Ứng dụng Monday.com vào quản lý và vận hành team remote

1. Monday.com là gì?

Giống như một “ngày thứ Hai” đầy hứng khởi, Monday.com mang đến cho các doanh nghiệp cơ hội tái tạo lại quy trình công việc, làm việc thông minh hơn và đạt được hiệu quả tối đa. Công cụ này không chỉ giúp các nhóm tiếp cận công việc một cách có hệ thống mà còn thúc đẩy sự sáng tạo và khả năng phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong team, mọi lúc, mọi nơi.

Khi làm việc từ xa, bạn không thể “bắt tay” đồng nghiệp hay thấy mặt họ mỗi ngày, và đôi khi, môi trường này còn có thể khiến bạn “tẩu hỏa nhập ma” khi ngập trong hàng trăm email và tin nhắn Slack. Chính vì vậy, một công cụ quản lý công việc hiệu quả như Monday.com không chỉ giúp bạn tổ chức công việc mà còn duy trì mối liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong team, cho dù họ đang ở bất kỳ đâu trên thế giới.

2. Các tính năng của Monday.com hỗ trợ team remote hiệu quả

Đến đây, bạn có thể bắt đầu thắc mắc: “Vậy cụ thể Monday.com có gì đặc biệt mà team remote của tôi cần phải dùng?” Hãy cùng tôi khám phá các tính năng hấp dẫn của nó nhé!

2.1. Dễ dàng phân công công việc và theo dõi tiến độ

Mỗi dự án đều cần một kế hoạch, và Monday.com chính là công cụ giúp bạn vẽ ra bức tranh đó một cách rõ ràng. Với Monday.com, bạn chỉ cần kéo thả nhiệm vụ từ người này sang người kia, gán ngày hết hạn, và chúc mừng! Bạn đã có một lịch trình làm việc rõ ràng cho từng cá nhân.

2.2. Theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực

Bạn muốn biết dự án của mình đang tiến triển như thế nào? Không cần phải hỏi từng người trong team nữa. Với Monday.com, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực ngay trên bảng điều khiển (dashboard) của mình. Mỗi nhiệm vụ đều có thể cập nhật trạng thái như “Chưa bắt đầu”, “Đang tiến hành” hoặc “Hoàn thành”. Chỉ cần một cái nhìn, bạn sẽ biết công việc đang đi đến đâu, và ai đang là “chú mèo lười biếng” chưa hoàn thành nhiệm vụ.

2.3. Tích hợp công cụ và phần mềm khác (Slack, Google Drive, v.v.)

Vì môi trường làm việc từ xa chủ yếu dựa vào các công cụ giao tiếp trực tuyến, Monday.com đã tích hợp với hàng loạt phần mềm phổ biến như Slack, Google Drive, Microsoft Teams… để giúp bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu, thảo luận hay nhận thông báo mà không cần phải chuyển qua lại giữa các ứng dụng khác nhau. Tất cả mọi thứ đều được “tập trung” trong một nơi duy nhất.

2.4. Tạo báo cáo và phân tích hiệu suất

Monday.com cung cấp các báo cáo chi tiết về tiến độ công việc, hiệu suất của từng thành viên và các thông số quan trọng khác. Các dữ liệu này không chỉ giúp bạn đánh giá hiệu quả công việc mà còn giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn về việc phân bổ nguồn lực hay điều chỉnh kế hoạch.

2.5. Sử dụng tự động hóa để giảm thiểu công việc thủ công

Để tránh tình trạng “cái gì cũng phải làm thủ công”, Monday.com còn có tính năng tự động hóa công việc. Bạn có thể thiết lập các quy trình tự động như gửi email nhắc nhở khi có deadline sắp đến, chuyển trạng thái của nhiệm vụ khi hoàn thành… giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

3. Lợi ích khi áp dụng Monday.com vào vận hành team remote

• Cải thiện khả năng giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong team
  Giao tiếp là chìa khóa thành công của mỗi doanh nghiệp. Nhưng môi trường làm việc từ xa đôi khi làm giảm khả năng giao tiếp trực tiếp, nhưng với Monday.com, bạn có thể trò chuyện, thảo luận và cập nhật tình hình công việc ngay trên bảng công việc. Thông qua tính năng “chats” và các bình luận dưới mỗi nhiệm vụ, việc giao tiếp trở nên dễ dàng, giảm bớt hiểu lầm và đảm bảo tất cả mọi người đều "trên cùng một con thuyền".

• Đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc từ xa
  Để đảm bảo rằng tất cả công việc đều hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng cao, Monday.com giúp bạn giám sát tiến độ của từng nhiệm vụ, từ đó dễ dàng phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh kịp thời. Với báo cáo chi tiết và thông báo thời gian thực, bạn không cần phải chờ đến cuối tháng để nhận báo cáo “trễ hẹn”.

• Tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất
  Với sự kết hợp giữa việc theo dõi tiến độ công việc, tự động hóa quy trình và báo cáo hiệu suất, Monday.com giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất cho team. Mọi thứ đều trở nên đơn giản, không còn lo lắng về việc bị “chìm trong biển công việc”.

• Tạo sự minh bạch trong công việc của từng thành viên
  Với Monday.com, mọi nhiệm vụ đều rõ ràng, minh bạch và dễ theo dõi. Các thành viên trong team có thể biết rõ ai đang làm gì, khi nào, ở đâu. Điều này giúp nâng cao trách nhiệm và tinh thần làm việc nhóm.

4. Cách sử dụng Monday.com để tối ưu hóa công việc của remote team

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Monday.com để đảm bảo dự án của bạn được vận hành mượt mà, từ giai đoạn khởi động đến khi hoàn thành: 

4.1. Bước 1: Tạo và tùy chỉnh Board quản lý công việc

Tạo Và Tùy Chỉnh Board Quản Lí Công Việc

Để bắt đầu, bạn cần đăng nhập vào Monday.com và tạo một board (bảng quản lý) mới. Mỗi board sẽ đại diện cho một dự án hoặc một phần công việc cụ thể. Đảm bảo thiết lập đủ các cột thông tin cần thiết để theo dõi công việc, chẳng hạn:

• Nhiệm vụ: Liệt kê các công việc cụ thể.
• Trạng thái: Theo dõi tình trạng công việc (Đang thực hiện, Đã hoàn thành,...).
• Hạn chót: Đặt thời hạn hoàn thành.
• Người phụ trách: Gắn trách nhiệm cho từng thành viên.

Bạn cũng có thể tạo các mẫu board riêng như “Kế hoạch chiến dịch marketing”, “Quản lý phát triển sản phẩm” hoặc “Công việc hàng tuần”. Việc này giúp mọi người có cái nhìn tổng quan rõ ràng về công việc của mình và dự án.

4.2. Bước 2: Phân công nhiệm vụ cho các thành viên

Monday.com hỗ trợ giao việc một cách trực quan. Bạn chỉ cần kéo thả nhiệm vụ và gắn chúng cho các thành viên phù hợp trong nhóm. Đặc biệt, công cụ này cho phép bạn:

• Gán nhãn trạng thái công việc để dễ dàng theo dõi tiến độ.
• Sử dụng các automation (tự động hóa) để gửi nhắc nhở hoặc cập nhật trạng thái công việc tự động khi có sự thay đổi.

Ví dụ: Khi một thành viên cập nhật trạng thái công việc từ “Đang thực hiện” sang “Hoàn thành”, mọi người trong nhóm sẽ nhận được thông báo ngay lập tức.

4.3. Bước 3: Theo dõi tiến độ và cập nhật công việc trong thời gian thực

Trong suốt quá trình làm việc, bạn và các thành viên có thể cập nhật trạng thái công việc và trao đổi ý tưởng ngay lập tức, giúp công việc luôn được tiến hành đúng kế hoạch. 

Các chế độ xem như Kanban View, Timeline View, và Calendar View giúp bạn:

• Xem toàn bộ luồng công việc.
• Phát hiện ngay những nhiệm vụ đang chậm tiến độ.
• Tạo các biểu đồ để đánh giá mức độ hoàn thành của dự án.

Chẳng hạn, nếu một nhiệm vụ “Tạo nội dung truyền thông” bị trì hoãn, bạn có thể nhanh chóng trao đổi và điều chỉnh để đảm bảo không ảnh hưởng đến deadline chung.

