Base Office - ứng dụng quản lý thông báo và công văn nội bộ, giúp hạn chế thất lạc thông tin trong doanh nghiệp

1. Tổng quan

Thực tế cho thấy hiện nhiều công ty, doanh nghiệp đang sử dụng các ứng dụng chat (như Zalo, Telegram) để thông báo các văn bản trong tổ chức. Điều này dẫn đến việc thông tin dễ bị trôi, nhân viên có khả năng sẽ bỏ qua những văn bản quan trọng dẫn đến ảnh hưởng quyền lợi và trách nhiệm trong công việc.
 
Base Office ra đời để giải quyết “mớ bòng bong” này. Đây là ứng dụng chuyên quản lý thông báo và công văn nội bộ nằm trong hệ sinh thái nổi tiếng Base.vn. Nó hỗ trợ việc thông báo các chính sách, quy định, sự kiện nội bộ hoặc gửi thông báo giữa các phòng ban đến toàn bộ nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác.

2. Tính năng chính

Tạo và ban hành văn bản nhanh chóng, chính xác

Bạn có thể hình dung Base Office như một hộp thư chung của cả công ty - nơi tất cả các văn bản quan trọng đều được lưu trữ ở đây. Mỗi văn bản được đưa vào Base Office đều phải đạt chuẩn nhất định, 100% có thông tin đầy đủ, minh bạch để bất cứ ai cũng có thể xem xét và góp ý khi cần.

Khi tạo văn bản, Base Office cho phép người dùng soạn thảo nội dung ở mức cơ bản. Nếu nhu cầu cao hơn, phần mềm cũng hỗ trợ bạn đính kèm các file tài liệu doc, pdf có liên quan để người nhận có thể nắm bắt thông tin chi tiết hơn. 

Đồng thời, hộp thư này cũng có chức năng thông báo, phân phát thư đến từng đơn vị. Chỉ với vài thao tác, bạn có thể ban hành văn bản nhanh chóng và tiện lợi trên Base Office. Nhờ đó, nội dung văn bản nhanh chóng được cập nhật tới toàn công ty hoặc các nhóm thành viên liên quan. 

Cấp quản lý cũng có thể phân quyền rõ để biết ai là người được theo dõi văn bản và họ có nhiệm vụ cụ thể gì. Chẳng hạn, nhân viên có được tải tài liệu xuống, chuyển tiếp văn bản cho người khác hay chỉ được quyền đọc văn bản mà thôi?

Tổ chức văn bản thông minh

Base Office hỗ trợ người dùng phân chia, sắp xếp văn bản một cách logic theo nhóm (ví dụ: báo cáo, quyết định, tờ trình,...), loại văn bản, theo keywords (từ khóa) hoặc theo từng phòng ban, theo đơn vị ban hành hoặc nơi nhận văn bản. Mỗi nhóm văn bản lại có thể được phân chia theo các folders (thư mục) khác nhau để tiện cho việc tra cứu sau này.
 
Bên cạnh việc sắp xếp hiệu quả, Base Office còn giúp bạn tìm kiếm văn bản nhanh chóng và dễ dàng. User dễ dàng tìm kiếm 1 văn bản bất kỳ theo tất cả các thông tin liên quan đến văn bản đó, hoặc thông qua các nhãn phân loại gắn sẵn.

Phê duyệt văn bản tiện lợi

Ngay trên ứng dụng Base Office, người dùng có thể thiết lập để tự động hóa quá trình phê duyệt văn bản nhằm tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo tính chính xác.
 
Người tạo văn bản có thể dễ dàng gắn thẻ (tag tên) tất cả những người cần phê duyệt để thông báo cho họ biết. Người phê duyệt cũng lập tức nhận được thông báo theo thời gian thực (real-time) về văn bản mình cần xử lý.
 
Ứng dụng còn giúp nhân viên và quản lý dễ dàng tương tác với nhau. User có thể trao đổi, upload file và comment trong mỗi văn bản để cho người khác hiểu rõ hơn về quyết định của mình.

