Hướng dẫn tạo và lên lịch họp trực tuyến với Zoho Meeting và những lưu ý bạn không nên bỏ qua

#1. Tạo cuộc họp ngay lập tức

Với Zoho Meeting, bạn có thể tạo cuộc họp ngay lập tức chỉ trong vòng 1 nốt nhạc để dễ dàng kết nối và làm việc nhóm ở bất kỳ đâu.

Phương pháp này phù hợp cho các cuộc họp khẩn cấp hoặc thảo luận ngắn. Người dùng không cần thiết lập phức tạp mà cuộc họp có thể bắt đầu bất cứ lúc nào khi cần. Bạn cũng dễ dàng chia sẻ link họp để mời người tham gia mà họ không cần phải đăng ký trước.

Để tạo cuộc họp ngay lập tức, bạn đăng nhập vào tài khoản Zoho Meeting → tại trang chủ bạn tìm và nhấn vào nút “Meet Now” để bắt đầu họp ngay.

Zoho Meeting sẽ mở ra 2 tùy chọn cho bạn lựa: Bạn chọn Audio Conferencing nếu muốn tổ chức cuộc họp chỉ có tiếng, chọn Video Conferencing nếu muốn có cả tiếng lẫn hình.

Sau đó, hệ thống sẽ cung cấp một đường link cuộc họp. Bạn có thể sao chép link này và chia sẻ với người tham dự qua email hoặc các ứng dụng trò chuyện như Zalo, WhatsApp, Messenger, Slack…

#2. Lên lịch họp trong tương lai

Để thiết lập 1 cuộc họp trong tương lai, bạn làm theo các bước sau:

Đăng nhập vào tài khoản Zoho Meeting → Nhấn vào nút “Schedule” để lên lịch.

Tại cửa sổ hiện ra, bạn cần đặt tên cho cuộc họp theo ý thích. Ví dụ, bạn có thể đặt là “Cuộc họp bàn giao công việc”, “Cuộc họp tổng kết tháng”, “Họp báo cáo cuối năm”…

Ở mục Meeting Type cũng tương tự như trên: Bạn chọn Audio Conferencing nếu muốn tổ chức cuộc họp chỉ có tiếng, chọn Video Conferencing nếu muốn có cả tiếng lẫn hình.

Cuối cùng, bạn nhập ngày, giờ và thời lượng mong muốn cho cuộc họp của bạn.

Lưu ý:

Thời lượng tối đa cho cuộc họp ở bản miễn phí của Zoho Meeting là 1 tiếng.

Mặc định, hệ thống sẽ tự động chọn múi giờ đã được thiết lập trong My Settings. Nếu cần, bạn có thể thay đổi múi giờ bằng cách nhấp vào menu thả xuống để chọn múi giờ khác.

Bạn kéo xuống và điền nội dung liên quan đến host (chủ trì) và Participants (Người tham gia), cụ thể:

• Host: Theo mặc định, bạn sẽ là người thuyết trình của chính các cuộc họp mà bạn lên lịch. Do đó, email tài khoản của bạn cũng sẽ hiện lên. Nếu muốn giao vai trò thuyết trình cho thành viên khác trong tổ chức thì bạn hãy lựa chọn trong menu thả xuống.
• Participants: Bạn thêm người tham gia bằng cách nhập địa chỉ email của họ. Hệ thống sẽ gửi thông báo đến cho họ qua em ail
• Agenda: Mục này để bạn nhập các nội dung chính của cuộc họp để người tham gia nắm được. Nếu không cần thì bạn có thể bỏ qua.

Bạn có thể nhấp vào More Options để thêm các tùy chọn khác nếu muốn, chẳng hạn như:

• Recurring Meeting: Bật lên lịch họp định kỳ, theo ngày, theo tháng hoặc theo năm. Bạn cũng có thể cài đặt để cuộc họp định kỳ kết thúc vào một ngày cụ thể nào đó hoặc sau một số lần lặp lại nhất định.
• Co-host: Chọn trong trường hợp bạn không phải là người chủ trì duy nhất mà có đồng chủ trì.
• Reminder: Thiết lập nhắc nhở qua email, có thể là 5, 10, 15 phút trước cuộc họp, hoặc theo thời gian bạn mong muốn. Email nhắc nhở sẽ được gửi đến người tham gia dựa trên cài đặt này.

Sau khi cài đặt xong thì bạn nhấn “Schedule” là hoàn thành.

#3. Lưu ý khi tạo cuộc họp với Zoho Meeting

Dưới đây là những lưu ý mà bạn không nên bỏ qua khi tạo cuộc họp với Zoho Meeting:

• Chỉ có host (chủ trì) hoặc người thuyết trình mới có thể đổi tên cuộc họp.
• Bạn chỉ có thể đổi tên cuộc họp tức thời trong vòng 1 giờ kể từ khi cuộc họp bắt đầu. Sau đó, bạn không thể đổi tên cuộc họp được nữa.
• Đối với cuộc họp đã lên lịch, bạn chỉ có thể đổi tên trước mốc “end time” (thời gian kết thúc) mà bạn cài đặt.
• Bạn có thể vào địa chỉ contacts.zoho.com để up danh sách contact và sử dụng khi thêm thành viên trong buổi họp của Zoho Meeting.

#4. Tạm kết

Chỉ với vài bước đơn giản, bạn có thể dễ dàng tạo cuộc họp với Zoho Meeting để kết nối với đồng nghiệp, đối tác hay khách hàng. Đừng quên những mẹo trên để tận dụng tối đa các tính năng mà Zoho Meeting mang lại nhé!

[EmbedSoftware ids="53"]