Công cụ

Base Office - ứng dụng quản lý thông báo và công văn nội bộ, giúp hạn chế thất lạc thông tin trong doanh nghiệp

Base Office là ứng dụng giúp quản lý công văn nội bộ giúp doanh nghiệp xử lý thông báo nhanh chóng, chính xác và minh bạch. Nền tảng này chắc chắn sẽ là lựa chọn tốt để thay thế cho những kênh liên lạc dễ bỏ sót thông tin như Zalo hay Telegram.

1. Tổng quan

Thực tế cho thấy hiện nhiều công ty, doanh nghiệp đang sử dụng các ứng dụng chat (như Zalo, Telegram) để thông báo các văn bản trong tổ chức. Điều này dẫn đến việc thông tin dễ bị trôi, nhân viên có khả năng sẽ bỏ qua những văn bản quan trọng dẫn đến ảnh hưởng quyền lợi và trách nhiệm trong công việc.
 
Base Office ra đời để giải quyết “mớ bòng bong” này. Đây là ứng dụng chuyên quản lý thông báo và công văn nội bộ nằm trong hệ sinh thái nổi tiếng Base.vn. Nó hỗ trợ việc thông báo các chính sách, quy định, sự kiện nội bộ hoặc gửi thông báo giữa các phòng ban đến toàn bộ nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác.

Base Office 1

2. Tính năng chính

Tạo và ban hành văn bản nhanh chóng, chính xác

Bạn có thể hình dung Base Office như một hộp thư chung của cả công ty - nơi tất cả các văn bản quan trọng đều được lưu trữ ở đây. Mỗi văn bản được đưa vào Base Office đều phải đạt chuẩn nhất định, 100% có thông tin đầy đủ, minh bạch để bất cứ ai cũng có thể xem xét và góp ý khi cần.

Khi tạo văn bản, Base Office cho phép người dùng soạn thảo nội dung ở mức cơ bản. Nếu nhu cầu cao hơn, phần mềm cũng hỗ trợ bạn đính kèm các file tài liệu doc, pdf có liên quan để người nhận có thể nắm bắt thông tin chi tiết hơn. 

Đồng thời, hộp thư này cũng có chức năng thông báo, phân phát thư đến từng đơn vị. Chỉ với vài thao tác, bạn có thể ban hành văn bản nhanh chóng và tiện lợi trên Base Office. Nhờ đó, nội dung văn bản nhanh chóng được cập nhật tới toàn công ty hoặc các nhóm thành viên liên quan. 

Cấp quản lý cũng có thể phân quyền rõ để biết ai là người được theo dõi văn bản và họ có nhiệm vụ cụ thể gì. Chẳng hạn, nhân viên có được tải tài liệu xuống, chuyển tiếp văn bản cho người khác hay chỉ được quyền đọc văn bản mà thôi?

Tổ chức văn bản thông minh

Base Office hỗ trợ người dùng phân chia, sắp xếp văn bản một cách logic theo nhóm (ví dụ: báo cáo, quyết định, tờ trình,...), loại văn bản, theo keywords (từ khóa) hoặc theo từng phòng ban, theo đơn vị ban hành hoặc nơi nhận văn bản. Mỗi nhóm văn bản lại có thể được phân chia theo các folders (thư mục) khác nhau để tiện cho việc tra cứu sau này.
 
Bên cạnh việc sắp xếp hiệu quả, Base Office còn giúp bạn tìm kiếm văn bản nhanh chóng và dễ dàng. User dễ dàng tìm kiếm 1 văn bản bất kỳ theo tất cả các thông tin liên quan đến văn bản đó, hoặc thông qua các nhãn phân loại gắn sẵn.

Base Office 2

Phê duyệt văn bản tiện lợi

Ngay trên ứng dụng Base Office, người dùng có thể thiết lập để tự động hóa quá trình phê duyệt văn bản nhằm tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo tính chính xác.
 
Người tạo văn bản có thể dễ dàng gắn thẻ (tag tên) tất cả những người cần phê duyệt để thông báo cho họ biết. Người phê duyệt cũng lập tức nhận được thông báo theo thời gian thực (real-time) về văn bản mình cần xử lý.
 
Ứng dụng còn giúp nhân viên và quản lý dễ dàng tương tác với nhau. User có thể trao đổi, upload file và comment trong mỗi văn bản để cho người khác hiểu rõ hơn về quyết định của mình.

Linh hoạt trong việc xử lý

Trong Base Office, bạn có thể lựa chọn đồng ý, từ chối hoặc chuyển tiếp văn bản đến một người khác, tùy thuộc vào yêu cầu và tình huống công việc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quy trình làm việc luôn được duy trì một cách hiệu quả và thuận tiện.
 
Ngay khi được tất cả những người phê duyệt thông qua, văn bản sẽ được chuyển trạng thái tự động (ví dụ: chuyển sang trạng thái “Đã ban hành”). Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đỡ phải thực hiện các bước thủ công mà theo dõi tiến trình cũng dễ dàng, chính xác hơn.

