Hướng dẫn lên lịch tự động hóa cho scenario với Make.com từ đơn giản đến chuyên nghiệp

1. Vì sao phải lên lịch cho scenario?

Scheduling (tạm dịch: Lên lịch) là bước cuối cùng nhưng cũng là quan trọng nhất trong quá trình triển khai workflow với Make.com. Nó đảm bảo workflow luôn hoạt động đúng cách, đúng thời gian đã định và phù hợp với nhu cầu công việc của bạn.

Thông qua các tùy chọn trong Make.com, bạn có thể quyết định workflow chạy 1 lần duy nhất hay lặp đi lặp lại với tần suất và thời gian mà bạn mong muốn.

Ví dụ, trong hình là một scenario khá cơ bản và phổ biến trong Make.com với 2 module. Mục đích là mỗi khi có thư mới đến Gmail thì Make.com sẽ lưu thông tin vào Google Sheets để tiện thống kê.

Trong trường hợp này, bạn sẽ thấy module Gmail là trigger và nó có 1 biểu tượng đồng hồ nho nhỏ ở góc bên trái.

Với scenario này, bạn có thể cài đặt để Gmail chạy một lần duy nhất trong ngày hoặc chạy liên tục mỗi 4 giờ, hoặc chạy hai lần trong tuần đều được, rất linh hoạt.

Ở nội dung tiếp theo, mình sẽ mách bạn các bước lên lịch cơ bản và nâng cao cho scenario trong Make.com nhé!

2. Các bước lên lịch cơ bản

Để lên lịch đơn giản cho scenario, bạn bấm vào mục Every 15 minutes bên cạnh nút Run Once.

Cửa sổ Schedule setting sẽ hiện ra, cho phép bạn cài đặt chạy scenario tự động theo ý muốn, có thể là theo giờ, theo ngày, theo tháng…

Ở mục Run scenario, bạn bấm vào thì sẽ có các tùy chọn sau:

• At regular intervals: Đây là tùy chọn mặc định, để thiết lập khoảng thời gian scenario chạy và lặp lại, ví dụ mỗi 15 phút, 30 phút, 60 phút.
• Once: Chạy kịch bản một lần duy nhất.
• Every day: Chạy kịch bản mỗi ngày.
• Days of the week: Chạy kịch bản vào các ngày cụ thể trong tuần (ví dụ: thứ Hai, thứ Tư, thứ Sáu).
• Days of the month: Chạy kịch bản vào các ngày cụ thể trong tháng (ví dụ: ngày 1, ngày 15, ngày cuối tháng).
• Specified dates: Chạy kịch bản vào những ngày được chỉ định trước (ví dụ: ngày 1/1/2024, ngày 25/12/2024).
• On demand: Chỉ chạy kịch bản khi được kích hoạt thủ công.

Trong trường hợp này, mình sẽ để tùy chọn mặc định là At regular intervals.

Ở phần Minutes bên dưới, mình chọn 60. Tức 60 phút → scenario sẽ lặp lại mỗi giờ một lần.

Sau khi thiết lập xong, bạn bấm OK là xong.

3. Các bước lên lịch nâng cao

Mở kịch bản Make.com mà bạn muốn lên lịch → chọn biểu tượng đồng hồ nhỏ ở góc bên trái của trigger. Ví dụ trong trường hợp này là module Gmail.

Cửa sổ Schedule setting sẽ hiện ra. Bạn chú ý phần Run Scenario và nhớ chọn At regular intervals ở mức 60, tức lặp lại scenario 1 lần mỗi 60 phút (hay 1 giờ).

Bạn kéo xuống phần Advanced Scheduling và nhấn Add item.

Bạn sẽ thấy cửa sổ Schedule setting sẽ được mở rộng ra. Mục Item 1 sẽ hiện ra như hình minh họa, cho phép bạn cài đặt chuyên sâu hơn về thời gian.

Ở mục Time from, bạn có thể chọn mốc bắt đầu khung thời gian chạy scenario. Trong ví dụ này, mình sẽ đặt là 9:05 tức 9 giờ 5 phút sáng.

Tương tự, ở mục Time to thì bạn có thể chọn mốc kết thúc khung thời gian chạy scenario. Trong ví dụ này, mình sẽ đặt là 17:00 tức 5 giờ chiều.

Ở mục Days, các bạn có thể thiết lập những ngày cụ thể mà scenario sẽ khởi chạy. Ví dụ, mình chọn thứ Hai và thứ Tư. Các bạn hoàn toàn có thể thay đổi theo mục đích riêng.

Tương tự, ở mục Months ta có thể thiết lập những tháng mà scenario sẽ khởi chạy. Trong trường hợp này mình chọn tất cả các tháng, tức là scenario sẽ chạy cả năm.

Sau khi chọn xong thì các bạn nhấn OK là được.

Bạn thấy đấy, với ví dụ minh họa này thì mình đã cài đặt để scenario chạy mỗi giờ một lần trong khung giờ từ 9 giờ 5 phút sáng – 5 giờ chiều, vào mỗi thứ Hai và thứ Tư hàng tuần.

Như vậy, schedule setting sẽ cho phép bạn lên lịch cho workflow chi tiết đến từng phút, giờ, ngày, tháng và năm.

4. Tạm kết

Các tùy chọn trong Make.com giúp bạn linh hoạt hơn trong việc thiết lập lịch trình chạy cho các workflow, chi tiết đến từng phút từng giây. Bạn có thể điều chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu và yêu cầu công việc của mình nhé!