Linh hoạt trong việc xử lý

Trong Base Office, bạn có thể lựa chọn đồng ý, từ chối hoặc chuyển tiếp văn bản đến một người khác, tùy thuộc vào yêu cầu và tình huống công việc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quy trình làm việc luôn được duy trì một cách hiệu quả và thuận tiện.
 
Ngay khi được tất cả những người phê duyệt thông qua, văn bản sẽ được chuyển trạng thái tự động (ví dụ: chuyển sang trạng thái “Đã ban hành”). Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đỡ phải thực hiện các bước thủ công mà theo dõi tiến trình cũng dễ dàng, chính xác hơn.

3. Mức giá

Base Office có 4 gói trả phí phù hợp với nhu cầu khác nhau của người dùng, cụ thể:

• Gói Starter: 450,000 VND/Tháng. Đã cho phép người dùng sử dụng toàn bộ tính năng sản phẩm, nhưng hỗ trợ tối đa 30 tài khoản.
• Gói Growth: 900,000 VND/Tháng, hỗ trợ tối đa 60 tài khoản.
• Gói Business: 900,000 VND/ tháng + 15,000đ/1 tài khoản (từ tài khoản thứ 61 trở lên) , phù hợp với doanh nghiệp cần sử dụng trên 60 tài khoản.
• Gói Enterprise: Cần liên hệ để có giá tốt nhất.

Các bạn chú ý phải thanh toán ít nhất 12 tháng. Nhưng nếu tính ra, công ty chỉ cần phải bỏ ra 15,000 VND/tài khoản. Chi phí này là quá rẻ so với những tính năng hấp dẫn và hữu ích mà Base Office mang lại.

Bên cạnh đó, Base Office cũng được tích hợp trong bộ giải pháp Digital Workspace của Base.vn với 3 gói:

• Basic: 79,000 VND/tài khoản/tháng (gói này lại không bao gồm Base Office).
• Advance: 119,000 VND/tài khoản/tháng.
• Premium: 149,000 VND/tài khoản/tháng.

Cả 3 gói trên đều dành cho ít nhất 30 tài khoản và trả theo năm. Ngoài ra, Base.vn còn có bộ giải pháp khác như Employee Happiness, Digital Transformation, Financial Management. Doanh nghiệp có thể liên hệ BENOCODE để tìm ra lựa chọn phù hợp và tiết kiệm nhất cho mình. 

4. Nhược điểm

Base Office là một mảnh ghép của hệ sinh thái Base.vn. Do đó, một số tính năng không được tích hợp sẵn trong nó mà phải dùng kèm các ứng dụng khác, ví dụ cần nhắn tin thì phải có thêm Base Message, hội họp thì cần Base Meeting, quản lý công việc phải có Base WeWork.
 
Các chức năng tách rời khiến người dùng Base Office luôn “cảm thấy thiếu thiếu” khi sử dụng đơn lẻ. Nó chỉ phát huy hết sức mạnh khi được dùng chung với các ứng dụng khác trong Base.vn. Song, điều đó cũng khiến bạn mất nhiều thời gian để kiểm soát quy trình làm việc hơn.
 
Khi tạo văn bản mới, Base Office cũng yêu cầu bạn phải nhập khá nhiều thông tin bắt buộc trước khi soạn nội dung văn bản. Điều này tiện cho việc quản lý sau này nhưng lại khiến cho việc cài đặt và làm quen các tác vụ lần đầu cũng mất thời gian hơn.

5. Đối tượng phù hợp

Base Office phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, đặc biệt là những tổ chức đã sử dụng các nền tảng khác của Base.vn, muốn tìm một giải pháp tốt hơn trong việc quản lý thông báo và công văn nội bộ, hạn chế việc thất lạc thông tin trong doanh nghiệp. 

Nếu có nhu cầu, bạn có thể click vào nút bên dưới để trải nghiệm thử hoặc liên hệ ngay với BENOCODE để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ triển khai giải pháp phù hợp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.

Đăng ký tư vấn ngay tại:

6. Tạm kết

Base Office dễ ghi điểm với loạt tính năng hữu ích và sự tiện lợi, dễ sử dụng. Dù còn điểm trừ, doanh nghiệp Việt vẫn có thể cân nhắc nền tảng này, đặc biệt là nếu dùng chung với bộ ứng dụng của Base.vn.