Hướng dẫn sử dụng Monday.com từ A-Z Cho Người Mới Bắt Đầu

1. Monday.com là gì?

Monday.com là một nền tảng đám mây mạnh mẽ, cho phép các doanh nghiệp tạo ra các công cụ và ứng dụng quản lý công việc theo cách riêng của mình. Nói nôm na, đây chính là "vị trợ lý ảo" giúp bạn tổ chức công việc một cách mượt mà và dễ dàng, không cần phải loay hoay với những đống file hay bảng tính lộn xộn. Từ những bước đầu tiên, Monday.com đã không ngừng phát triển, tích hợp các tính năng tự động hóa, tạo ra các quy trình làm việc thông minh và thậm chí xây dựng cộng đồng người dùng rộng lớn.

Vào ngày 10 tháng 6 năm 2021, Monday.com đã chính thức bước vào một kỷ nguyên mới khi trở thành công ty đại chúng niêm yết trên sàn Nasdaq. Đến nay, nền tảng này đã chinh phục hơn 225.000 khách hàng trên toàn cầu, giúp họ biến những ý tưởng công việc thành hiện thực. Và đừng quên, hành trình của Monday.com vẫn chỉ mới bắt đầu!

2. Các bước chuẩn bị để sử dụng Monday.com

Để bắt đầu với Monday.com, việc chuẩn bị tài khoản và thiết lập là bước đầu tiên cực kỳ quan trọng. Hãy cùng mình khám phá quy trình đăng ký và thiết lập tài khoản cực kỳ dễ dàng nhé!

• Bước 1: Đăng ký tài khoản
  Truy cập vào website Monday.com và chọn "Sign Up" để bắt đầu. Bạn có thể đăng ký nhanh chóng bằng tài khoản Google hoặc chỉ cần cung cấp email của mình. 
• Bước 2: Cung cấp thông tin cơ bản
  Sau khi nhập email, bạn sẽ điền đầy đủ thông tin cá nhân như tên, mật khẩu và tên tài khoản. Đừng quên chọn vai trò công việc của bạn trong công ty để Monday.com có thể "gợi ý" các tính năng phù hợp với công việc của bạn.
• Bước 3: Lựa chọn các tính năng bạn cần

Tùy vào mục đích sử dụng (ví dụ: quản lý dự án, tiếp thị, v.v.), bạn sẽ chọn các tính năng phù hợp để giúp đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả hơn. Sau khi chọn xong, Monday.com sẽ tự động tạo ra một bảng điều khiển cho bạn!

• Bước 4: Mời thành viên tham gia
  Sau khi thiết lập tài khoản, bạn có thể mời các thành viên trong nhóm gia nhập dự án ngay lập tức. Còn nếu bạn chưa sẵn sàng, đừng lo lắng, bạn có thể mời sau khi đã hoàn thành các bước cấu hình.

3. Hướng dẫn sử dụng Monday.com

Monday.com là công cụ tuyệt vời giúp bạn tổ chức công việc và hợp tác với các thành viên trong nhóm, cho dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hay là một phần của một tập đoàn lớn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Monday.com, được trình bày dễ hiểu và trực quan: 

3.1 Bước 1: Tạo Workspace mới

Khi mới bắt đầu, bạn sẽ thấy một "Workspace" mới xuất hiện ở bên trái màn hình. Workspace là nơi mà cả đội hoặc phòng ban cùng làm việc trên một dự án chung.

Tạo Workplace Mới Với Monday.com

• Tạo Workspace mới: Bạn có thể nhấp vào biểu tượng ba chấm (ellipsis) và đổi tên cho Workspace này. Ví dụ, mình sẽ đặt tên là “cửa hàng mới cho Công ty Bánh Cookie” để theo dõi việc mở các cửa hàng mới cho Cookie Company.

• Tạo mới hoặc sửa Workspace: Sau khi đổi tên, bạn chỉ cần nhấp vào Workspace này để vào bên trong và bắt đầu thêm các bảng (Boards) phục vụ công việc.

3.2 Bước 2: Thêm Board mới

Sau khi vào Workspace mới, bạn sẽ thấy màn hình trống, vì chưa có bảng nào được tạo. Đừng lo, bạn có thể tạo bảng ngay lập tức!

• Khi nhấn vào dấu "+" này, một cửa sổ mới sẽ hiện ra, cho phép bạn tạo một board mới. Tôi sẽ sử dụng board này để theo dõi việc mở cửa hàng Công ty Bánh Cookie tại Thành phố Hồ Chí Minh.

• Bạn có thể thiết lập quyền riêng tư cho board này, ví dụ như cho phép mọi người trong tổ chức xem hoặc chỉ giới hạn cho một nhóm người nhất định.

• Tiếp theo, bạn có thể chọn thuật ngữ sử dụng trong board này. Ở đây, tôi sẽ chọn “Items” và sau đó nhấn vào “Tạo board”.

3.3 Bước 3: Tạo và quản lý các nhóm công việc

Bây giờ bạn đã có bảng, hãy cùng bắt đầu phân chia công việc. Mỗi bảng sẽ chứa nhiều nhóm (Groups), mỗi nhóm lại chứa các công việc (Items) khác nhau.

