Giải pháp chuyển đổi số vận hành hiệp hội

1. Tổng quan 

Các hiệp hội thường gặp khó khăn với những công việc quản lý thủ công phức tạp: từ nhập liệu hội viên, theo dõi đóng phí, đến tổ chức sự kiện. Những quy trình này không chỉ mất thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót, gây áp lực lớn cho đội ngũ quản lý.

Ứng dụng quản lý hiệp hội được phát triển như môt Zalo mini app ra đời như một giải pháp chuyển đổi số toàn diện, giúp các hiệp hội tối ưu hóa quy trình làm việc. Từ việc quản lý hội viên dễ dàng nhờ nhập liệu tự động, phân loại thông minh; đến hỗ trợ thu phí chính xác, nhanh chóng với tính năng tạo phiếu thu online và thống kê chi tiết. Hệ thống còn giúp tổ chức sự kiện, khóa học trở nên chuyên nghiệp và tiện lợi hơn nhờ tính năng quản lý vé, thông báo tự động; và quảng bá nhà tài trợ.

Với ứng dụng này, các hiệp hội không chỉ giảm bớt khối lượng công việc thủ công mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, tạo sự chuyên nghiệp và kết nối chặt chẽ hơn với hội viên. Đây chính là “trợ lý số” mà các hiệp hội hiện đại không thể bỏ qua.

2. Giải pháp cứu cánh cho hiệp hội

Nếu bạn từng điều hành một hiệp hội, chắc chắn bạn sẽ hiểu những rắc rối không hồi kết khi phải quản lý hội viên, thu phí và tổ chức các khóa học, sự kiện. Đôi khi, cảm giác như mọi thứ rối tung lên, còn bạn thì quay cuồng với đống giấy tờ và bảng tính. Hiểu được sự khó khăn ấy, chúng tôi đã phát triển một ứng dụng chuyển đổi số hỗ trợ các hiệp hội giải quyết mọi vấn đề tưởng chừng như “không lối thoát” ấy.

2.1  Quản lý hội viên – “Ai còn hoạt động? Ai đã rút? Nhắc hẹn sinh nhật? Hàng tá sự vụ khiến tổ công tác hết sức đau đầu!”

Quản lý danh sách hội viên là công việc tưởng dễ nhưng lại rất đau đầu. Nhập liệu thủ công từng cái tên, kiểm tra từng thông tin, rồi phân loại ai còn hoạt động, ai đã nghỉ... thực sự là nhiệm vụ khó nhằn! Thêm vào đó, đến sinh nhật hay kỷ niệm của hội viên mà bạn quên mất thì thôi rồi, cả năm nhớ hẹn thì không sao, một lần quên thì cả hiệp hội đều biết!

Ứng dụng tích hợp với nền tảng no-code Cubable làm cơ sở lưu trữ dữ liệu có giao diện trực quan và dễ sử dụng khiến việc nhập liệu chỉ còn là chuyện nhỏ. Dữ liệu từ file Excel hoặc form website được đồng bộ chỉ trong một nốt nhạc. Hệ thống còn có bộ lọc có thể phân tầng nhiều lớp điều kiện, giúp bạn dễ dàng phân loại hội viên theo trạng thái hoạt động hay tình trạng đóng phí, ai thường tham gia các khóa học và tình trạng điểm danh ra sao,... Chưa hết, việc xác thực thông tin hội viên giờ đây cũng nhanh chóng vô cùng nhờ vào việc chạy nền trên Zalo như một Zalo mini app. Chỉ cần vài thao tác nhập liệu, mọi thông tin của hội viên sẽ được kiểm tra, đối chiếu và xác nhận hoàn toàn tự động.

Điểm mình cực thích là tính năng thiết lập các luồng tự động hóa, giúp tối ưu các thao tác rườm rà mà trước đây chúng ta chỉ có thể thực hiện rất thủ công. Từ việc nhắc hẹn sinh nhật sinh nhật, ngày kỷ niệm doanh nghiệp đến lịch học, sự kiện. 

2.2 Thu phí – “Thu được một đồng, ghi nhầm mất hai đồng”

Mỗi kỳ thu phí, bạn phải ngồi dò từng khoản, kiểm tra ai đóng, ai chưa. Việc làm thủ công này dễ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, sót tên, sai số liệu; sau đó còn phải gửi tin nhắn, email xác nhận lịch học, nhắc nhở từng người – đúng kiểu làm kế toán không lương.

Cubable giúp quản lý chi tiêu

Với Cubable, hệ thống tự động hóa toàn bộ quy trình thu phí. Bạn có thể tạo phiếu thu trực tuyến, gửi đến hội viên qua App trên Zalo để họ thanh toán ngay. Mọi giao dịch được ghi nhận rõ ràng, tránh sai sót, mà bạn cũng chẳng cần gọi điện nhắc nhở từng người.

Điểm cộng lớn là tính năng thống kê chi tiết, giúp bạn biết ngay tổng số tiền thu được, khoản phí nào chiếm tỷ lệ cao, số lượng tham gia/ không tham gia trong một lớp, sự kiện... trên một bảng báo cáo trực quan. Tất cả chỉ trong vài giây, không còn phải căng thẳng ngồi đối chiếu từng con số.

2.3 Tổ chức sự kiện – “Chạy sự kiện mệt hơn chạy marathon”

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện thì đã khó, mà quản lý vé, khách mời, gửi thông báo, chia sẻ thông tin lại còn khó gấp đôi. Chưa kể, đến lúc sự kiện diễn ra, bạn có thể mệt đến nỗi chẳng kịp tận hưởng niềm vui.

