4 mẹo hay bỏ túi giúp bạn “đạp gió rẽ sóng” với Zoho Flow

 1. Luôn kiểm tra định dạng ngày tháng

Ngày/tháng là thông tin khá quan trọng và phổ biến trong Zoho Flow nhưng nó cũng có thể là nguyên nhân gây lỗi, khiến cơ sở dữ liệu của bạn gặp vấn đề sau này. Cụ thể, định dạng ngày/tháng mặc định của Zoho Flow có thể không trùng khớp với định dạng ngày/tháng của các nền tảng khác, khiến flow bị lỗi và không hoạt động như mong muốn.

Ví dụ, khi kết nối Zoho Flow với Zoho CRM để tạo một contact mới – lưu thông tin của khách hàng, bạn có thể thêm ngày tạo contact vào cơ sở dữ liệu. Song, Zoho Flow có thể lưu là 2024-12-24 trong khi Zoho CRM lại lưu là 24 Dec 2024. Điều này rất dễ dẫn đến sự cố trong tương lai.

Tai hại hơn, nếu ngày/tháng là 02-02-2024 thì chúng ta sẽ khó biết rằng nó đang được định dạng theo chuẩn ngày-tháng-năm hay tháng-ngày-năm.

May mắn là Zoho Flow cho phép người dùng định dạng (format) lại ngày tháng bất cứ lúc nào cần lưu dữ liệu. Do đó, bạn nên chủ động kiểm tra và định dạng ngày/tháng một cách nhất quán khi thiết lập các action trong flow, đặc biệt là khi chuyển dữ liệu giữa các nền tảng với định dạng ngày/tháng khác nhau.

Việc làm này không mất nhiều thời gian mà sẽ giúp bạn tránh được những sự cố không đáng có liên quan đến dữ liệu trong tương lai.

2. Thận trọng với tính năng Auto Arrange

Tính năng Auto Arrange (sắp xếp tự động) trong Zoho Flow nghe có vẻ khá hữu ích. Nó được quảng cáo là có thể tự động phân tích và tổ chức, “hô biến” 1 flow rối rắm trở thành một 1 flow có bố cục gọn gàng, ngăn nắp hơn.

Nhưng thực tế, tính năng Auto Arrange không thực sự hiệu quả với các flow phức tạp, kết nối nhiều ứng dụng và có nhiều action. Nó có thể “chữa lợn lành thành lợn què”, làm mọi thứ trở nên tệ hơn thay vì tốt hơn.

Phần lớn người dùng than phiền rằng Auto Arrange mang đến kết quả tệ với các flow có từ 100-200 hành động trở lên. Còn với những flow đơn giản thì việc sắp xếp thủ công đôi khi cũng không quá mất nhiều thời gian của bạn.

Do đó, thay vì lạm dụng Auto Arrange thì tốt nhất bạn nên chủ động thiết kế và tổ chức flow của mình ngay từ đầu, phân chia các bước rõ ràng và hợp lý theo từng nhóm chức năng. Ngoài ra, thường xuyên kiểm tra và tinh chỉnh bố cục khi thêm hoặc sửa đổi các bước mới để giữ cho flow luôn dễ đọc và dễ quản lý.

3. Đặt tên action rõ ràng, cụ thể

Không phải ngẫu nhiên mà các nhà phát triển Zoho Flow lại tính tiền dựa trên số action (hành động) của flow. Bởi lẽ, 1 flow có thể bao gồm nhiều, thậm chí lên đến hàng trăm, hàng ngàn hành động khác nhau.

Thế nên, việc đặt tên action một cách rõ ràng và chính xác trong 1 flow là rất quan trọng, giúp bạn tránh bị nhầm lẫn sau này từ đó phát sinh lỗi.

Ví dụ, nếu bạn chỉ đặt 1 action chung chung như "Tạo hoặc Cập nhật Module" thì rất khó hiểu, đặc biệt khi flow của bạn có nhiều action tương tự. Thay vào đó, hãy đặt tên chi tiết hơn như "Tạo khách hàng mới" hoặc "Cập nhật trạng thái đơn hàng trong ngày" để dễ nhận biết.

Việc đổi tên action trong Zoho Flow cũng khá đơn giản, có thể thực hiện bằng một thao tác là đặt con chuột vào tên của chúng. Do đó, bạn nên dành thời gian cập nhật tên của các action ngay khi thiết lập, đảm bảo tính rõ ràng và dễ quản lý cho flow của mình.

4. Quản lý kết nối và giới hạn quyền admin

Zoho Flow có thể kết nối hơn 850 ứng dụng. Con số này khá khiêm tốn so với Zapier (hơn 5.000 ứng dụng) hoặc Make.com (hơn 2.000). Song, nếu bạn không biết cách quản lý các connection (kết nối) trong Zoho Flow thì khá tai hại.

Hãy tưởng tượng mỗi ứng dụng cần có ít nhất 1 connection (cho 1 tài khoản). Nếu bạn sử dụng hết 850 ứng dụng thì cần phải có 850 connection. Và nếu bạn có nhiều tài khoản hơn (như một người thường sẽ có nhiều địa chỉ email khác nhau) thì số connection có thể tăng lên gấp đôi, gấp ba.

Chưa kể, connection bị lỗi cũng là một vấn đề khá phổ biến khiến flow không hoạt động trong Zoho Flow.

Một lời khuyên khá hữu ích là bạn nên giới hạn quyền admin trong Zoho Flow. Khi xây dựng flow trong Zoho Flow, doanh nghiệp hoặc đội nhóm nên sử dụng tài khoản admin cấp cao, hoàn toàn tách biệt với tài khoản cá nhân. Tài khoản admin có thể sử dụng email chung như admin@yourdomain.com, để tránh gián đoạn do sự thay đổi nhân sự trong tương lai.

Tài khoản admin này cũng là tài khoản duy nhất được tạo và quản lý các connection trong Zoho Flow. Nếu một flow có lỗi hay gặp vấn đề gì đó, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra và phát hiện lỗi hơn, từ đó tiết kiệm thời gian làm việc hơn.