6 mẹo hay hữu ích giúp tối ưu hóa các cuộc họp trực tuyến với Zoho Meeting

1. Kết nối với Zoho CRM

Zoho Meeting và Zoho CRM đều là những “con cưng” của nhà Zoho. Thường thì khách hàng sử dụng phần mềm của Zoho cũng sẽ ưu tiên chọn “combo” này để phát huy hết sức mạnh của hệ sinh thái.

Trước khi bắt đầu cuộc họp, bạn có thể kết nối Zoho Meeting với Zoho CRM để lên lịch họp trực tuyến trực tiếp từ Zoho CRM cho đỡ mất nhiều thời gian. Đồng thời, bạn cũng có thể nhanh chóng gửi thư mời, kết nối nhanh chóng với khách hàng hoặc tạo liên kết cuộc họp tức thì chỉ trong một nền tảng.

Zoho CRM cũng sẽ gửi thông báo nhắc nhở tự động trước khi cuộc họp diễn ra, để chắc chắn rằng cụm từ “quên cuộc họp” sẽ không bao giờ xuất hiện trong từ điển của bạn!

2. Sử dụng Google Chrome và laptop

Theo các nhà phát triển Zoho Meeting khuyến nghị, nền tảng này hoạt động tốt nhất trên trình duyệt Google Chrome. Do đó, bạn nên sử dụng Google Chrome thay cho các trình duyệt web khác (như Firefox, Safari, Opera…) để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất khi tham gia các cuộc họp trực tuyến hoặc hội thảo trên nền tảng này.

Hơn nữa, trải nghiệm trên máy tính hoặc laptop cũng được tối ưu hơn so với thiết bị di động. Họp trên điện thoại thì tiện thật, nhưng nhiều tính năng không thể nào mượt mà và hoàn hảo được như trên laptop.

Cú "bắt tay" giữa Zoho Meeting với Google Chrome chắc chắn sẽ giúp mọi thứ mượt mà như bơ, giảm thiểu các vấn đề về hiệu suất, kết nối hoặc các lỗi không mong muốn.

3. Tận dụng tính năng whiteboard

Nếu trong cuộc họp bạn cảm thấy vẫn chưa có “bung skill” với micro và màn hình thì đừng quên Zoho Meeting còn có tính năng Whiteboard (bảng trắng) rất hữu ích.

Tính năng này cho phép người dùng trực tiếp minh họa ý tưởng, vẽ sơ đồ, hoặc chú thích trên màn hình bất cứ lúc nào. Bạn hình dung đang họp tự dưng có một tấm bảng trắng xuất hiện, hỗ trợ mình thuyết trình tốt hơn vậy đó.

Không những vậy, các thành viên tham gia cũng có thể cộng tác với nhau bằng cách thêm ý kiến ngay trên Whiteboard, giúp tăng tính tương tác và sáng tạo của cả nhóm. Đây thực sự là "cứu tinh" cho những ai muốn truyền tải ý tưởng chất hơn nước cất!

BENOCODE cũng có viết riêng 1 bài về tấm bảng trắng này, nếu có thời gian thì bạn tìm đọc nhé!

4. Bật trợ lý ảo Zia

Nếu bạn cần chút "vitamin nâng cấp" cho Zoho Meeting thì Zia đích thực là câu trả lời. Đây là trợ lý ảo thông minh do Zoho phát triển, được hỗ trợ bởi OpenAI và áp dụng trong toàn bộ hệ sinh thái Zoho. Nó sẽ giúp bạn nhẹ gánh lo khi tự động thực hiện các tính năng như lên lịch họp, gửi lời mời, phân tích và tóm tắt nội dung cuộc họp một cách nhanh chóng và hiệu quả…

Với Zia, bạn có thể tạo ra các điểm chính từ bản ghi cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến chỉ với một cú nhấp chuột, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc. Zia còn có thể xử lý các câu hỏi thông thường hoặc cung cấp thông tin theo yêu cầu, giúp giảm gánh nặng cho người tổ chức.

Đáng tiếc là Zia chưa hỗ trợ tiếng Việt. Nếu không, nó thực sự sẽ là một trợ thủ đắc lực, giúp Zoho Meeting ghi điểm với người dùng Việt.

5. Chú ý thời gian

Nếu là host (chủ trì cuộc họp), bạn cần chú ý việc quản lý thời gian khi điều hành cuộc họp. Bởi lẽ, không ai muốn tham gia 1 cuộc họp nhàm chán, khiến họ thấy thời gian bị lãng phí, đặc biệt là khi có quá nhiều tác vụ khác cần phải thực hiện trong ngày.

Zoho Meeting có 1 tính năng khá hay giúp host giới hạn thời gian tự động để dễ dàng kiểm soát buổi họp. Ví dụ, nếu bạn giới hạn thời gian phát biểu của người tham gia là 10 phút thì sau khi hết, micro của họ sẽ tự động tắt. Nhờ đó, bạn cũng sẽ giảm bớt gánh nặng trong việc điều hành cuộc họp.

Ngoài ra, một điểm cần lưu ý là bản miễn phí của Zoho Meeting chỉ cho phép tổ chức cuộc họp trong vòng 60 phút. Thế nên việc quản lý thời gian sẽ giúp bạn tạo 1 cuộc họp chất lượng và hiệu quả, ai cũng có quyền được phát biểu ý kiến.

6. Đừng quên khâu chuẩn bị trước khi họp

Như bất kỳ nền tảng tổ chức meeting online khác, bạn cũng nên lưu ý chuẩn bị những nội dung sau khi dùng Zoho Meeting:

• Kiểm tra và đảm bảo kết nối Internet ổn định, đối với các cuộc họp chỉ có âm thanh yêu cầu tốc độ mạng tối thiểu là 2 Mbps. Đối với các cuộc họp có cả âm thanh và video thì tốc độ từ 5 Mbps trở lên mới phù hợp.
• Kiểm tra quyền truy cập microphone và camera để tránh những tình huống trớ trêu, ví dụ như việc mình cứ nói hăng say mà chẳng ai nghe thấy.
• Kiểm tra âm thanh. Các nhà phát triển Zoho Meeting cũng khuyến nghị người dùng sử dụng tai nghe ngoài thay vì micro và loa tích hợp trên máy tính để đảm bảo chất lượng âm thanh tốt nhất.

Bên cạnh đó, trong cuộc họp thì bạn nên bật tùy chọn “Mute all” để loại bỏ tiếng ồn nền và giữ trật tự khi bắt đầu cuộc họp, đồng thời thông báo qua giọng nói hoặc tin nhắn chat để các thành viên nắm rõ tình hình.

Những mẹo trên không chỉ giúp tăng chất lượng cuộc họp mà còn nâng cao sự chuyên nghiệp trong quản lý. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc làm chủ Zoho Meeting.