1. Các tính năng của Slack

1.1 Tính năng cộng tác nhóm

Không phải tự nhiên mà Slack được ví như một "bàn tròn hội nghị ảo," nơi mà mỗi nhân viên đều có thể tham gia, đóng góp, và phát huy tối đa năng lực cá nhân.

1.1.1 Channels

Kênh trong Slack

Kênh (Channels) trong Slack là những không gian hợp tác “không rào cản”. Không còn cảnh bị giam cầm trong những email chật chội, Channels mang lại sự linh hoạt và minh bạch tuyệt đối. Mỗi kênh là một “phòng họp mở” cho dự án, đội nhóm có thể: 

• Ghim tin nhắn quan trọng: Hỗ trợ đội nhóm tập trung vào các thông tin cốt lõi. Tin nhắn được ghim sẽ luôn hiện trên đầu kênh, giúp bạn dễ dàng truy cập những thông báo quan trọng mà không cần "đào bới" qua hàng tá tin nhắn.

• Biểu tượng cảm xúc Emoji: Bạn có thể sử dụng emoji để phản hồi nhanh, bày tỏ cảm xúc, hoặc thậm chí tạo riêng emoji cá nhân hóa cho nhóm của mình. 

• Chỉnh sửa lại tin nhắn đã gửi: Giúp người dùng sửa chữa những lỗi không mong muốn trong các tin nhắn liên quan đến công việc, đảm bảo thông tin luôn chính xác.

1.1.2 Tin nhắn trực tiếp

Tin nhắn trong Slack không chỉ là lời nói, mà còn là “công cụ kiến tạo ý tưởng”. Bạn có thể chia sẻ ý tưởng trong nhóm, gửi tài liệu hoặc phối hợp công việc chỉ với vài cú nhấp chuột. Đặc biệt, tích hợp với các công cụ khác như Google Drive hay Asana giúp bạn “gói gọn” mọi thông tin quan trọng trong một luồng hội thoại duy nhất.

1.1.3 Gửi tin nhắn âm thanh và video

Không muốn tổ chức một cuộc họp dài lê thê? Slack có giải pháp với các đoạn tin nhắn âm thanh và video (clips). Bạn có thể ghi âm, quay video hoặc chia sẻ màn hình để truyền tải thông tin một cách sinh động mà không cần đợi lịch họp.

1.2 Tính năng quản lý dự án 

1.2.1 Canvas 

Canvas trong Slack là nơi bạn có thể "vẽ nên bức tranh" tổng thể về dự án của mình. Với tính năng này, bạn có thể tạo ra không gian chia sẻ và quản lý thông tin đa dạng, từ văn bản, tệp tin đến quy trình tự động hóa.

Hãy tưởng tượng Canvas như một bảng trắng ảo, nơi mà đội nhóm của bạn có thể thảo luận, ghi chú và tổ chức mọi thứ. Bạn có thể:

• Tạo Canvas từ một kênh để tổng hợp các hành động cần làm hoặc tạo FAQ cho nhóm.

• Tự động hóa thông tin bằng cách tích hợp quy trình làm việc vào Canvas, giúp tối ưu hóa và tiết kiệm thời gian.

1.2.2 To-do List 

Danh sách công việc của Slack là "kim chỉ nam" giúp bạn tổ chức và quản lý nhiệm vụ một cách rõ ràng và trực quan.

Tính năng này cho phép bạn:

• Theo dõi các nhiệm vụ, phân công trách nhiệm và giám sát tiến độ. Slack cho phép bạn ghi chú và đặt thời gian nhắc nhở, giống như một trợ lý cá nhân luôn bên bạn. Khi đến giờ hẹn, Slack sẽ tự động thông báo, giúp đội nhóm duy trì năng suất và kỷ luật.

• Quản lý các mục tiêu dài hạn như triển khai sản phẩm, onboarding nhân sự, hay ra mắt dự án mới.

1.2.3 Tìm kiếm cơ sở dữ liệu tri thức

Trong một tổ chức, dữ liệu tri thức thường nằm rải rác khắp nơi, từ email, tài liệu đến các buổi họp. Nhưng với Slack, mọi thông tin đều được lưu trữ và truy cập dễ dàng nhờ tính năng tìm kiếm thông minh.

