1. Tính năng chính

Quản lý cơ sở dữ liệu

Tính năng cơ bản nhưng rất mạnh mẽ của Zoho CRM chính là quản lý cơ sở dữ liệu của khách hàng tiềm năng, lưu trữ và sắp xếp tất tần tật các thông tin liên lạc, địa chỉ và cả các accounts quan trọng của công ty. Bạn dễ dàng thêm, bớt hoặc cập nhật các thông tin của khách hàng bất cứ lúc nào để đảm bảo cơ sở dữ liệu luôn mới nhất.

Zoho CRM cũng hỗ trợ người dùng cập nhập dữ liệu từ file Excel hoặc import trực tiếp từ các nền tảng CRM khác như Salesforce, Hubspot, Microsoft Dynamics 365... chỉ trong một nốt nhạc, phục vụ việc chuyển đổi nhanh chóng giữa các nền tảng.

Tối ưu quy trình tự động hóa

Tự động hóa là một chức năng quan trọng giúp Zoho CRM ghi điểm với nhiều người dùng. Nền tảng này cung cấp một loạt công cụ tuyệt vời như tự động gửi thông báo qua email, tự động cập nhật thông tin hoặc hành vi của các khách hàng tiềm năng.

Tất nhiên, bản miễn phí hiện chỉ bao gồm vài thao tác đơn giản. Nếu bạn có nhu cầu phức tạp hơn, có thể tham khảo sử dụng thêm Blueprint và CommandCenter. Đây là hai công cụ độc quyền của Zoho CRM chỉ có trong các bản trả phí của Zoho, cho phép người dùng thêm mã code để tùy chỉnh các workflow tự động hóa. Từ đó, người dùng có thể tạo ra các quy trình tự động hóa nâng cao hoặc áp dụng cho hàng loạt đối tượng khác nhau.

Theo dõi và hỗ trợ quy trình kinh doanh

Việc quan sát và theo dõi các bước trong quy trình kinh doanh (sale pipelines) với Zoho CRM cũng khá trực quan. Người dùng dễ dàng tạo, thêm/bớt các giai đoạn để tối ưu quy trình theo đúng mục đích mong muốn. Khi kết hợp với các công cụ tự động hóa, bạn có thể tiết kiệm được kha khá thời gian mà vẫn đảm bảo quy trình hoạt động trơn tru, không gặp bất kỳ “chướng ngại vật” nào dẫn đến trễ deadline hay không đảm bảo KPI.

Chưa kể, Zoho CRM hỗ trợ user gọi điện và gửi email trực tiếp trên nền tảng. Tính năng này thực sự là “cứu cánh” cho sales, giúp họ tiết kiệm kha khá thời gian mỗi khi cần tư vấn thông tin hoặc đặt lịch hẹn với khách hàng.

Khả năng tùy biến cao

Giao diện Zoho CRM trông đơn giản nhưng nó cho phép bạn tùy biến thỏa thích theo ý muốn. Đơn cử, bạn có thể đẩy mục Accounts lên trước Meetings cho tiện dùng hoặc ngược lại. Bạn cũng có thể kết hợp với Canvas để tự tạo giao diện riêng theo ý thích, nhưng tiếc là tính năng này chỉ áp dụng với bản trả phí.

Nếu là nhân viên bán hàng, user có thể tối ưu trang chủ để làm nổi bật thông tin về doanh số. Còn nếu là quản lý, bạn hoàn toàn có thể bố cục trang chủ để theo dõi những tác vụ sắp đến deadline hoặc những công việc nào quá hạn, còn dang dở.

Một tính năng ít người biết nữa là Zoho CRM còn cho phép tạo portal để người ngoài có thể truy cập vào nền tảng. Bạn đừng quá lo lắng vì ứng dụng hỗ trợ phân quyền rất chi tiết với nhiều cấp user. Ngay cả portal dành riêng cho người lạ cũng sẽ đảm bảo tính bảo mật, không tiết lộ những thông tin quan trọng mà chỉ những user cao cấp mới có thể sử dụng.

Hỗ trợ đa kênh

Ngay từ bản miễn phí, Zoho CRM đã cho phép bạn kết nối email để gửi thư trực tiếp ngay trong nền tảng này, rất tiện lợi và tiết kiệm thời gian. Chưa kể, bản trả phí còn hỗ trợ kết nối với nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram,... phân tích các hành vi mua bán để theo dõi các khách hàng tiềm năng.

Người dùng Zoho CRM cũng dễ dàng tích hợp với bộ công cụ của Microsoft như Outlook, Office 365, Teams… Từ email, lịch làm việc cho đến tác vụ đều được link trực tiếp vào Zoho CRM giúp bạn đỡ phải mắc công di chuyển qua từng nền tảng.