Nhưng với Cubable, mọi chuyện đơn giản hơn nhiều. Bạn chỉ cần tạo nội dung sự kiện, chọn giá vé cho từng nhóm khách (hội viên, khách mời, khách lẻ), rồi thiết lập ngày giờ mở bán – xong! Không phải lo lắng gì nữa. Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở trước sự kiện, đảm bảo ai cũng nhớ lịch.

Quản lý sự kiện tối ưu

2.4 Tạo và chia sẻ bài viết

Ngoài các tiện ích trên, ứng dụng còn tích hợp tính năng blog, cho phép hiệp hội đăng tải thông báo, tin tức và các thông tin liên quan. Tính năng này hoạt động như một nền tảng chia sẻ kiến thức, nơi mọi thành viên trong hiệp hội đều có cơ hội viết bài và chia sẻ hiểu biết của mình về các lĩnh vực chuyên môn.

2.5 Tài trợ

Tính năng này giúp các nhà tài trợ trở nên nổi bật hơn trong mắt các thành viên hiệp hội, khi logo của họ sẽ được hiển thị một cách ấn tượng mỗi khi truy cập vào ứng dụng. Đồng thời, tính năng này còn hỗ trợ phân loại nhà tài trợ theo từng cấp bậc dựa trên hạn mức do hiệp hội quy định. 

Việc quản lý nhà tài trợ cũng trở nên đơn giản hơn nhờ khả năng tích hợp với Cubable, đóng vai trò là cơ sở dữ liệu để lưu trữ và cập nhật thông tin. Người quản lý có thể dễ dàng thêm hoặc xóa nhà tài trợ một cách nhanh chóng và thuận tiện.

3. Lợi ích và tầm nhìn chiến lược lâu dài

Chuyển đổi số không chỉ giúp công việc hàng ngày của hiệp hội trở nên nhẹ nhàng hơn mà còn mở ra cơ hội phát triển bền vững trong tương lai. Với ứng dụng quản lý hiệp hội, mọi quy trình từ quản lý hội viên đến tổ chức sự kiện đều được thực hiện một cách trơn tru, giúp hiệp hội hoạt động chuyên nghiệp hơn và tăng cường sự gắn kết với các thành viên. 

Điều này không chỉ tạo niềm tự hào và động lực để hội viên cống hiến, mà còn khuyến khích họ chia sẻ về hiệp hội, thu hút thêm nhiều đồng minh và góp phần phát triển hội viên cả về số lượng lẫn chất lượng.

3.1 Vận hành hiệu quả

Ứng dụng quản lý hiệp hội chính là trợ thủ đắc lực khi giờ đây, bạn không còn phải bận lòng về giấy tờ chồng chất, danh sách hội viên dài dằng dặc hay lịch sự kiện dày đặc, mọi công việc đều được xử lý nhanh chóng và gọn gàng chỉ với vài cú click chuột. Ví dụ, khi cần tổ chức một cuộc họp quan trọng, bạn chỉ cần nhập thông tin, hệ thống sẽ tự động lên lịch và gửi thông báo đến tất cả thành viên, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.

3.2 Tăng trưởng hội viên

Có ai mà không thích được quan tâm chứ? Một ứng dụng chuyên nghiệp giúp bạn giữ chân hội viên bằng những hành động nhỏ nhưng có võ. Chẳng hạn, đến sinh nhật, phần mềm tự động gửi lời chúc được tùy chỉnh nội dung theo từng người, tạo cảm giác quan tâm và đặc biệt cho người được chúc.

3.3 Thu hút tài trợ

Hội viên muốn doanh nghiệp của mình được xuất hiện trên ứng dụng có thể đóng góp một khoản phí và coi đó như một hình thức hỗ trợ cho hoạt động của hiệp hội. Đây là cơ hội để doanh nghiệp gia tăng độ nhận diện và khẳng định vị thế trong cộng đồng, đồng thời góp phần vào sự phát triển chung của tổ chức.

Thu hút tài trợ

3.4 Tổng hợp và phân tích dữ liệu

Do được tích hợp với Cubable làm cơ sở dữ liệu, bạn sẽ dễ dàng thiết lập các biểu đồ, báo cáo trực quan giúp tổng hợp thông tin và đọc vị dữ liệu hiệu quả. Bạn sẽ biết ngay hội viên thích gì, cần gì để tối ưu hoạt động. Ví dụ, nếu phần lớn hội viên tham gia các buổi workshop vào cuối tuần, bạn cứ mạnh dạn tổ chức thêm vào thứ Bảy, đảm bảo số lượng hội viên đăng ký tham gia và góp mặt sẽ tăng mạnh.

4. Tạm kết

Ứng dụng quản lý hiệp hội không chỉ là một công cụ hỗ trợ mà còn là giải pháp chuyển đổi số toàn diện, giúp các hiệp hội vận hành hiệu quả, chuyên nghiệp và giảm tải những công việc đơn giảm nhưng lại tốn khá nhiều thời gian mà lại dễ dẫn đến sai sót. Với sự hỗ trợ của ứng dụng này, các hiệp hội có thể tập trung hơn vào sứ mệnh chính của mình – xây dựng cộng đồng mạnh mẽ và bền vững. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp để xây dựng một ứng dụng tương tự cho tổ chức của mình, hãy để lại thông tin và đội ngũ của chúng tôi sẽ liên hệ để tư vấn chi tiết.