40+ thuật ngữ mà mọi nhà quản lý dự án cần biết

1. Tính nhanh nhẹn (Agile) 

Phương pháp làm việc linh hoạt, cho phép nhóm thích ứng nhanh với thay đổi qua các pha chạy nước rút ngắn. 

2. Công việc tồn đọng (Backlog) 

Đây là danh sách các nhiệm vụ, công việc hoặc tính năng cần thực hiện trong một dự án. Công việc tồn đọng được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, giúp nhóm dự án biết rõ những gì cần hoàn thành tiếp theo. 

3. Đường cơ sở (Baseline) 

Kế hoạch ban đầu cho tiến độ, ngân sách và phạm vi của dự án, dùng để theo dõi tiến độ. 

4. Chặn (Blocker) 

Những trở ngại ngăn cản tiến độ dự án, cần được phát hiện và loại bỏ kịp thời. 

5. Nút cổ chai (Bottleneck) 

Các yếu tố làm giảm tốc độ và hiệu suất của dự án, như quá nhiều phê duyệt từ bên liên quan. 

6. Động não (Brainstorming) 

Đây là một phương pháp sáng tạo để tạo ra ý tưởng và giải pháp. Trong một buổi động não, các thành viên sẽ cùng nhau đưa ra nhiều ý tưởng mà không bị phê phán ngay lập tức. Mục tiêu là thu thập nhiều ý tưởng khác nhau để sau đó chọn ra những ý tưởng tốt nhất để phát triển hoặc giải quyết vấn đề cụ thể. 

7. Ngân sách (Budget) 

Tổng chi phí ước tính cho dự án, bao gồm lao động, vật tư và chi phí vận hành. 

8. Nghiên cứu điển hình (Case Study) 

Là tài liệu hoặc báo cáo phân tích một trường hợp cụ thể, thường liên quan đến cách một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân đã giải quyết vấn đề hoặc đạt được mục tiêu. Nghiên cứu điển hình giúp hiểu rõ hơn về các chiến lược và phương pháp hiệu quả trong thực tế. 

9. Quản lý thay đổi (Change Management) 

Quá trình kiểm soát và quản lý các thay đổi trong dự án nhằm duy trì hiệu quả. 

10. Kế hoạch dự phòng (Backup Plan) 

Kế hoạch khẩn cấp để đối phó với các gián đoạn trong dự án. 

11. Phương pháp Đường dẫn tới hạn (CPM) 

Kỹ thuật lập lịch trình dự án bằng cách xác định thứ tự các nhiệm vụ phải làm để đạt được mục tiêu tiến trình dự án. 

12. Bảng điều khiển (Dashboard) 

Là một công cụ trực quan dùng để theo dõi, phân tích và quản lý thông tin trong một dự án hoặc tổ chức. Nó tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, hiển thị các chỉ số quan trọng và tiến độ công việc, giúp người quản lý và các thành viên trong nhóm có cái nhìn tổng quát về tình hình và đưa ra quyết định kịp thời. 

13. Thành phẩm (Deliverable) 

là sản phẩm, dịch vụ hoặc tài liệu cuối cùng được tạo ra trong một dự án. Đây là những đầu ra cụ thể mà dự án cam kết cung cấp cho khách hàng hoặc các bên liên quan. 

14. Quản lý giá trị kiếm được (EVM) 

Đây là một phương pháp dùng để đo lường và đánh giá tiến độ cũng như hiệu suất của một dự án. EVM kết hợp ba yếu tố chính: chi phí thực tế đã tiêu tốn, giá trị của công việc đã hoàn thành và tiến độ dự kiến.  

15. Theo dõi nhanh (Fast Tracking) 

là phương pháp tăng tốc tiến độ của một dự án bằng cách thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc hoặc thực hiện các nhiệm vụ sớm hơn so với kế hoạch ban đầu. Mục tiêu là rút ngắn thời gian hoàn thành dự án mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng.

