Whiteboard trong Zoho Meeting là gì? Mách bạn cách dùng công cụ hữu ích này để nâng cao hiệu quả cuộc họp

1. Whiteboard trong Zoho Meeting là gì?

Whiteboard (bảng trắng) là thứ gần như không thể thiếu đối với giảng viên trong việc dạy học, giúp họ trình bày kiến thức, minh họa các ý tưởng để học sinh, sinh viên dễ dàng hiểu bài hơn. Không những thế, nó cũng là vật dụng khá quen thuộc đối với doanh nghiệp và tổ chức. Các đội nhóm khi làm việc có thể sử dụng bảng trắng để brainstorm (cân não), lên  kế hoạch, ghi chú và trình bày ý tưởng trong các cuộc họp.

Nắm rõ nhu cầu đó, các nhà phát triển Zoho Meeting cũng nhanh chóng tích hợp chức năng whiteboard (bảng trắng ảo) vào nền tảng. Đây là công cụ hỗ trợ được tích hợp trong nền tảng họp trực tuyến này để tăng sự tương tác giữa thành viên tham gia meeting.

Công cụ này cho phép bạn và các thành viên trong buổi meeting có thể viết chữ, vẽ hình, thêm ảnh… để chia sẻ ý tưởng, tạo sơ đồ, từ đó tăng tính trực quan và nâng cao hiệu quả của buổi meeting.

2. Khi nào cần dùng đến Whiteboard?

Người dùng Zoho Meeting có thể sử dụng Whiteboard trong các trường hợp như:

• Trong giảng dạy trực tuyến: Để giải thích khái niệm phức tạp, tạo sơ đồ quy trình, hoặc ghi chú nhanh chóng giúp học sinh dễ hiểu hơn.
• Trong các cuộc họp kinh doanh: Để thực hiện brainstorm, lên ý tưởng, ghi lại các nhiệm vụ quan trọng, hoặc tạo sơ đồ quy trình để hoàn thành nhiệm vụ phức tạp.
• Khi làm việc nhóm từ xa: Để tất cả thành viên cùng cộng tác trên một bảng chung, thay vì ghi chú riêng lẻ.

Ngoài ra, Whiteboard cũng rất phù hợp trong các buổi họp cần thảo luận hoặc trình bày ý tưởng. Nó giúp người dùng minh họa, chú thích hoặc chỉnh sửa trực tiếp trên hình ảnh và nội dung để mọi người khác trong cuộc họp dễ nắm bắt thông tin hơn.

3. Các tính năng chính của Whiteboard

Whiteboard trong Zoho Meeting có những tính năng nổi bật sau:

• Chèn và định dạng văn bản: Bạn có thể thêm text (văn bản) với nội dung mong muốn, tùy chỉnh phong cách font chữ, màu sắc, căn chỉnh, gạch đầu dòng, dùng marker (bút dạ quang)…
• Công cụ vẽ dễ sử dụng: Zoho Meeting cho phép người dùng vẽ hình chữ nhật, hình vuông, mũi tên… tô màu cũng như vẽ sơ đồ chỉ trong thời gian ngắn để minh họa cho text.
• Nhận diện hình dạng: Bảng trắng của Zoho Meeting còn có thể nhận diện các hình vẽ phác thảo và chuyển đổi chúng thành hình dạng hoàn chỉnh. Ví dụ, bạn muốn vẽ một hình tròn thì có thể vẽ tay méo mó một chút cũng được, Zoho sẽ tự động chuyển nó thành 1 hình tròn vuông vức và đẹp mắt.
• Chèn hình ảnh: Zoho Meeting hỗ trợ up và thêm hình ảnh vào bảng trắng chỉ với một cú nhấp chuột.

Ngoài ra, bạn cũng có thể lưu và tải bảng trắng xuống dưới dạng file hình ảnh ngay trong hoặc sau cuộc họp để phục vụ các mục đích cá nhân.

4. Hướng dẫn sử dụng Whiteboard trong Zoho Meeting

Bắt đầu tạo và chia sẻ whiteboard

Bất kỳ ai trong cuộc họp đều có thể tạo whiteboard và chia sẻ cho các thành viên khác. Để tạo và sử dụng whiteboard trong Zoho Meeting, các bạn làm theo những bước sau:

Bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp. Nhấn vào nút Share ở trên thanh công cụ họp ở phía dưới cùng.

Nhấn Whiteboard để tiếp tục.

Công cụ bút vẽ cho phép bạn vẽ, phác thảo, viết hoặc chèn hình ảnh trên bảng trắng. Bạn cũng có thể chọn màu bút hệt như công cụ Paint trên Windows.

Công cụ Marker cho phép bạn dùng viết dạ quang để làm nổi bật các nội dung đáng chú ý.

Bạn có thể thực hiện Undo và Redo tương tự nhiều nền tảng thiết kế, đồ họa khác.

Khi hoàn thành và không muốn sử dụng tiếp, bạn có thể nhấn Stop Sharing để tắt whiteboard.

Xem lại bảng trắng

Sau khi kết thúc cuộc họp, bạn có thể xem và tải bảng trắng ngay tại trang kết thúc cuộc họp. Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện như sau:

Đăng nhập vào Zoho Meeting, chọn tab Meeting ở bên tay trái → chọn tab “Past” để tiếp tục.

Ở đây, danh sách các buổi meeting đã tổ chức sẽ hiện lên cho bạn thấy. Cuối mỗi buổi meeting sẽ có 1 nút ba chấm. Bạn bấm vào đấy và chọn Whiteboard là được.

Khi đó, bảng trắng đã sử dụng trong buổi meeting sẽ hiện lên để bạn xem lại hoặc tải về.

5. Tạm kết

Tính năng Whiteboard trong Zoho Meeting mang lại nhiều lợi ích cho người dùng trong việc trình bày và minh họa ý tưởng một cách sinh động. Nhờ vào các công cụ vẽ và chèn hình ảnh, người dùng có thể dễ dàng tạo ra các sơ đồ, ghi chú, và giải thích trực quan. Đây là một công cụ không thể thiếu trong các cuộc họp trực tuyến, đặc biệt là đối với các nhóm làm việc từ xa và các buổi giảng dạy trực tuyến.