Hướng dẫn triển khai workflow với n8n đơn giản, nhanh chóng

1. Workflow là gì?

Hiểu đơn giản, workflow là một chuỗi các hành động được thiết lập sẵn từ trước, kết nối với nhau để tự động hóa một quy trình nào đó.

Trong n8n, mỗi hành động trong workflow sẽ được gọi là một node (tạm dịch: nút). Nó cũng tương tự như module trong Make.com, chỉ khác về tên gọi mà thôi. 

Một workflow có thể đơn giản với ít node, hoặc phức tạp với nhiều node tùy vào cách thiết kế của bạn. Tất nhiên, bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tận dụng bộ template mà n8n đã xây dựng sẵn. 

Nhưng trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn bạn các bước tự tạo một workflow đơn giản hoàn toàn thủ công, từ đó có thể làm chủ n8n tốt hơn.

2. Hướng dẫn các bước triển khai workflow với n8n 

Bước 1: Lên ý tưởng

Để đỡ mất thời gian, bạn cần suy nghĩ và lên ý tưởng trước khi bắt tay vào tạo workflow trong n8n.

Trong bài viết này, mình sẽ triển khai một workflow đơn giản trong n8n, đó là tạo quy trình tự động gửi email thông báo khi có một sự kiện xảy ra, cụ thể là khi một Google Sheet được cập nhật. 

Để triển khai ý tưởng này, bạn cần có 2 node là:

• Node Google Sheets
• Node Gmail

Bước 2: Tạo trigger

Trigger chính là nút khởi động, bắt đầu toàn bộ workflow của bạn.  

Đăng nhập vào tài khoản n8n của bạn → bấm vào nút Create Workflow (màu cam trên cùng bên phải) hoặc nút Start from scratch (ở giữa màn hình).

Bạn thêm một trigger bằng cách chọn dấu + Add first step....

Một hộp thoại như hình sẽ hiện ra.

Bạn tìm và chọn Google Sheets.

Chọn tiếp On row added.

Một hộp thoại như hình sẽ hiện ra. Nếu bạn chưa kết nối n8n với Google Sheets thì cần phải kết nối tài khoản. Nếu đã kết nối thì chọn tài khoản trong danh sách Select Credential và tiếp tục.

Bước 3: Tạo và kết nối module 

Lúc này, bạn sẽ thấy Google Sheets Trigger đã được tạo → Bạn tiếp tục bấm vào dấu + bên phải Google Sheets Trigger để tạo tiếp module mới, kết nối nó với trigger.

Trong trường hợp này, mình sẽ tìm Gmail và chọn Send a message. Tương tự như trên, một hộp thoại sẽ hiện ra yêu cầu bạn kết nối Gmail với n8n. Nếu đã kết nối, bạn chỉ cần chọn tài khoản trong danh sách Select Credential và tiếp tục.

Lúc này, module Gmail đã được tạo ra và kết nối với trigger Google Sheets. 

Mỗi khi có một hàng mới được thêm vào Google Sheets, workflow của n8n sẽ tự động kiểm tra và cập nhật, sau đó gửi một email thông báo. Nếu muốn, bạn cũng có thể thiết lập thêm nội dung email thông báo nữa đấy.

Bước 4: Chạy và test workflow

Sau khi hoàn tất các bước trên, việc bạn cần làm là chạy và kiểm tra workflow. Với người chuyên nghiệp hoặc đã quen dùng n8n, đây vẫn là một quy trình quan trọng mà không ai nên bỏ qua.

Để chạy workflow thủ công, bạn chỉ cần bấm nút Test Workflow ở dưới cùng màn hình. Ngay lập tức, n8n sẽ thông báo cho người dùng biết workflow có lỗi hay không.

Nếu không có bất kỳ lỗi nào xảy ra thì bạn đã có thể đưa workflow vào sử dụng thực tế. Ngược lại, nếu có lỗi thì bạn cần suy nghĩ xem vấn đề nằm ở đâu và xử lý triệt để. 

Ví dụ trong bài viết đơn giản, nhưng bạn có thể tùy chỉnh thêm nhiều node và hành động khác để mở rộng khả năng của workflow theo yêu cầu công việc của bạn!

3. Tạm kết

Về cơ bản, việc triển khai workflow trong n8n cũng khá giống với nhiều nền tảng khác như Make.com hay Zapier. Song, các thao tác thì có thể khác đôi chút, dễ khiến nhiều người dùng mới loay hoay. Hy vọng qua bài viết của BENOCODE, các bạn đã nắm được các bước triển khai workflow với nền tảng tự động hóa nổi tiếng này rồi nhé!