16. Biểu đồ Gantt (Gantt Chart) 

Đây là một công cụ trực quan dùng để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ trong một dự án. Biểu đồ Gantt hiển thị các nhiệm vụ theo dạng cột, với trục ngang thể hiện thời gian và trục dọc là danh sách các nhiệm vụ. Nó giúp người quản lý dễ dàng thấy được thời gian dự kiến cho từng nhiệm vụ, cũng như tình trạng hoàn thành của chúng trong toàn bộ dự án. 

17. Quản lý vấn đề (Issue Management) 

Quy trình xác định và giải quyết các vấn đề phát sinh trong dự án. 

18. Cuộc họp khởi động (Kickoff Meeting) 

Đây là cuộc họp đầu tiên khi bắt đầu một dự án. Trong cuộc họp này, các bên liên quan và thành viên trong nhóm sẽ gặp nhau để thảo luận về mục tiêu, phạm vi, kế hoạch và nhiệm vụ của dự án. Cuộc họp giúp mọi người hiểu rõ vai trò của mình và đảm bảo tất cả đều đi đúng hướng ngay từ đầu. 

19. Biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) 

Biên bản cuộc họp là tài liệu ghi lại nội dung thảo luận, quyết định và nhiệm vụ phân công trong cuộc họp. Nó bao gồm thông tin cơ bản, nội dung chính và các hành động cần thực hiện. 

Biên bản cuộc họp

20. Cột mốc (Milestone) 

Những điểm quan trọng đánh dấu tiến độ và thành tựu trong dự án. 

21. Nhiệm vụ quan trọng (Critical Task) 

Là những công việc có tác động lớn đến thành công của một dự án. Việc hoàn thành nhiệm vụ quan trọng đúng hạn là rất cần thiết để đảm bảo tiến độ và chất lượng của dự án. 

22. Biểu đồ PERT (PERT Chart) 

Là một công cụ quản lý dự án dùng để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ. Nó thể hiện các nhiệm vụ và mối quan hệ giữa chúng theo dạng đồ thị. Biểu đồ PERT giúp xác định thời gian cần thiết để hoàn thành dự án, đánh giá các yếu tố rủi ro và xác định các nhiệm vụ quan trọng. Thông qua biểu đồ này, người quản lý có thể tối ưu hóa tiến độ và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. 

23. Thu mua (Procurement) 

Quy trình thu thập hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho dự án, bao gồm việc xác định yêu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp và ký hợp đồng. Mua sắm hiệu quả giúp đảm bảo rằng dự án có đủ tài nguyên để hoàn thành đúng hạn. 

24. Ràng buộc của dự án (Project Constraints) 

Những yếu tố như thời gian, ngân sách và chất lượng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Việc quản lý tốt các ràng buộc này là cần thiết để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ. 

25. Vòng đời dự án (Project Life Cycle) 

Các giai đoạn mà dự án trải qua từ khởi động, lập kế hoạch, thực hiện đến kết thúc. Hiểu rõ vòng đời giúp quản lý dự án một cách hiệu quả và kiểm soát tiến độ. 

26. Phần mềm quản lý dự án (Project Management Software) 

Công cụ hỗ trợ theo dõi, lập kế hoạch và quản lý tất cả các khía cạnh của dự án. Phần mềm này giúp nâng cao hiệu suất và cải thiện sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. 

 27. Giám đốc dự án (Project Manager) 

Người phụ trách toàn bộ quy trình và kết quả của dự án, bao gồm lập kế hoạch, triển khai và giám sát. Giám đốc dự án cần có kỹ năng lãnh đạo và quản lý để đảm bảo dự án thành công. 

28. Kế hoạch Dự án (Project Plan) 

Tài liệu phê duyệt mô tả phạm vi, thời gian, ngân sách và các yếu tố khác của dự án. Kế hoạch dự án là cơ sở để các bên liên quan theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết. 

29. Kiểm soát chất lượng (Quality Control – QC ) 

Quá trình đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đạt tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra. Kiểm soát chất lượng bao gồm các hoạt động như kiểm tra, đánh giá và cải tiến quy trình. 

