Hướng dẫn import dữ liệu để chuyển quy trình kinh doanh từ Zoho CRM sang Zoho Bigin

1. Giới thiệu

Zoho CRM và Zoho Bigin đều là hai công cụ quản lý khách hàng nổi tiếng và mạnh mẽ của Zoho. Song, chúng lại phục vụ cho các nhu cầu khác nhau, đáp ứng các đối tượng khác nhau.

Zoho CRM phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn và phức tạp, trong khi Zoho Bigin được thiết kế gọn nhẹ, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các nhóm bán hàng mới bắt đầu.

Nhiều trường hợp doanh nghiệp sử dụng cả Zoho CRM lẫn Zoho Bigin như muốn tối ưu hóa quy trình quản lý khách hàng dựa trên từng nhóm bán hàng hoặc tình huống cụ thể. Ví dụ, Zoho CRM dùng để quản lý cơ sở dữ liệu tổng thể còn Zoho Bigin sẽ tách khách hàng theo khu vực, quận, huyện.

Do đó, việc chuyển dữ liệu từ Zoho CRM sang Zoho Bigin là rất quan trọng. Tiếc là Zoho Bigin không cho bạn kết nối trực tiếp với Zoho CRM để đồng hóa dữ liệu mà bạn phải làm các bước thủ công.

Ở nội dung bên dưới, mình sẽ hướng dẫn bạn export dữ liệu từ Zoho CRM để “chuyển nhà” sang Zoho Bigin nhé!

2. Các bước thực hiện chi tiết

Bước 1: Export dữ liệu từ Zoho CRM

Trước tiên, bạn cần phải export dữ liệu trong Zoho CRM ra thành file để sử dụng. Bạn  đăng nhập vào Zoho CRM → kiểm tra lại dữ liệu, loại bỏ các bản ghi bị trùng lặp và đảm bảo các thông tin đều chính xác.

Sau đó, bạn bắt đầu export dữ liệu bằng cách bấm vào mục Setup ở góc trên cùng bên phải.

Tìm mục Data Administration > Export

Bấm vào Start an Export để bắt đầu.

Chọn module mà bạn cần xuất dữ liệu. Ở đây, chúng ta cần đồng bộ hóa quy trình kinh doanh giữa hai nền tảng nên cần chọn module Deals – tức các giao dịch kinh doanh cụ thể.

Ở mục Deals Custom View và Fields thì bạn để mặc định, Zoho CRM sẽ tự động lưu tất cả các dữ liệu cần thiết.

Xong thì bạn bấm Export, sẽ có 1 file CSV được tải về máy.

Bước 2: Kiểm tra và chỉnh sửa file dữ liệu

Thực ra chúng ta đã kiểm tra dữ liệu ở trên rồi, nhưng để đảm bảo hai nền tảng đồng nhất thì bạn nên kiểm tra lại file dữ liệu 1 lần nữa. Bạn mở file và xem thử các trường thông tin trong file và các dữ liệu trong Zoho Bigin có đồng nhất hay không.

Mỗi trường nên được tổ chức thành 1 cột trong Excel, như hình sau:

Ví dụ, trong file có cột “Remark” – tức là ghi chú. Dù cột này không có nội dung gì thì bạn cũng nên tạo 1 trường dữ liệu “Remark” trong Zoho Bigin để tránh việc 2 nền tảng xung đột và gây lỗi.

Một tình huống hiếm gặp là file CSV sẽ bị lỗi font chữ hoặc ký tự. Do đó, bạn nên kiểm tra để đảm bảo tệp CSV sử dụng mã hóa UTF-8 để tránh lỗi ký tự.

Nếu cảm thấy mọi thứ chắc chắn và yên tâm thì bạn có thể bỏ qua bước này.

Bước 3: Import dữ liệu vào Zoho Bigin

Để import dữ liệu từ Zoho CRM sang Zoho Bigin, hãy làm theo các bước sau:

Đăng nhập vào Zoho Bigin → Bấm vào mục Deal (nút màu xanh lá cây) → chọn Import Deals.

Lúc này, Zoho Bigin sẽ yêu cầu bạn chọn file cần xử lý. Bạn có thể bấm vào mục “Upload” → tìm file dữ liệu Zoho CRM ở trên, hoặc bạn cũng có thể kéo file đó và thả trực tiếp vào cửa sổ trình duyệt web cũng được.

Mình sẽ chọn tệp CSV đã chuẩn bị từ Zoho CRM và tiếp tục.

Ở bước tiếp theo, bạn chọn “Add as new Deals” và bấm Next.

Zoho Bigin sẽ yêu cầu bạn ánh xạ (mapping) các trường dữ liệu.Bạn hãy đảm bảo các cột trong tệp CSV sẽ tương ứng với các trường thông tin trong Zoho Bigin. Ví dụ:

•  Full Name → Tên đầy đủ
•  Email → Email
•  Phone → Số điện thoại

Thông thường thì Zoho Bigin sẽ tự ánh xạ và không có bất kỳ vấn đề gì xảy ra. Nếu không, bạn có thể bấm “Apply Auto Mapping” để kích hoạt hoặc tự kiểm tra thủ công.

Sau đó, bạn bấm Next để tiếp tục.

Bấm “Yes” để xác nhận.

Bấm “Finish” là xong.

Bên cạnh việc import dữ liệu để chuyển quy trình kinh doanh từ Zoho CRM sang Zoho Bigin, bạn cũng có thể áp dụng các bước trên để chuyển dữ liệu cần thiết khác, như về Leads, Contacts hay Companies…

3. Tạm kết

Bạn thấy đấy, các bước thực hiện import dữ liệu để chuyển quy trình kinh doanh từ Zoho CRM sang Zoho Bigin cũng khá đơn giản và dễ dàng. Hy vọng bài viết này giúp bạn thực hiện quá trình chuyển đổi dữ liệu một cách dễ dàng và hiệu quả! Nếu cần hỗ trợ thêm, đừng ngại liên hệ với BENOCODE để được hỗ trợ tốt nhất nhé!