Ví dụ: Để mở cửa hàng tại Thành phố Hồ Chí Minh, có ba nhóm công việc chính:

• Lên kế hoạch cho ngày khai trương
• Tuyển dụng nhân viên
• Xây dựng địa điểm

Di chuyển nhóm: Bạn có thể dễ dàng di chuyển các nhóm công việc để thay đổi thứ tự ưu tiên. Nếu bạn muốn xây dựng địa điểm trước khi tuyển dụng nhân viên, chỉ cần nhấn và kéo nhóm công việc này lên trên.

3.4 Bước 4: Thêm Items vào các nhóm

Mỗi công việc trong bảng có thể chứa nhiều chi tiết để đảm bảo không bỏ sót công việc nào.

Trong mỗi nhóm, bạn có thể thêm các mục công việc cụ thể. Ví dụ: Đối với nhóm "Lên kế hoạch cho ngày khai trương", bạn có thể thêm mục như "Tổ chức cuộc thi ăn bánh quy" hoặc "Bốc thăm trúng thưởng với các phần thưởng liên quan đến bánh quy".

Thêm Các Items Vào Nhóm

3.5 Bước 5: Thêm các Sub-item và cập nhật

• Sub-item: Nếu mục công việc có nhiều phần nhỏ, bạn có thể thêm các sub-item (mục con) để chia nhỏ công việc ra. Ví dụ: Để tổ chức cuộc thi ăn bánh quy, bạn có thể cần 17 tấn bột mì. Bạn có thể thêm tất cả các công việc phụ này vào sub-items.

• Sau khi thêm sub-items, bạn có thể thảo luận và cập nhật thông tin ngay trên các mục này. Để giúp nhóm có thông tin chi tiết, hãy tải lên các tệp tin như công thức làm bánh hoặc ghi chú hướng dẫn công việc, và tất cả đều có thể được đính kèm vào từng công việc.

Thêm Các Subitems Và Cập Nhật

3.6 Bước 6: Quản lý công việc với các cột và biểu mẫu

Cột: Monday.com cho phép bạn thêm nhiều loại cột để theo dõi các thông tin khác nhau, chẳng hạn như: Cột người chịu trách nhiệm, Cột trạng thái, Cột ngày tháng, và nhiều cột khác. Điều này giúp bạn tổ chức công việc một cách dễ dàng hơn.

• Ví dụ: Bạn có thể chỉ định Tiến và Tùng chịu trách nhiệm cho mục "Tổ chức cuộc thi", và theo dõi trạng thái công việc của họ qua cột trạng thái.

Thêm cột ưu tiên: Bạn có thể thêm cột ưu tiên để đánh dấu các công việc quan trọng. Ví dụ: Mục "Mua nguyên liệu cho cuộc thi" có thể được đánh dấu là ưu tiên cao.

3.7 Bước 7: Giao tiếp và cộng tác

Một trong những điểm mạnh của Monday.com là khả năng cộng tác ngay trên nền tảng này, không cần phải gửi email hay dùng các công cụ nhắn tin ngoài.

• Trò chuyện và thảo luận: Bạn có thể thêm các ghi chú, thông báo và trò chuyện trực tiếp trong mỗi công việc. Chỉ cần sử dụng ký tự @ để tag người trong nhóm và nhận phản hồi ngay lập tức.

• Thông báo và cập nhật: Các thành viên trong nhóm sẽ nhận thông báo mỗi khi có thay đổi về công việc hoặc có ý kiến phản hồi mới. Điều này giúp giảm bớt khối lượng công việc và đảm bảo không ai bị bỏ sót thông tin quan trọng.

3.8 Bước 8: Quản lý dự án với các chế độ xem khác nhau

• Chế độ xem Kanban: Nếu bạn muốn theo dõi tiến độ công việc theo dạng Kanban, bạn có thể chuyển sang chế độ xem này. Mỗi công việc sẽ được hiển thị như một thẻ và bạn có thể kéo thẻ sang cột "Hoàn thành" khi công việc đó đã được hoàn tất.

• Chế độ xem My Work: Nếu bạn muốn xem tất cả các công việc được giao cho mình, bấm vào chế độ "My Work" để xem những công việc cần hoàn thành trong tuần.

3.9 Bước 9: Tạo bảng sao chép cho dự án mới

• Sao chép bảng: Khi dự án mới bắt đầu, chẳng hạn như mở chi nhánh tại Hà Nội, bạn có thể sao chép bảng hiện tại để tiết kiệm thời gian. Chỉ cần nhấn vào dấu ba chấm của bảng, chọn "Duplicate", và chọn các thành phần bạn muốn sao chép, như cấu trúc và các mục công việc, sau đó thay đổi một số thông tin cho phù hợp với dự án mới.

4. Kết luận

Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết và hữu ích về cách sử dụng Monday.com để quản lý dự án hiệu quả. Được trang bị với nhiều tính năng mạnh mẽ và giao diện thân thiện, Monday.com sẽ là công cụ giúp bạn tổ chức công việc và giao tiếp trong nhóm một cách dễ dàng. Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng để cải thiện quy trình làm việc của mình, Monday.com chắc chắn là sự lựa chọn đáng cân nhắc.

Nếu bạn muốn khám phá thêm về các công cụ quản lý khác, đừng quên ghé thăm website của BENOCODE để tìm thêm những giải pháp hữu ích giúp tối ưu hóa công việc của mình!