30. Biểu đồ RACI (RACI Chart) 

Công cụ phân công trách nhiệm và vai trò của các thành viên trong nhóm dự án, giúp làm rõ ai chịu trách nhiệm, ai tham gia, ai cần được thông báo và ai có quyền quyết định. Điều này giúp giảm thiểu nhầm lẫn trong phân công công việc. 

31. Báo cáo (Report) 

Tài liệu kiểm tra trạng thái và tiến độ của dự án, thường được sử dụng để thông báo cho các bên liên quan. Báo cáo giúp cập nhật thông tin và hỗ trợ việc ra quyết định. 

32. Phân bổ nguồn lực (Resource Allocation) 

Hành động chỉ định và phân bổ nguồn lực như nhân lực, vật tư và tài chính cho các hoạt động của dự án. Phân bổ hiệu quả giúp tối ưu hóa tiến độ và đảm bảo hoàn thành mục tiêu. 

33. Tài nguyên (Resource) 

Bất kỳ nguồn lực nào cần thiết để hoàn thành dự án, bao gồm nhân lực, vật tư, thiết bị và tài chính. Quản lý tài nguyên hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án. 

Tài nguyên 

34. Quản trị rủi ro (Risk Management) 

Quá trình xác định, đánh giá và quản lý những rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án. Quản trị rủi ro hiệu quả giúp giảm thiểu thiệt hại và tăng khả năng thành công. 

35. Giảm thiểu rủi ro (Risk Mitigation) 

Chiến lược nhằm giảm xác suất xảy ra và tác động của các rủi ro đến dự án. Các biện pháp giảm thiểu có thể bao gồm lập kế hoạch dự phòng và thực hiện các quy trình kiểm soát. 

36. Chủ sở hữu rủi ro (Risk Owner) 

Người chịu trách nhiệm quản lý và giảm thiểu rủi ro trong dự án. Chủ sở hữu rủi ro cần theo dõi tình hình và báo cáo các vấn đề liên quan để có biện pháp ứng phó kịp thời. 

37. Phạm vi (Scope) 

Mô tả các yếu tố và giới hạn của dự án, bao gồm các mục tiêu, nhiệm vụ và kết quả dự kiến. Rõ ràng về phạm vi giúp tránh tình trạng hiểu lầm và mở rộng không kiểm soát. 

38. Phạm vi leo thang (Scope Creep) 

Hiện tượng mở rộng phạm vi dự án không kiểm soát, dẫn đến việc bổ sung các yêu cầu mới mà không được đánh giá đúng mức. Phạm vi leo thang có thể làm trễ tiến độ và tăng chi phí. 

39. Scrum 

Phương pháp làm việc linh hoạt, tập trung vào phát triển sản phẩm qua các nhóm nhỏ và quy trình ngắn hạn. Scrum khuyến khích sự hợp tác và phản hồi liên tục để cải tiến sản phẩm. 

40. Slack 

Thời gian tối đa mà một nhiệm vụ có thể trì hoãn mà không ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể của dự án. Biết được thời gian slack giúp quản lý và điều chỉnh lịch trình dự án hiệu quả hơn. 

41. Chạy nước rút (Sprint) 

Khoảng thời gian cố định (thường từ 1 đến 4 tuần) để hoàn thành một giai đoạn hoặc một nhiệm vụ trong dự án, thường được sử dụng trong phương pháp Scrum. Chạy nước rút thúc đẩy sự tập trung và năng suất cao. 

42. Các bên liên quan (Stakeholders) 

Những cá nhân hoặc nhóm có liên quan hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến dự án, bao gồm khách hàng, nhà đầu tư và nhóm dự án. Quản lý mối quan hệ với các bên liên quan là rất quan trọng để đảm bảo sự hỗ trợ và thành công. 

Tài liệu thông báo tiến độ của dự án so với kế hoạch ban đầu, thường được gửi định kỳ cho các bên liên quan. Báo cáo này giúp cập nhật thông tin và nhận phản hồi kịp thời để điều chỉnh kế hoạch nếu cần. 

Kết luận 

Hiểu rõ các thuật ngữ quản lý dự án là rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ dự án nào. Hy vọng danh sách này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc của mình. Nếu bạn có thêm thuật ngữ nào khác, hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới nhé!