Hướng Dẫn Sử Dụng Asana Hiệu Quả Dành Cho Người Mới Bắt Đầu

1. Asana Là Gì?

Asana là một nền tảng quản lý dự án trực tuyến,được ra đời vào năm 2011 bởi hai nhà đồng sáng lập Dustin Moskovitz và Justin Rosenstein, cho phép người dùng tạo danh sách nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, và giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Nó được thiết kế để tăng tính hiệu quả trong quá trình quản lý dự án.

Cái tên “Asana” được lấy cảm hứng từ tiếng Phạn, mang ý nghĩa về sự tập trung và cân bằng, giống như khi bạn thực hiện một động tác yoga. Điều mà Dustin và Justin muốn mang đến là một môi trường làm việc không rối ren, nơi mà mọi người có thể sáng tạo và làm việc hiệu quả hơn.

Trang chủ Asana

2. Cách Sử Dụng Asana Hiệu Quả Dành Cho Người Mới Bắt Đầu

2.1. Bắt Đầu Với Asana 

Mỗi hành trình đều bắt đầu bằng một bước đầu tiên. Với Asana, đó chính là việc tạo một dự án. Bạn có thể:

• Tạo mới từ đầu: Đặt tên dự án, thêm mô tả, và thiết lập các thông tin cơ bản.

• Sử dụng mẫu có sẵn: Asana cung cấp nhiều mẫu dành riêng cho từng lĩnh vực như tiếp thị, bán hàng, hay quản lý sản phẩm.

• Nhập dữ liệu từ bảng tính: Nếu bạn đã có dữ liệu trong Excel hoặc Google Sheets, bạn có thể nhập vào Asana chỉ với vài cú click chuột.

Tiếp theo, hãy thêm các nhiệm vụ (tasks) vào dự án. Mỗi nhiệm vụ nên cụ thể, rõ ràng và có:

• Người chịu trách nhiệm (Assignee): Ai sẽ làm nhiệm vụ này?

• Hạn chót (Due Date): Khi nào cần hoàn thành?

Để tổ chức tốt hơn, bạn có thể:

• Nhóm nhiệm vụ bằng các phần (Sections).

• Sử dụng các trường tùy chỉnh (Custom Fields) để theo dõi mức độ ưu tiên, trạng thái, hay ngân sách.

Ví dụ như: Trong các dự án yêu cầu quản lý chi phí, bạn có thể tạo một trường tùy chỉnh dạng số (number) để theo dõi ngân sách: Giao nhiệm vụ "Thiết kế banner quảng cáo" với ngân sách là 5,000,000 VNĐ. -> Sau đó, bạn có thể sử dụng tính năng lọc hoặc tổng hợp để tính toán tổng ngân sách dự án, đảm bảo không vượt quá giới hạn.

Sau khi thiết lập xong dự án, bạn có thể mời đồng đội tham gia. Họ có thể bình luận, đính kèm tệp, hoặc đơn giản là “thả tim” để thể hiện sự đồng ý.

2.2. Khám Phá Giao Diện Asana

Đừng lo lắng nếu bạn cảm thấy Asana có quá nhiều tính năng. Hãy cùng làm quen với các thành phần chính:

• Thanh trên cùng (Top Bar): Từ thanh công cụ trên cùng, bạn có thể truy cập cài đặt, tìm kiếm công việc hoặc tạo mới các mục.

• Thanh bên (Sidebar): Giúp bạn chuyển đổi giữa các không gian làm việc hoặc mời thêm đồng đội.

• Chế độ xem nhiệm vụ (Task View): Nhấn vào một nhiệm vụ để xem chi tiết, thêm bình luận, hoặc thực hiện các hành động khác.

Một mẹo nhỏ: Nếu bạn muốn tập trung vào công việc ngày hôm nay, hãy sử dụng chế độ Toàn màn hình (Full Screen Mode).

2.3. Hiểu Rõ Hệ Thống Phân Cấp Của Asana 

Asana có một hệ thống phân cấp rất rõ ràng giúp bạn dễ dàng quản lý công việc:

• Nhiệm vụ (Tasks): Là các công việc cụ thể được giao cho các thành viên.-> Subtasks: Nhiệm vụ có thể được chia nhỏ thành các subtasks, giúp phân chia công việc thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý.

• Dự án (Projects): Là nơi tập hợp các nhiệm vụ liên quan đến một mục tiêu chung. Mỗi sáng kiến hoặc chiến dịch (như ra mắt sản phẩm, xử lý yêu cầu công việc, hay quản lý chiến dịch marketing) đều được tổ chức trong một dự án.

• Danh mục (Portfolios): Giúp bạn theo dõi nhiều dự án cùng một lúc.

• Mục tiêu (Goals): Là các mục tiêu lớn của đội nhóm hoặc doanh nghiệp.