Theo Dõi Tiến Độ Công Việc Với Kanban View

4.4. Bước 4: Quản lý tài nguyên và thời gian hiệu quả

Monday.com giúp bạn phân bổ tài nguyên hợp lý, từ nhân lực đến các công cụ cần thiết cho công việc, giúp bạn không phải lo lắng về việc thiếu hụt nguồn lực. Bạn có thể:

• Xem tổng quan các nguồn lực hiện có và điều phối sao cho hợp lý.
• Lập kế hoạch chi tiết cho từng thành viên, tránh tình trạng quá tải hoặc phân bổ không đồng đều.

Ví dụ: Trong một chiến dịch truyền thông, bạn có thể kiểm tra liệu thiết kế và nội dung đã đồng bộ chưa, từ đó phân bổ thêm nhân sự nếu cần.

4.5. Bước 5: Đánh giá và cải thiện hiệu suất của đội ngũ

Sau khi hoàn thành dự án, đừng quên sử dụng các báo cáo phân tích của Monday.com để đánh giá hiệu quả công việc. Dựa trên các số liệu như thời gian hoàn thành, hiệu suất của từng thành viên và trạng thái nhiệm vụ, bạn sẽ:

• Xác định những khâu cần cải thiện.
• Tìm ra giải pháp tối ưu hóa quy trình làm việc cho các dự án sau.

Ví dụ: Nếu thấy rằng nhóm nội dung luôn bị chậm tiến độ do phải chờ hình ảnh từ đội thiết kế, bạn có thể lên kế hoạch giao việc trước hoặc tích hợp các công cụ quản lý thời gian như Google Calendar.

5. Những lưu ý khi sử dụng Monday.com cho remote team

Khi triển khai Monday.com cho một team remote, bạn không thể tránh khỏi những vấn đề có thể gây hoang mang và hiểu lầm. Để giúp bạn triển khai Monday.com một cách suôn sẻ và hiệu quả, dưới đây là một số lưu ý quan trọng: 

• Thứ nhất, không thể trông chờ vào một người “gánh team” trong việc cập nhật tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ hay sử dụng các tính năng của hệ thống. Vì vậy chúng tôi khuyên bạn trước khi chính thức sử dụng Monday.com, hãy dành thời gian tổ chức các buổi đào tạo ngắn cho các thành viên trong team để họ hiểu rõ các tính năng và cách sử dụng công cụ. 

• Thứ hai, hãy cố gắng duy trì sự tương tác và thông tin cập nhật thường xuyên. Đừng để team “vắng bóng” quá lâu mà không giao tiếp. Tổ chức các cuộc họp ngắn (weekly or bi-weekly check-ins) để review tiến độ công việc, giải quyết vấn đề nếu có và đảm bảo rằng mọi người đều đi đúng hướng. 

• Thứ ba, bạn nên xây dựng quy trình làm việc phù hợp với Monday.com. Mặc dù Monday.com cung cấp rất nhiều công cụ linh hoạt, nhưng nếu không có một quy trình làm việc rõ ràng, nền tảng này có thể dễ dàng trở thành “vùng đất hoang” của công việc, nơi mọi người chỉ thêm nhiệm vụ vào nhưng không có sự kiểm soát. Xây dựng quy trình sẽ giúp tất cả các thành viên hiểu rõ cách làm việc với Monday.com và làm thế nào để không bị lạc lõng trong các bảng và nhiệm vụ.

• Thứ tư, hãy cố gắng đảm bảo bảo mật và quyền riêng tư của dữ liệu. Hãy chắc chắn rằng chỉ những người có quyền mới có thể truy cập vào các bảng hoặc tài liệu nhạy cảm. Ví dụ, bạn có thể giới hạn quyền xem hoặc chỉnh sửa cho một số người trong khi cho phép những người khác chỉ có thể theo dõi tiến độ công việc. Để bảo vệ tài khoản, hãy khuyến khích mọi thành viên trong team kích hoạt tính năng xác thực 2 lớp (two-factor authentication).

6. Kết luận 

Như vậy, BENOCODE đã giúp bạn khám phá một công cụ tuyệt vời – Monday.com, và lý do tại sao nó lại trở thành sự lựa chọn hàng đầu trong việc quản lý công việc, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa. 

Monday.com chính là công cụ tuyệt vời giúp bạn quản lý công việc, tăng cường sự giao tiếp và hợp tác hiệu quả trong môi trường làm việc từ xa. Nếu bạn muốn công việc của team mình luôn đi đúng hướng, tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao, đừng ngần ngại bắt tay vào trải nghiệm Monday.com.