1. Các tính năng nổi bật của Zoho Flow

Tích hợp không cần code

Hướng đến tinh thần “No-code Integration” (tích hợp không cần code), Zoho Flow được thiết kế với giao diện khá thân thiện với người dùng. Bạn có thể kết hợp thao tác kéo-thả để tạo ra những flow (luồng công việc) được mô hình hóa mà không cần phải biết kiến thức lập trình.

Zoho Flow cũng cung cấp thư viện tích hợp sẵn với hơn 850 ứng dụng phổ biến, bao gồm cả Zoho Apps và các ứng dụng bên ngoài như Slack, Google Workspace, Trello, Shopify… Nó còn cho phép bạn tích hợp với hàng trăm ứng dụng thông qua các API sẵn có, hỗ trợ Webhooks, thậm chí tạo ra các custom functions (hàm tùy chỉnh) để gọi API theo cách riêng.

Trình biên soạn workflow linh hoạt

Trình biên soạn workflow (Workflow Builder) của Zoho Flow khá trực quan và linh hoạt. Nó hỗ trợ các thao tác phức tạp như điều kiện rẽ nhánh (branching), vòng lặp (looping), hoặc chờ thời gian thực (wait time). Nhờ đó, người dùng dễ dàng kiểm tra, điều chỉnh và theo dõi trạng thái flow, đảm bảo quy trình tự động hóa hoạt động hiệu quả và chính xác.

Kết nối on-premises

Zoho Flow hỗ trợ kết nối đám mây với hệ thống ứng dụng cục bộ (on-premises) thông qua cơ chế gọi là On-Prem Agent một cách an toàn. Ví dụ, doanh nghiệp của bạn sử dụng ERP nội bộ để quản lý tài chính và kho hàng, nhưng các đội bán hàng lại sử dụng Zoho CRM (ứng dụng đám mây) để quản lý thông tin khách hàng. Lúc này, Zoho Flow có thể kết nối cả hai ứng dụng này mà không gặp vấn đề gì, giúp đảm bảo dữ liệu luôn đồng bộ mà vẫn giữ được tính bảo mật trong hệ thống riêng của bạn.

Hỗ trợ cộng tác nhóm hiệu quả

Với Zoho Flow, bạn có thể dễ dàng phân vai trò cụ thể cho từng thành viên trong nhóm, cấp quyền cho từng tài khoản khi xây dựng và duy trì các tích hợp. Người dùng cũng có thể share quyền truy cập các app tích hợp với nhóm mà không phải chia sẻ thông tin đăng nhập tài khoản. Điều này vừa giúp tăng tính tiện lợi, vừa bảo vệ an toàn thông tin cá nhân.

Theo dõi và báo cáo toàn diện

Zoho Flow có tính năng lịch sử flow, ghi lại và hiển thị các bước hoạt động của flow, giúp người dùng dễ dàng tìm ra các lỗi hoặc tối ưu hóa quy trình. Bạn kiểm soát được toàn bộ dữ liệu được trao đổi giữa các ứng dụng, thông báo lỗi từ các bước thất bại và có thể chạy lại các bước để kiểm tra nếu muốn. Nền tảng này cũng cung cấp báo cáo về hiệu suất của các flow khá chi tiết, giúp bạn đánh giá hiệu quả flow tốt hơn để nâng cấp trong tương lai.

Tích hợp với hệ sinh thái Zoho

Là một phần trong hệ sinh thái Zoho, Zoho Flow hoạt động mượt mà với các ứng dụng Zoho khác như Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Projects… Nhờ đó, nó tăng giá trị cho các doanh nghiệp đã sử dụng các sản phẩm khác của Zoho.

2. Nhược điểm

Zoho Flow có một số hạn chế đáng chú ý khi so sánh với các đối thủ lớn trong ngành. Dù hỗ trợ hơn 850 ứng dụng, con số này vẫn rất ít so với Zapier (hơn 5.000 ứng dụng) hoặc Make.com (hơn 2.000), khiến cho việc tích hợp một số ứng dụng phổ biến hoặc không thông dụng có thể không khả thi. Ví dụ, Zoho Flow chưa hỗ trợ Asana, Notion hay thậm chí là Telegram.

