Hướng dẫn làm sạch danh sách email trước khi đưa vào Zoho Campaigns để tối ưu hiệu quả chiến dịch

1. Vì sao phải làm sạch danh sách email trước khi dùng Zoho Campaigns?

Một sai lầm khá phổ biến của nhiều người dùng khi mới làm quen với Zoho Campaigns là luôn đồng bộ dữ liệu với các nền tảng khác, điển hình là Zoho CRM.

Nhưng thực tế thì không phải 100% dữ liệu là chính xác tuyệt đối. Ví dụ, có những người dùng đã thay đổi email hoặc số điện thoại mà bạn chưa kịp cập nhật, nên khi gửi đến thì họ không nhận được. Cũng có trường hợp địa chỉ email bị nhập sai dẫn đến tình trạng khi gửi email sẽ bị báo lỗi.

Những email không hợp lệ (invalid) hoặc bị từ chối (bounced) sẽ làm tăng tỷ lệ thất bại, khiến các nhà cung cấp email (như Google hoặc Yahoo) đánh giá bạn là đối tượng không đáng tin cậy. Điều này có thể dẫn đến việc email của bạn bị đánh dấu là spam hoặc tệ hơn, bạn sẽ bị đưa vào danh sách đen (blacklist).

Chưa kể, khi danh sách của bạn chỉ chứa các địa chỉ email hợp lệ, tỷ lệ mở (open rate) và tỷ lệ nhấp chuột (click-through rate) sẽ tăng cao, giúp chiến dịch của bạn đạt hiệu quả tốt hơn.

Trong nhiều công cụ, Clearout.io là một nền tảng “lọc email” khá hữu ích, dễ dùng, giá mềm lại còn cho dùng thử. Tiếc là nền tảng này không hỗ trợ email cá nhân nên bạn cần dùng email doanh nghiệp để đăng ký và sử dụng nhé!

Ở nội dung bên dưới, mình sẽ hướng dẫn các bạn làm sạch danh sách email của Zoho CRM bằng công cụ Clearout.io, sau đó chuyển vào hệ thống Zoho Campaigns.

2. Các bước thực hiện chi tiết

Bước 1: Xuất danh Sách liên hệ từ Zoho CRM

Bạn đăng nhập Zoho CRM → Mở module "Contacts" → nhấn “Actions” và chọn “Export Contacts”.

Ở trang tiếp theo, bạn chú ý mục “Fields” → bấm "Choose Fields", sau đó chỉ cần chọn 2 thông tin là họ (last name) và email là đủ. Nếu cần, bạn có thể thêm “ID” nếu muốn chính xác hơn.

Sau đó bấm “Export” là xong.

Lúc này, trình duyệt web sẽ tải xuống 1 file danh sách contact. Bạn lưu file này lại để sử dụng trong bước tiếp theo.

Bước 2: Xác minh Email bằng Clearout.io

Ở bước tiếp theo, chúng ta sẽ up file ở trên lên Clearout.io để hệ thống xử lý.

Bạn truy cập vào tài khoản Clearout.io của bạn → chọn phần “Email Verifier” ở menu trên cùng → bấm vào nút “Add List” bên phải.

Bấm vào “Browser file” để up file danh sách vừa xuất từ Zoho CRM lên hệ thống.

Lúc này, Clearout.io sẽ phân loại email thành các nhóm: Hợp lệ (valid), không hợp lệ (invalid), dạng tổng quát (catch-all), hoặc không xác định (unknown).

Sau khi xác minh xong, bạn chỉ cần tải file kết quả về là xong bước này.

Bước 3: Kiểm tra và dọn dẹp dữ liệu lần nữa

Bạn mở file kết quả từ Clearout.io để kiểm tra các thông tin cho kỹ, đảm bảo rằng có đầy đủ thông tin của các cột cần thiết như email và trạng thái xác minh.

Bạn có thể xóa bỏ các cột không cần thiết trước khi nhập lại, chẳng hạn như họ (last name) nếu không dùng đến.

Bước 4: Thêm trường tùy chỉnh vào Zoho CRM

Để lưu kết quả xác minh, bạn cần thêm các trường tùy chỉnh (custom field) trong Zoho CRM.

Bạn quay lại Zoho CRM, chọn nút Setup → tìm mục “Customization” và chọn “Modules and Fields”.

Bạn thêm 2 custom field dạng picklist với tên như sau:

• Clearout Safe to Send: Có các giá trị: Yes, No, Risky, Unknown.
• Clearout Verification Status: Giá trị là: Valid, Invalid, Catch All, Unknown.

Bạn kiểm tra lần nữa để đảm bảo các trường này tồn tại trong cả 2 module leads và contacts.

Bước 5: Nhập danh sách email đã lọc sạch vào Zoho CRM

Bạn vào module Contacts → chọn “Create Contact” → “Import Contacts”.

Up file đã xác minh từ Clearout.io lên và kiểm tra các thông tin một lần nữa cho kỹ.

Bước 6: Đồng bộ dữ liệu với Zoho Campaigns

Sau khi thực hiện các bước trên, việc cuối cùng bạn cần làm là đồng bộ hóa dữ liệu từ Zoho CRM với Zoho Campaigns.

Để thực hiện, bạn đăng nhập vào Zoho Campaigns, truy cập mục “Contacts” > “Sync” để mở “Sync Services” → chọn tiếp "New Sync".

Thực hiện các bước sync như thông thường. Bạn chọn module, chọn list tương ứng.

Mục “Subscription type” có thể chọn "Marketing".

Bạn kiểm tra các thông tin ánh xạ sao cho phù hợp, sau đó bấm “Initiate” là xong.

Lưu ý: Bài viết này đang hướng dẫn bạn đồng bộ danh sách contact từ Zoho CRM với Zoho Campaigns vì hai nền tảng này thường đi chung với nhau. Nếu bạn không dùng Zoho CRM thì về cơ bản các bước thực hiện cũng tương tự: Bạn cần export danh sách email và đưa vào Clearout.io, sau đó kiểm tra lại và đồng bộ với Zoho Campaigns là được.

3. Tạm kết

Việc làm sạch danh sách email không chỉ giúp bạn tránh được các vấn đề kỹ thuật mà còn nâng cao chất lượng chiến dịch trong Zoho Campaigns. Các bước thực hiện nêu trên cũng khá đơn giản, không mất nhiều thời gian của bạn đâu!