Accounts trong Zoho CRM là gì? Mách bạn 2 cách tạo account đơn giản, nhanh chóng

#1. Account là gì?

“Accounts” đơn giản chỉ là số nhiều của “account”, ám chỉ các công ty hoặc các phòng ban trong 1 công ty mà bạn có giao dịch kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp B2B (Business-to-Business), Account đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi thông tin quan trọng của khách hàng.

Trong Zoho CRM, 1 account có thể liên kết với 1 hoặc nhiều contact, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin của các đối tác đang làm việc. Ví dụ, bạn có 1 account là phòng kinh doanh của công ty X nhưng có thể lưu đến 2 contact của nhân viên phòng đó.

#2. Làm sao để tạo account mới trong Zoho CRM?

Zoho CRM cung cấp nhiều cách để nhập dữ liệu vào module Account, cụ thể như sau:

• Nhập dữ liệu thủ công vào form chi tiết Account: Bạn có thể điền thông tin account một cách thủ công dựa trên dữ liệu thu thập từ các nguồn bên ngoài. Đây là phương pháp đơn giản nhất, phù hợp khi bạn cần kiểm soát hoặc xác minh từng thông tin chi tiết của account.
• Chuyển đổi từ Lead sang Account: Khi Lead đã đủ điều kiện để chuyển sang giai đoạn tiếp theo trong quy trình bán hàng, bạn có thể cân nhắc để chuyển nó thành account. Khi chuyển đổi một Lead, hệ thống Zoho CRM sẽ tự động tạo các bản ghi liên quan như Contact, Account và Deal.

Ở nội dung bên dưới, mình sẽ hướng dẫn bạn 2 cách tạo account với Zoho CRM nhé!

#3. Hướng dẫn tạo account thủ công

Để tạo account mới, bạn làm như sau:

Bấm vào mục Accounts ở menu trên cùng của Zoho CRM → Chọn Create Account để tiếp tục.

Trong Zoho CRM, khi tạo 1 account thì bạn cần đảm bảo điền đầy đủ các thông tin sau:

• Account Owner: Người chịu trách nhiệm quản lý tài khoản này trong hệ thống Zoho CRM. Thường thì tài khoản nào tạo account cũng sẽ là tài khoản quản lý, nên Zoho CRM sẽ chọn mặc định cho bạn.
• Account Name: Tên của account mà bạn muốn tạo.

Sau khi nhập xong, bạn bấm Save (ở góc trên bên phải) để lưu thông tin của contact.

Nếu muốn tạo thêm nhiều contact nữa thì bạn bấm Save and New. Còn nếu muốn hủy bỏ thì bạn nhấn Cancel.

Việc tạo account khá đơn giản, chỉ đòi hỏi bạn nhập tên. Nhưng bạn nên điều thêm thật chi tiết các thông tin khác như Email, Phone, địa chỉ, website… Thậm chí, bạn có thể bổ sung avatar, rating để đánh giá mức độ tiềm năng của account. Những thông tin này giúp quản lý và theo dõi hiệu quả các account trong hệ thống Zoho CRM.

#4. Chuyển Account từ Lead

Để chuyển đổi lead thành account, bạn làm như sau:

Bạn bấm vào mục Leads → chọn lead cần convert và rê vào biểu tượng dấu ba chấm (ở bên trái ô vuông tick chọn) → chọn Convert.

Zoho CRM sẽ tự động lấy thông tin và tạo:

• Account: Dựa trên tên company của Lead.
• Contact mới: Dựa trên Lead name trước đó.

Sau cùng, bạn bấm Convert là xong.

Lưu ý: Sau khi chuyển đổi lead sang contact thì bạn không thể hoàn tác (undo) nên cần cân nhắc kỹ.

#5. Làm chủ giao diện trang account

Trong mục Accounts, bạn bấm vào một dòng account bất kỳ thì Zoho CRM sẽ hiện ra giao diện trang account để bạn chỉnh sửa thông tin chi tiết, như hình minh họa bên dưới.

Giải thích:

1. Chuyển đổi giữa hai chế độ xem:

• Overview: Hiển thị tổng quan về account từ A đến Z, bao gồm thông tin liên hệ chi tiết về các thông tin khác có liên quan đến tài khoản.
• Timeline: Hiển thị lịch sử các hành động đã thực hiện đối với account này trong 6 tháng gần nhất. Ví dụ đã sửa tên bao nhiêu lần, cập nhật email bao nhiêu lần…

2. Hiển thị các thông tin thường có trong Business Card của account như email, số điện thoại.

3. Xem thời điểm tốt nhất để liên hệ với khách hàng.

4. Gửi email trực tiếp đến account.

5. Chỉnh sửa thông tin cần thiết của account.

6. Thực hiện các tùy chọn khác như sao chép, chia sẻ, in… account.

7. Menu điều hướng, giúp bạn nhanh chóng chuyển đến những mục có liên quan trên trang thông tin chi tiết của account.

8. Mục này có vai trò như nhắc lịch. Nó sẽ hiển thị danh sách các hoạt động đang được ưu tiên với account trong thời gian tới, ví dụ tuần sau sẽ có một cuộc điện thoại vào thứ 5 và một buổi meeting vào thứ 6.

9. Xem thông tin chi tiết về khách hàng. Phần này có thể được thu nhỏ để tiết kiệm diện tích (như hình minh họa).

10. Xem các Ghi chú có liên quan đến account. Ví dụ, khách hàng có địa chỉ quá rối rắm thì bạn có thể mô tả thêm cho dễ hiểu (như gần siêu thị, cửa hàng nào đó). Hoặc bạn cũng có thể ghi chú về sở thích, tính cách của khách hàng để dễ quản lý.

Nhìn chung, mục account giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và đồng bộ dữ liệu khách hàng một cách hiệu quả. Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã nắm được Accounts trong Zoho CRM là gì và các thao tác cơ bản với Account trong Zoho CRM rồi nhé.

[EmbedSoftware ids="33"]