Base Office 3

3. Mức giá

Base Office có 4 gói trả phí phù hợp với nhu cầu khác nhau của người dùng, cụ thể:

  • Gói Starter: 450,000 VND/Tháng. Đã cho phép người dùng sử dụng toàn bộ tính năng sản phẩm, nhưng hỗ trợ tối đa 30 tài khoản.
  • Gói Growth: 900,000 VND/Tháng, hỗ trợ tối đa 60 tài khoản.
  • Gói Business: 900,000 VND/ tháng + 15,000đ/1 tài khoản (từ tài khoản thứ 61 trở lên) , phù hợp với doanh nghiệp cần sử dụng trên 60 tài khoản.
  • Gói Enterprise: Cần liên hệ để có giá tốt nhất.

Các bạn chú ý phải thanh toán ít nhất 12 tháng. Nhưng nếu tính ra, công ty chỉ cần phải bỏ ra 15,000 VND/tài khoản. Chi phí này là quá rẻ so với những tính năng hấp dẫn và hữu ích mà Base Office mang lại.

Base Office 4

Bên cạnh đó, Base Office cũng được tích hợp trong bộ giải pháp Digital Workspace của Base.vn với 3 gói:

  • Basic: 79,000 VND/tài khoản/tháng (gói này lại không bao gồm Base Office).
  • Advance: 119,000 VND/tài khoản/tháng.
  • Premium: 149,000 VND/tài khoản/tháng.

Cả 3 gói trên đều dành cho ít nhất 30 tài khoản và trả theo năm. Ngoài ra, Base.vn còn có bộ giải pháp khác như Employee Happiness, Digital Transformation, Financial Management. Doanh nghiệp có thể liên hệ BENOCODE để tìm ra lựa chọn phù hợp và tiết kiệm nhất cho mình. 

4. Nhược điểm

Base Office là một mảnh ghép của hệ sinh thái Base.vn. Do đó, một số tính năng không được tích hợp sẵn trong nó mà phải dùng kèm các ứng dụng khác, ví dụ cần nhắn tin thì phải có thêm Base Message, hội họp thì cần Base Meeting, quản lý công việc phải có Base WeWork.
 
Các chức năng tách rời khiến người dùng Base Office luôn “cảm thấy thiếu thiếu” khi sử dụng đơn lẻ. Nó chỉ phát huy hết sức mạnh khi được dùng chung với các ứng dụng khác trong Base.vn. Song, điều đó cũng khiến bạn mất nhiều thời gian để kiểm soát quy trình làm việc hơn.
 
Khi tạo văn bản mới, Base Office cũng yêu cầu bạn phải nhập khá nhiều thông tin bắt buộc trước khi soạn nội dung văn bản. Điều này tiện cho việc quản lý sau này nhưng lại khiến cho việc cài đặt và làm quen các tác vụ lần đầu cũng mất thời gian hơn.

Base Office 5

5. Đối tượng phù hợp

Base Office phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, đặc biệt là những tổ chức đã sử dụng các nền tảng khác của Base.vn, muốn tìm một giải pháp tốt hơn trong việc quản lý thông báo và công văn nội bộ, hạn chế việc thất lạc thông tin trong doanh nghiệp. 

Nếu có nhu cầu, bạn có thể click vào nút bên dưới để trải nghiệm thử hoặc liên hệ ngay với BENOCODE để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ triển khai giải pháp phù hợp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.

Đăng ký tư vấn ngay tại:

Tuvanngay

6. Tạm kết

Base Office dễ ghi điểm với loạt tính năng hữu ích và sự tiện lợi, dễ sử dụng. Dù còn điểm trừ, doanh nghiệp Việt vẫn có thể cân nhắc nền tảng này, đặc biệt là nếu dùng chung với bộ ứng dụng của Base.vn.

0/5 - (0 bình chọn)
son phuoc
Tác Giả
Bình luận (0)
Hơn 500K+ người dùng đã đăng ký nhận thông báo cập nhật bài viết mỗi ngày.
Để lại email để nhận thông báo về công cụ tiếp thị, xu hướng công nghệ mới nhất!
Khám phá
Bài viết cùng danh mục
so sanh asana va slack cong cu nao vuot troi hon trong nam 2025So sánh Asana và Slack: Công cụ nào vượt trội hơn trong năm 2025

Trong thời đại công nghệ phát triển như vũ bão, nơi mọi người làm việc từ xa, họp trực tuyến và quản lý dự án qua các nền tảng số, việc chọn đúng công cụ làm việc nhóm là yếu tố tiên quyết để đảm bảo hiệu suất. Với hàng loạt phần mềm hỗ trợ công việc trên thị trường, Asana và Slack luôn là hai cái tên “cộm cán” trong lĩnh vực quản lý công việc và giao tiếp nhóm. Câu hỏi đặt ra là: Asana hay Slack, nền tảng nào thực sự vượt trội hơn ở thời điểm hiện tại? Hãy cùng BENOCODE tìm hiểu đâu là lựa chọn tốt hơn cho nhu cầu của bạn trong bài viết này nhé!