7 thuật ngữ cơ bản bạn cần biết để làm quen với Zoho Flow

1. Flow

Flow trong Zoho Flow là cách viết gọn của workflow (luồng công việc) nhưng về cơ bản thì nó cũng không quá khác biệt so với các nền tảng khác như Make.com hay n8n. Song, bạn chú ý flow sẽ là thuật ngữ để chỉ chung cho workflow lẫn scenario (kịch bản tự động hóa).

Trong 1 flow, bạn có thể kết nối hai hoặc nhiều ứng dụng lại với nhau để thực hiện các hành động tự động được thiết lập sẵn. Do đó, 1 flow sẽ bao gồm 1 trigger và 1 hoặc nhiều actions.

Ví dụ: Bạn có thể tạo ra 1 flow tự động gửi email qua Gmail khi có khách hàng mới trong Zoho CRM hoặc cập nhật thông tin 1 khách hàng nào đó.

2. Trigger

Trigger (Trình kích hoạt) trong Zoho Flow không khác biệt nhiều các nền tảng khác. Đây là sự kiện khởi đầu cho cả Flow, sẽ kích hoạt luồng công việc chạy.

Ví dụ: Trigger có thể kết nối với Zoho CRM. Mỗi khi có khách hàng mới được thêm vào Zoho CRM, thì trigger sẽ khởi động 1 flow để thực hiện các hành động tiếp theo.

Điểm đáng tiếc là Zoho Flow cũng chưa cho tạo nhiều trigger như n8n hay Latenode. Bù lại, khi bạn tạo trigger thì nó cho phép bạn chọn nhiều phương án như:

• App Trigger: Kích hoạt khi một sự kiện xảy ra trong một ứng dụng.
• Schedule Trigger: Kích hoạt flow một lần hoặc lặp lại theo lịch trình tùy chỉnh của bạn.
• Webhook Trigger: Loại kích hoạt này cho phép bạn lấy dữ liệu từ các ứng dụng bên thứ ba (có hỗ trợ webhook có thể cấu hình) vào Zoho Flow.

Bạn có thể chọn một trong các loại trigger này để bắt đầu flow của mình.

3. Action

Action (Hành động) là một nhiệm vụ/công việc mà 1 flow sẽ thực hiện. Mỗi bước trong suốt flow như chờ đợi, gửi email, kiểm tra email, thông báo… đều được coi là hành động.

Ví dụ, khi trigger khởi động 1 flow trong Zoho Forms, các hành động sau đó có thể là: (1) tạo hoặc cập nhật một liên hệ trong Zoho CRM của bạn, (2) gửi một tin nhắn trên Slack đến một kênh đã thiết lập sẵn, (3) gửi email đến Gmail cho khách hàng biết.

Bạn chú ý là số tiền phải chi trả cho Zoho Flow cũng phụ thuộc vào số lượng hành động mà 1 flow có thể thực hiện trong một tháng. Cụ thể, bản standard thấp nhất có giá 29 USD giới hạn 5.000 action/tháng. Do đó, nếu có nhu cầu cao hơn với Zoho Flow thì bạn cần đầu tư nhiều tiền hơn.

4. Connection

Connection đại diện cho các kết nối giữa Zoho Flow với các ứng dụng bên ngoài. Ví dụ, bạn có thể kết nối Zoho Flow với tài khoản Trello của mình hoặc tài khoản Gmail của đội nhóm. Trong trường hợp này, Zoho Flow sẽ lưu mọi thông số lại thành 2 connection, tương với 2 ứng dụng.

Để sử dụng một ứng dụng trong Flow, bạn cần thiết lập connection đồng thời đặt tên để dễ quản lý sau này. Bạn cũng có thể xóa và thay đổi thông tin connection bất cứ lúc nào nếu muốn.

5. Dashboard

Dashboard (Bảng điều khiển) là trung tâm quản lý trong Zoho Flow, nơi cung cấp tổng quan về trạng thái và hiệu suất của các flow mà bạn đã tạo. Tại đây, bạn có thể:

6. Execution

Nhiều người mới dùng không biết thường nhầm lẫn action với execution. Thực ra,

execution (thực thi) là khái niệm để chỉ 1 lần chạy của 1 Flow trong Zoho Flow, bao gồm toàn bộ các bước từ trigger đến các action.

Mỗi khi trigger xảy ra (chẳng hạn, một khách hàng mới được thêm vào Zoho CRM), flow sẽ được thực thi và tính là 1 lần execution, không quan trọng là thực thi thành công hay thất bại.

Do đó, execution cũng sẽ bao gồm cả trạng thái của từng lần chạy Flow (thành công, thất bại hoặc đang xử lý) và những thông số này sẽ được hiển thị trên dashboard.

Nếu một bước nào đó trong flow gặp lỗi (ví dụ: không thể kết nối với Slack), bạn có thể kiểm tra chi tiết trong lịch sử thực thi (Execution History) để tìm cách khắc phục.

7. Variables

Variables (Biến) là các giá trị tạm thời trong Zoho Flow, dùng để lưu trữ dữ liệu phát sinh trong quá trình chạy flow. Dữ liệu này có thể được tái sử dụng giữa các bước khác nhau trong cùng một Flow.

Ví dụ, bạn có một Flow tự động như sau:

• Trigger: Một biểu mẫu khách hàng tiềm năng mới được gửi qua Zoho Forms.
• Action 1: Lấy thông tin "Tên khách hàng" từ biểu mẫu. Dữ liệu sẽ được lưu vào một biến có tên là customerName.
• Action 2: Gửi email chào mừng với nội dung: "Chào [customerName], cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi." Lúc này, biến customerName có thể tái sử dụng để bạn lấy tên khách hàng cũng như trong nhiều action sau đó.

Việc nắm vững các thuật ngữ trên sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc thiết kế và quản lý quy trình tự động hóa với Zoho Flow. Hy vọng bài viết này sẽ trở thành tài liệu tham khảo hữu ích để bạn bắt đầu làm quen và sử dụng Zoho Flow một cách chuyên nghiệp.