Mặc dù giao diện kéo-thả được thiết kế thân thiện, các bạn newbie vẫn có thể gặp khó khăn trong việc làm quen với các workflow phức tạp vì thao tác trong Zoho Flow không dễ tiếp cận như các nền tảng khác, điển hình là Make.com.

Ở các gói trả phí thấp, Zoho Flow giới hạn về số lượng luồng và hành động hàng tháng của workflow. Điều này có thể gây bất tiện cho doanh nghiệp có nhu cầu tích hợp lớn mà muốn tiết kiệm chi phí.

Tốc độ của Zoho Flow đôi khi cũng chậm hơn khi bạn xử lý các luồng phức tạp. Bên cạnh đó, để thực hiện các tích hợp nâng cao như API hay Webhooks thì người dùng cần kiến thức kỹ thuật cơ bản.

Chưa kể, Zoho Flow tập trung nhiều vào hệ sinh thái Zoho, phát huy hiệu quả tốt nhất khi sử dụng cùng các sản phẩm Zoho khác, nhưng lại không thực sự tối ưu cho các doanh nghiệp không dùng hệ sinh thái này.

3. Giá cả

Zoho Flow không có bản miễn phí mà chỉ cho dùng thử 15 ngày đối với hai gói trả phí sau:

• Gói Standard: 29 USD/tháng/người dùng. Giới hạn 5.000 hành động/tháng.
• Gói Professional: 49 USD/tháng/người dùng. Giới hạn 10.000 hành động/tháng, hỗ trợ tính năng nâng cao như tích hợp app cao cấp, auto rerun, 5 phút polling…

Bạn chú ý là cả hai gói trên là thanh toán theo tháng, nếu thanh toán theo năm thì giá có thể rẻ hơn (tiết kiệm 15%). Zoho Flow không giới hạn flow làm việc nhưng tính phí dựa trên số hành động của các flow. Do đó, số tiền cũng sẽ tăng lên theo nhu cầu của bạn.

So với các nền tảng khác thì giá của Zoho Flow không hề rẻ. Đơn cử, gói rẻ nhất của Make.com chỉ 10.59 USD mà cho phép thực hiện đến 10.000 hành động. Hay gói rẻ nhất của n8n cũng chỉ 24 Euro mà không giới hạn hành động, chỉ giới hạn số lần chạy flow là 2.500 lần/tháng. Chưa kể các nền tảng này cũng có lựa chọn miễn phí cho người dùng trải nghiệm.

4. Đối tượng phù hợp

Zoho Flow có nhiều ưu điểm khá nổi trội. Song, nếu nhìn vào mức giá của nó thì có thể khiến nhiều người dùng phải ngán ngẩm, nhất là khi so sánh với các nền tảng khác.

Do đó, Zoho Flow chỉ thực sự phù hợp doanh nghiệp đang tìm kiếm 1 công cụ tự động hóa có khả năng tùy biến cao, giải quyết được các nhu cầu phức tạp mà không quan tâm lắm đến chi phí.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng nhiều công cụ trong cùng hệ sinh thái Zoho như Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Desk, Zoho Projects… thì Zoho Flow là lựa chọn lý tưởng để tích hợp nhanh chóng và hiệu quả mà không cần nền tảng bên thứ ba.

Còn đối với người dùng mới, doanh nghiệp có nhu cầu cơ bản hoặc ngân sách hạn chế thì nên cân nhắc những lựa chọn khác hợp lý hơn như Make.com, n8n hay Latenode.

5. Tạm kết

Zoho Flow cũng có khá nhiều điểm cộng nhưng chưa đến mức “đỉnh nóc, kịch trần” vì nhiều hạn chế chưa được khắc phục, như giới hạn về số lượng app tích hợp hay tốc độ xử lý flow. Mức giá phải trả cho nó cũng tương đối cao, phần nào sẽ khiến người dùng lăn tăn khi lựa chọn, nhất là khi bạn có nhiều nền tảng khác tốt hơn trên thị trường.