Nhược điểm

• Không phân cấp thành viên quản trị: Tất cả thành viên tham gia dự án đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa thẻ,...

• Thiếu báo cáo công việc: Trello hiện chưa có giao diện riêng cho phép người quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ công việc: Hoàn thành bao nhiêu % so với kế hoạch, đầu việc nào trễ deadline,...

4. Về gói phí dịch vụ

Một trong những yếu tố quan trọng đáng để cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc là chi phí. Điểm chung của Trello và Asana là đều có phiên bản miễn phí với đầy đủ tính năng cơ bản đủ để người dùng trải nghiệm. 

Đa dạng gói phí dịch vụ

Tuy nhiên, khi nhu cầu sử dụng đa dạng hơn, điều này đòi hỏi bạn phải nâng cấp lên phiên bản trả phí để sở hữu các tính năng vượt trội.

• Trello: Giá của gói Business Class là $9.99/tháng/người dùng, Enterprise là $20.83/tháng/người dùng.

• Asana: Giá của gói Premium là $10.99/tháng/người, Business là $24.99/tháng/người, Enterprise - Liên hệ.

5. Đối tượng phù hợp

Trello

Trello là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ hay team từ 3 đến 10 người. Với thiết kế ưu tiên sự đơn giản và hiệu quả, Trello giúp bạn dễ dàng quản lý công việc mà không bị sa lầy vào các chi tiết nhỏ trong bức tranh toàn cảnh. 

Asana

Asana đặc biệt phù hợp với các công ty có hệ thống vận hành phức tạp, một cá nhân “chạy” nhiều dự án hoặc tham gia vào nhiều phòng ban khác nhau cùng một lúc. Không chỉ giúp quá trình cộng tác trở nên hiệu quả mà còn giúp người quản lý dự án dễ dàng theo dõi tiến độ tổng thể.

6. Tạm kết

Cả hai công cụ quản lý dự án Trello và Asana đều có cho mình những điểm cộng và hạn chế nhất định. Tùy vào nhu cầu của bản thân và quy mô dự án mà đưa ra lựa chọn cho phù hợp nhất bạn nhé!