Thay vì lục lọi email hay hỏi đồng nghiệp về số liệu, bạn chỉ cần gõ từ khóa để tìm thấy câu trả lời ngay lập tức. Tính năng này giống như "kho báu tri thức", giúp bạn tiết kiệm thời gian và khai thác tối đa tài nguyên sẵn có.

1.3 Tính năng tích hợp

Slack, với tính năng tích hợp mạnh mẽ, hoạt động như "mạch máu chính" kết nối mọi ứng dụng và quy trình làm việc, giúp đội ngũ của bạn làm việc thông minh và hiệu quả hơn.

1.3.1 Tích hợp các ứng dụng 

Slack mang đến khả năng tích hợp với hơn 2.600 dịch vụ, từ Google Drive, Office 365, đến các công cụ đặc thù khác như Asana, Dropbox, hay Trello. Điều này biến Slack thành một "trung tâm điều phối công việc," nơi mọi tác vụ thường ngày được xử lý gọn gàng mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng.

Ví dụ, thay vì phải mở nhiều tab để truy cập tài liệu hoặc công cụ quản lý dự án, bạn chỉ cần kết nối chúng với Slack để truy cập trực tiếp trong các kênh trò chuyện. Đây là giải pháp hoàn hảo để loại bỏ sự phân mảnh trong công việc.

1.3.2 Tự động hóa không cần mã

Tạo các quy trình tự động hóa trong Slack

Với tính năng Workflow Generator, Slack cho phép bạn tạo các quy trình tự động mà không cần bất kỳ dòng mã nào. Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như cập nhật trạng thái, gửi thông báo, hay ghi nhận yêu cầu giúp bạn tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao hơn.

1.3.3 Tích hợp Salesforce để tối ưu kinh doanh

Slack đưa việc quản lý khách hàng lên một tầm cao mới với Slack Sales Elevate và tích hợp dữ liệu Salesforce. Tính năng này mang lại khả năng quản lý danh mục khách hàng, theo dõi tài khoản và điều phối nhóm ngay trong giao diện Slack. Nhờ đó, các đội ngũ kinh doanh có thể làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn mà không cần chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng.

1.4 Tính năng thông tin

Với tính năng Information, Slack giúp bạn khai thác sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI) để làm việc thông minh hơn, nhanh chóng hơn, và hiệu quả hơn.

1.4.1 Slack AI – Trợ thủ thông minh cho mọi cuộc trò chuyện

Slack AI giúp bạn tận dụng tri thức tập thể và dữ liệu CRM của doanh nghiệp để tìm kiếm thông tin một cách chính xác và nhanh chóng. Các bản tóm tắt thông minh về kênh hoặc chuỗi hội thoại cho phép bạn bắt kịp các thông tin quan trọng ngay lập tức, dù đã bỏ lỡ. Thậm chí, các ghi chú tự động trong các cuộc họp nhóm còn giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

1.4.2 Agentforce – Cánh tay phải trong quản lý khách hàng

Với Agentforce, Slack biến dữ liệu khách hàng thành các giải pháp hành động. Từ việc gợi ý các bước tiếp theo đến tự động tạo email mẫu và kế hoạch hành động, Agentforce giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu mà vẫn đảm bảo hiệu quả trong công việc.

2. Slack dành cho ai? 

2.1 Kỹ thuật viên

Slack cho phép đội kỹ thuật tích hợp các công cụ như GitHub, Google Drive, Dropbox để dễ dàng chia sẻ mã nguồn và tài liệu dự án. Từ đó rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo mọi thông tin đều nằm trong tầm tay. Tính năng tìm kiếm thông tin giúp các kỹ sư dễ dàng tra cứu các đoạn hội thoại hoặc thông tin quan trọng từ lịch sử trò chuyện mà không cần phải "đào bới" hàng trăm email.

2.2 Dịch vụ khách hàng

• Ghim tin nhắn quan trọng: Những thông báo quan trọng, như cập nhật chính sách hay câu trả lời cho câu hỏi thường gặp, có thể được ghim lại để tất cả thành viên dễ dàng truy cập.

