Contacts trong Zoho CRM là gì? Hướng dẫn các thao tác cơ bản để làm chủ contact và quản lý khách hàng tốt hơn

#1. Contact là gì?

“Contacts” thực ra chỉ là số nhiều của “contact”. Nhưng bạn đừng hiểu nhầm Contact là “thông tin liên lạc” như bình thường.

Trong Zoho CRM, đây là thuật ngữ dùng để chỉ những người trong công ty/đối tác mà doanh nghiệp của bạn cần liên lạc để có thể giao dịch hoặc kinh doanh.

Các Contact này có thể là các cá nhân khác nhau từ cùng một tổ chức hoặc cũng có thể đến từ nhiều bộ phận khác nhau trong cùng một công ty.

Thông thường, một lead sẽ được đội ngũ bán hàng theo dõi và đánh giá. Sau khi được đánh giá đủ điều kiện, Lead sẽ được chuyển đổi thành Contact trong hệ thống của Zoho CRM.

Zoho CRM giúp bạn quản lý thông tin cơ bản về Contact tương tự Lead, bao gồm: Tên, tuổi, điện thoại, email…

#2. Hướng dẫn tạo contact trên Zoho CRM

#Tạo contact mới

Để tạo contact mới, bạn làm như sau:

Bấm vào mục Contact ở menu trên cùng của Zoho CRM → Chọn Create Contact để tiếp tục.

Trong Zoho CRM, khi tạo 1 contact thì bạn cần đảm bảo điền đầy đủ các thông tin sau:

• Contact Owner: Đây là người chịu trách nhiệm quản lý lead. Trường này được mặc định gắn với tài khoản của người tạo lead, nhưng bạn có thể thay đổi thành một thành viên khác trong team.
• Lead Source: Nguồn khách hàng tiềm năng đến từ đâu, ví dụ từ Facebook, X (Twitter) hay từ quảng cáo, seminar... Mặc định Zoho CRM để “None” (tức để trống), bạn có thể thay đổi nếu muốn.
• Last Name: Họ của contact. Đây là thông tin quan trọng để xác định danh tính cá nhân của contact.

Ngoài các thông tin trên, bạn có thể bổ sung thêm các thông tin khác như Email, Phone, địa chỉ, website… hoặc thậm chí thêm avatar để tối ưu hóa việc quản lý contact.

Sau khi nhập xong, bạn bấm Save (ở góc trên bên phải) để lưu thông tin của contact.

Nếu muốn tạo thêm nhiều contact nữa thì bạn bấm Save and New. Còn nếu muốn hủy bỏ thì bạn nhấn Cancel.

#Tạo contact từ lead

Khi đạt đủ điều kiện, một lead có thể được chuyển sang giai đoạn tiếp theo của quy trình bán hàng, cụ thể là lead có thể chuyển thành contact (người liên hệ), account (tài khoản) và deal (giao dịch).

Để chuyển đổi lead thành contact, bạn làm như sau:

Bạn bấm vào mục Leads → chọn lead cần convert và rê vào biểu tượng dấu ba chấm (ở bên trái ô vuông tick chọn) → chọn Convert.

Zoho CRM sẽ tự động lấy thông tin và tạo:

• Account: Dựa trên tên company của Lead.
• Contact mới: Dựa trên Lead name trước đó.

Sau cùng, bạn bấm Convert.

Lưu ý: Sau khi chuyển đổi lead sang contact thì bạn không thể hoàn tác (undo) nên cần cân nhắc kỹ.

#3. Làm chủ giao diện trang contact

Trong mục Contacts, bạn bấm vào một dòng contact bất kỳ thì Zoho CRM sẽ hiện ra giao diện trang contact để bạn chỉnh sửa thông tin chi tiết, như hình minh họa bên dưới.

Giải thích:

1. Chuyển đổi giữa 2 chế độ xem:

• Overview: Hiển thị tổng quan về Contact từ A đến Z, bao gồm thông tin liên hệ chi tiết về các thông tin khác có liên quan đến Contact.
• Timeline: Hiển thị lịch sử các hành động đã thực hiện đối với Contact này trong 6 tháng gần nhất. Ví dụ đã sửa tên bao nhiêu lần, cập nhật email bao nhiêu lần…

2. Hiển thị các thông tin thường có trong Business Card của Contact như email, số điện thoại.

3. Xem thời điểm tốt nhất để liên hệ với khách hàng.

4. Gửi email trực tiếp đến Contact

5. Chỉnh sửa thông tin cần thiết của Contact.

6. Thực hiện các tùy chọn khác như sao chép, chia sẻ, in… contact.

7. Menu điều hướng, giúp bạn nhanh chóng chuyển đến những mục có liên quan trên trang thông tin chi tiết của contact.

8. Mục này có vai trò như nhắc lịch. Nó sẽ hiển thị danh sách các hoạt động đang được ưu tiên với contact trong thời gian tới, ví dụ tuần sau sẽ có một cuộc điện thoại vào thứ 5 và một buổi meeting vào thứ 6.

9. Xem thông tin chi tiết về khách hàng. Phần này có thể được thu nhỏ để tiết kiệm diện tích (như hình minh họa).

10. Xem các Ghi chú có liên quan đến Contact. Ví dụ, khách hàng có địa chỉ quá rối rắm thì bạn có thể mô tả thêm cho dễ hiểu (như gần siêu thị, cửa hàng nào đó). Hoặc bạn cũng có thể ghi chú về sở thích, tính cách của khách hàng để dễ quản lý.

#4. Thay đổi thông tin Contact

Trong trang Chi tiết liên hệ, bạn có thể thay đổi bất kỳ thông tin nào của Contact như tên, tuổi, số điện thoại… Ngoài ra, bạn có thể cập nhật những thông tin phụ bổ sung cho contact. Chúng được Zoho CRM thiết kế thành menu bên trái rất dễ nhìn.

Các thông tin này bao gồm:

• Notes: Thêm ghi chú.
• Attachments: Thêm file tài liệu.
• Deal: Thêm giao dịch cho contact.
• Open Activities: Thêm nhiệm vụ và sự kiện
• Closed Activities: Hiển thị tất cả các nhiệm vụ và sự kiện đã đóng
• Campaigns: Liên kết nhiều chiến dịch với 1 contact duy nhất
• Social Interactions: Xem các tương tác trên X (Twitter) hay Facebook liên quan đến contact như như bài đăng, status, tweet…
• Member Accounts: Để thêm các bộ phận hoặc công ty con khác vào account chính.
• Cases: Để tạo trường hợp cho liên hệ
• Products: Thêm sản phẩm,
• Sales Orders: Thêm đơn đặt hàng.
• Invoices: Thêm hóa đơn.
• Quotes: Để thêm báo giá

Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã nắm được Contact là gì và các thao tác cơ bản với Contact trong Zoho CRM rồi nhé.

[EmbedSoftware ids="33"]