Điều đặc biệt là trong Asana, bạn có thể “đa nhiệm” một cách hiệu quả. Trong Asana, đa nhiệm có nghĩa là một nhiệm vụ (task), dự án (project), hoặc danh mục (portfolio) có thể tồn tại đồng thời ở nhiều vị trí khác nhau mà không cần tạo bản sao.  

Ví dụ:

• Một nhiệm vụ có thể thuộc cả dự án A và dự án B.

• Một dự án có thể nằm trong nhiều danh mục (portfolios), giúp bạn dễ dàng theo dõi nó từ nhiều góc độ khác nhau.

• Một nhiệm vụ hoặc dự án có thể liên kết với một hoặc nhiều mục tiêu (goals) của tổ chức.

Ban đầu có thể hơi phức tạp với newbie nhưng chắc chắn khi làm quen thì chỉ 1 vài ngày là bạn sẽ thích thú với tính “đa nhiệm của Asana” thôi! 

2.4. Lập Kế Hoạch Hàng Ngày Với Asana 

Thay vì ghi nhớ mọi thứ trong đầu, hãy để Asana làm điều đó giúp bạn.

My Tasks: Là nơi bạn sẽ thấy tất cả các nhiệm vụ được giao cho mình, từ mọi dự án. Bạn có thể sắp xếp chúng theo ngày đến hạn hoặc ưu tiên.

Để sử dụng My Tasks hiệu quả:

1. Bắt đầu ngày làm việc bằng cách xem qua My Tasks để nắm bắt công việc cần làm.

2. Tập trung vào các nhiệm vụ của ngày hôm nay bằng chế độ toàn màn hình.

3. Thêm bình luận, đính kèm tệp hoặc cập nhật trường tùy chỉnh khi cần.

Inbox: Cập nhật các thông báo từ đồng đội, trả lời bình luận, hoặc gửi những lời cảm ơn (Appreciations) cho các thành viên khác.

2.5. Tìm Kiếm Nhanh Chóng Với Advanced Search

Tính năng tuyệt vời dành cho những “đối tượng não cá vàng” của đội nhóm. Đừng cố nhớ lại một nhiệm vụ không biết nó nằm ở đâu? Bởi vì với Advanced Search, bạn có thể tìm kiếm theo mọi tiêu chí, từ tên nhiệm vụ, người phụ trách, đến ngày đến hạn.

Ví dụ: Bạn có thể tạo một báo cáo hiển thị tất cả các nhiệm vụ của đội nhóm cần hoàn thành trong 14 ngày tới. Chỉ cần thiết lập bộ lọc, lưu lại, và bạn sẽ có một báo cáo tự động.

2.6. Mời Đồng Đội Tham Gia

Công việc nhóm sẽ hiệu quả hơn khi mọi người đều tham gia vào cùng một nền tảng. Để mời đồng đội:

1. Tạo một nhóm:
   Nếu bạn là người đầu tiên trong tổ chức sử dụng Asana, hãy tạo một nhóm. Thêm mô tả, thành viên và chọn cài đặt quyền riêng tư (chúng tôi khuyên bạn nên để chế độ công khai trong tổ chức của mình).

2. Thiết lập dự án:
   Từ trang nhóm, bắt đầu các cuộc trò chuyện hoặc thêm dự án. Một dự án dễ bắt đầu là lập kế hoạch họp – thậm chí có cả mẫu sẵn để sử dụng!

3. Mời đồng đội:
   Nhấp vào nút màu cam có dấu cộng, chọn "Mời" và nhập địa chỉ email của đồng đội. Khi họ chấp nhận, họ sẽ tham gia tổ chức của bạn.

4. Thêm vào nhóm và dự án:
   Thêm các thành viên mới vào các nhóm hoặc dự án liên quan và giao nhiệm vụ cho họ.

5. Bắt đầu các cuộc trò chuyện nhóm:
   Giữ cho mọi người được thông báo bằng cách tạo các cuộc trò chuyện nhóm, giống như gửi email CC nhưng không gây rối hộp thư.

Đối với các cộng tác viên bên ngoài, như khách hàng hoặc nhà thầu, bạn cũng có thể mời họ với quyền truy cập hạn chế. Họ chỉ có thể xem những gì được chia sẻ cụ thể với họ.

3. Kết Luận

Với những hướng dẫn trên, BENOCODE tin rằng bạn sẽ nhanh chóng làm quen và tận dụng tối đa những gì Asana mang lại.

Hãy nhớ rằng: “Có công mài sắt, có ngày nên kim”. Ban đầu có thể sẽ hơi khó khăn, nhưng khi đã thành thạo, bạn sẽ thấy Asana là trợ thủ không thể thiếu. Còn chần chừ gì nữa? Hãy bắt đầu với Asana ngay hôm nay và tận hưởng một quy trình làm việc nhẹ nhàng, hiệu quả hơn bao giờ hết!