ERP là gì? Tìm hiểu hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện

1. Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) là một giải pháp công nghệ tích hợp toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa và chuẩn hóa các quy trình kinh doanh từ tài chính, nhân sự, mua sắm đến phân phối và nhiều phòng ban khác. Với ERP, tất cả các bộ phận đều sử dụng cùng một nền tảng tích hợp, nơi mọi dữ liệu được chia sẻ qua một cơ sở dữ liệu duy nhất.

Hệ thống ERP là gì?

Thay vì sử dụng các phần mềm riêng lẻ như Phần mềm kế toán, quản lý nhân sự hay chăm sóc khách hàng,..., hệ thống ERP tích hợp tất cả các chức năng này vào một ứng dụng duy nhất, giúp các bộ phận trong doanh nghiệp có thể làm việc trên cùng một hệ thống. Điều này giúp loại bỏ sự dư thừa và trùng lặp dữ liệu, cải thiện hiệu suất và tăng cường hiệu quả quản lý.

2. Các phân hệ và thành phần chính của hệ thống ERP

Phân hệ ERP là những module trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Mỗi phân hệ được thiết kế chuyên biệt để hỗ trợ các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. Các phân hệ sẽ được tích hợp vào hệ thống phần mềm nhằm đảm bảo dữ liệu được đồng bộ và truy xuất dễ dàng.

2.1. Tài chính – Kế toán

Đây là phân hệ trọng yếu, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ giao dịch tài chính, lập báo cáo chi tiết, và đảm bảo mọi hoạt động tài chính của doanh nghiệp thực hiện một cách chính xác và minh bạch. Hệ thống hỗ trợ kiểm soát chi phí, quản lý thu nhập và cung cấp dữ liệu cho các quyết định chiến lược và dự báo tài chính.

2.2. Quản lý Bán hàng

Phân hệ này hỗ trợ quản lý từ việc tạo đơn hàng, xử lý, giao hàng, thu hồi công nợ đến các dịch vụ hậu mãi, giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng từ giai đoạn đặt hàng cho đến khi nhận sản phẩm.

Quản lý Bán hàng

2.3. Quản lý Sản xuất 

Phân hệ quản lý sản xuất tập trung vào lập kế hoạch sản xuất, theo dõi tiến độ và quản lý tồn kho nguyên vật liệu, đảm bảo tối ưu hóa hiệu suất và duy trì chất lượng sản phẩm. Hệ thống giúp doanh nghiệp giám sát toàn bộ quá trình sản xuất và giảm thiểu chi phí một cách hiệu quả.

2.4. Quản lý Nguồn nhân lực

Phân hệ này chịu trách nhiệm quản lý thông tin về nhân sự, từ tuyển dụng, đào tạo, chính sách lương thưởng cho đến các chế độ phúc lợi. Các công cụ này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực nhân sự, theo dõi hiệu suất làm việc để đạt được các mục tiêu kinh doanh.

2.5. Quản lý Hàng tồn kho

Đảm nhiệm việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, phân hệ này giúp doanh nghiệp quản lý quy trình nhập xuất hàng hóa, tổ chức và kiểm kê tồn kho. Qua đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tình trạng hàng tồn dư hoặc thiếu hụt, đảm bảo quy trình cung cấp sản phẩm được diễn ra hiệu quả.

2.6. Quản lý Quan hệ khách hàng (CRM)

Phân hệ CRM hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng, ghi nhận tương tác, xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Với các công cụ theo dõi và phản hồi nhanh chóng, doanh nghiệp có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu và yêu cầu của họ.

2.7. Quản lý Chất lượng (QA-QC)

Phân hệ này giám sát toàn bộ quá trình kiểm soát chất lượng sản phẩm, từ nguyên liệu đến sản phẩm hoàn thiện. ERP cung cấp các công cụ để kiểm tra, đánh giá chất lượng nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe của ngành.

2.8. Điều hành – Lãnh đạo

Đây là phân hệ hỗ trợ cấp lãnh đạo ra quyết định chiến lược nhờ khả năng cung cấp báo cáo, phân tích dữ liệu và xu hướng thị trường một cách chính xác và kịp thời. Phân hệ này giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế của doanh nghiệp, tối ưu hóa chiến lược và đáp ứng kịp thời với xu thế thị trường.

3. Các hệ thống ERP được phân loại như thế nào?

Hệ thống ERP thường được chia theo lớp (tier) dựa trên quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp mà hệ thống ERP hướng đến. Các lớp cơ bản bao gồm:

Các hệ thống ERP được phân loại như thế nào?

3.1. ERP lớp I

Phù hợp với các doanh nghiệp lớn, toàn cầu giúp doanh nghiệp quản lý các yêu cầu phức tạp như đa tiền tệ, đa ngôn ngữ, quy tắc kế toán, mã bưu chính, và nhiều yếu tố khác liên quan đến thị trường quốc tế. Có 4 đến 5 hệ thống ERP lớp I.

3.2. ERP lớp II

Hướng tới các doanh nghiệp lớn có hoạt động đa quốc gia nhưng không hoàn toàn toàn cầu. Các ERP lớp II thường có các tính năng quốc tế hóa nhưng không bao phủ rộng như ERP cấp I. Khách hàng của cấp này có thể là các công ty độc lập hoặc bộ phận của các tập đoàn toàn cầu. Có từ 25 đến 45 nhà cung cấp thuộc phân khúc ERP cấp II, tùy vào cách phân loại của từng nhà cung cấp.

3.3. ERP lớp III

Đáp ứng cho doanh nghiệp quy mô vừa, có thể xử lý một số ngôn ngữ và tiền tệ nhưng thường chỉ hỗ trợ một bảng chữ cái duy nhất. Tùy vào cách phân loại, thị trường có từ 75 đến 100 giải pháp ERP thuộc lớp này.

3.4. ERP lớp IV 

Được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ, ERP lớp IV tập trung chủ yếu vào chức năng kế toán và không được xem là một ERP đầy đủ.

4. Lợi ích của hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp

4.1. Nâng cao hiệu suất nội bộ

Việc áp dụng hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian cần thiết thực hiện hầu như các quy trình kinh doanh.

4.2. Ra quyết định chính xác và nhanh chóng

ERP cung cấp khả năng truy cập dữ liệu chung, giúp các phòng ban sử dụng cùng nguồn thông tin để phân tích và đưa ra các quyết định sáng suốt. Điều này giảm thiểu tranh cãi về tính chính xác của dữ liệu, đồng thời tạo điều kiện cho các bộ phận tham gia vào quá trình ra quyết định trên cơ sở phân tích.

4.3. Tăng tính linh hoạt

Nhờ vào khả năng tiêu chuẩn hóa và đơn giản hóa quy trình, ERP giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh và thích nghi nhanh chóng với những thay đổi.

4.4. Nâng cao tính bảo mật

Một trong những lợi thế quan trọng của ERP là khả năng bảo mật cao nhờ vào cơ sở dữ liệu tập trung. Dữ liệu không còn phân tán ở nhiều máy chủ mà được quản lý tại một hệ thống duy nhất, giúp dễ dàng thiết lập các biện pháp bảo mật, kiểm soát truy cập và bảo vệ thông tin doanh nghiệp.

5. Tạm kết

Phía trên là những thông tin cơ bản về hệ thống ERP mà doanh nghiệp cần nắm rõ. Với vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và tăng cường tính minh bạch, hệ thống ERP ngày càng trở thành công cụ thiết yếu cho doanh nghiệp hiện đại. Việc triển khai hệ thống ERP không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất hoạt động và tiết kiệm chi phí mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong dài hạn.