Developer hub

Đây là một tính năng khá hay trong Zoho CRM mà không phải nền tảng nào cũng có được. Công cụ này giúp các nhà phát triển dễ dàng tùy biến CRM bằng cách tích hợp các ứng dụng khác nhau vào Zoho CRM. Nhờ đó, họ có thể “hô biến” Zoho CRM trở thành một platform “all in one” đầy tiện ích.

Nhiều công cụ hữu ích

Zoho CRM cũng hỗ trợ người dùng tạo form (biểu mẫu) để thu thập thông tin khách hàng tiềm năng. Sau khi tạo, form có thể được nhúng vào website của bạn dù ở bất kỳ nền tảng nào.

Bản trả phí của Zoho CRM còn có trợ lý ảo Zia giúp quá trình sử dụng các công cụ được tiện lợi hơn, tiếc là lại chưa có tiếng Việt. Ngoài ra, Zoho CRM cũng rất đa năng, có thể được dùng như là công cụ tài chính (bao gồm báo giá và tạo đơn đặt hàng), thư viện tài liệu, công cụ quản lý dự án…

Tất nhiên, Zoho CRM cũng có một kênh chat nho nhỏ tích hợp sẵn để các thành viên trong team có thể trao đổi, liên lạc hoặc đơn giản là chia sẻ về công việc bất cứ lúc nào.

2. Mức giá

Zoho CRM có bản miễn phí hỗ trợ dùng tối đa 3 user. Nếu nhu cầu cao hơn, tổ chức có thể tham khảo 4 gói trả phí phù hợp với nhu cầu khác nhau như:

• Gói Standard: 20 USD/người dùng/tháng.

• Gói Professional: 35 USD/người dùng/tháng.

• Gói Enterprise: 50 USD/người dùng/tháng.

• Gói Ultimate: 65 USD/người dùng/tháng.

Ở gói Professional, người dùng đã có thể tận dụng Canvas, tích hợp Office 365 hay gửi email hàng loạt. Nhưng các bạn chú ý là phải lên gói Professional thì mới được dùng những chức năng hấp dẫn như Blueprint (hỗ trợ tự động hóa), Webhooks hay tích hợp Google Ads.

Trợ lý ảo Zia, môi trường thử nghiệm Sandbox và tùy chỉnh thêm script thì chỉ có từ bản Enterprise. Và tất nhiên Ultimate sẽ có tất tần tật các tính năng quan trọng.

Các nhà phát hành Zoho CRM quả là khôn khéo trong việc phân chia các gói trả phí, mỗi gói lại có thêm một chút tính năng cao cấp. Nhưng nếu so với các đối thủ lớn như Salesforce hay Hubspot, Zoho CRM được đánh giá là có giá mềm hơn và những gì nó mang lại thì không hề kém cạnh.

3. Nhược điểm

Dù có nhiều điểm cộng, Zoho CRM vẫn còn một số hạn chế khiến nó không được điểm tối đa trên nhiều chuyên trang đánh giá. Thực tế sử dụng cho thấy đôi khi nền tảng này load còn hơi chậm, có độ trễ nhất định, đặc biệt là với những dự án có nhiều data.

Gói miễn phí của Zoho CRM giới hạn khá nhiều tính năng và người dùng chỉ có thể “mở khóa” nếu chịu chi cho các bản trả phí. Nhưng ngay cả với bản Enterprise hay Ultimate, nền tảng này vẫn còn tạo cảm giác “thiêu thiếu” khi một vài tính năng chưa hoàn thiện, trong khi một số chức năng lại dư thừa, không cần dùng đến.

Một ví dụ điển hình là mục quản lý task của Zoho CRM khiến nhiều người dùng kêu ca vì chỉ đang ở mức cơ bản. Chức năng nhắc hẹn chỉ phù hợp cho sale gọi cho khách, chứ chưa được tối ưu để áp dụng trong quản lý dự án.

Khi user kết nối cùng lúc với nhiều page trên Facebook, Zoho CRM cũng chưa phân biệt được nguồn lead, tin nhắn nào đến từ page nào.

Có lẽ, các nhà phát triển Zoho muốn hướng người dùng có nhu cầu cao đến Zoho One, thay vì chỉ tập trung vào Zoho CRM.

4. Đối tượng phù hợp

Zoho CRM phù hợp với các doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc chuyển đổi số, muốn tìm một giải pháp đơn giản mà mạnh mẽ, lại có mức giá khá phải chăng.

Nếu cần hỗ trợ kỹ thuật cao hoặc đang xử lý lượng lớn giao dịch, doanh nghiệp có thể cân nhắc các giải pháp cao cấp như Salesforce hoặc Microsoft Dynamics 365.

5. Tạm kết

Không phải ngẫu nhiên mà Zoho CRM giữ được vị thế suốt ba thập niên kể từ khi xuất hiện. Nền tảng này được nhiều người lựa chọn vì giao diện thân thiện, nhiều tính năng, mức giá phải chăng và khả năng tùy chỉnh linh hoạt mà không phải nền tảng CRM nào cũng có.