• Team Directory: Nhóm dịch vụ khách hàng có thể biết được trạng thái hoạt động và vai trò cụ thể của từng thành viên, giúp phối hợp nhanh chóng trong các trường hợp cần hỗ trợ khẩn cấp.

2.3 Đội ngũ Sales

• Cài đặt nhắc nhở: Tính năng này giúp nhân viên bán hàng không bỏ lỡ các cuộc gọi hay nhiệm vụ quan trọng. Ví dụ, Slack sẽ gửi thông báo nhắc nhở vào đúng giờ hẹn gặp khách hàng, giúp đội ngũ luôn đúng giờ và chuyên nghiệp.

• Tạo emoji riêng: Các biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh không chỉ làm cho các cuộc trò chuyện trở nên sống động mà còn giúp đội ngũ tạo sự gần gũi và sáng tạo trong giao tiếp với khách hàng.

2.4 Quản lý dự án

Slack giúp quản lý dự án từ đầu đến cuối trên một nền tảng duy nhất, nhờ ba trụ cột chính:

• Cộng tác: Tập hợp đội nhóm trong một kênh chung, tổ chức cuộc gọi trực tiếp hoặc chia sẻ nhanh thông qua clips để đảm bảo thông tin luôn rõ ràng và thống nhất.

• Theo dõi: Sử dụng danh sách công việc để phân chia nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và tăng cường trách nhiệm của từng thành viên, giúp dự án luôn đi đúng hướng.

• Tổ chức: Canvas cho phép lưu trữ và quản lý tài liệu, mốc thời gian và kết quả dự kiến một cách khoa học, cùng các mẫu dự án có sẵn giúp bạn bắt đầu nhanh chóng.

3. Nhược điểm Cần Cải Thiện của Slack

• Hệ thống thông báo dễ gây quá tải: Với các nhóm lớn và nhiều kênh hoạt động, hệ thống thông báo của Slack có thể trở thành "cơn ác mộng". Dù có các tùy chỉnh tắt tiếng hoặc điều chỉnh thông báo, người dùng vẫn phải mất thời gian tinh chỉnh liên tục để tránh bị làm phiền.

• Hạn chế của bản miễn phí: Slack phiên bản miễn phí chỉ cho phép lưu trữ 10.000 tin nhắn, khiến việc tìm lại các cuộc hội thoại cũ trở nên khó khăn. Các cuộc họp video và voice trên Slack bị giới hạn số lượng người tham gia miễn phí (15 người) Ngoài ra, tính năng tìm kiếm và truy cập tệp tin cũng bị giới hạn, ảnh hưởng đến khả năng quản lý thông tin của các đội nhóm

• Tính năng xem trước tài liệu chưa tối ưu: Các công cụ xem trước tài liệu của Slack thiếu sự tinh vi, thường yêu cầu người dùng tải xuống để xem định dạng đầy đủ. 

• Một số hạn chế trong tính năng quản lý: Slack không cho phép chuyển đổi một nhóm chat công khai thành riêng tư sau khi đã tạo, điều này có thể gây bất tiện trong các tình huống thay đổi quyền riêng tư. Ngoài ra, hiện tượng lag hoặc chậm trễ đôi khi xảy ra, đặc biệt với các kênh lớn, làm giảm trải nghiệm người dùng.

4. Mức giá của Slack 

• Free (0.00 USD): Gói cơ bản cho cá nhân hoặc đội nhóm nhỏ, giới hạn 10.000 tin nhắn và 10 tích hợp ứng dụng.
• Pro (4.38 USD/người/tháng): Lịch sử tin nhắn không giới hạn, tích hợp không giới hạn, và hỗ trợ Slack Connect.
• Business+ (15 USD/người/tháng): Bổ sung quản trị nâng cao, xuất dữ liệu tin nhắn, và bảo mật SSO.
• Enterprise Grid (Liên hệ giá): Phù hợp doanh nghiệp lớn, hỗ trợ HIPAA, thư mục nhân viên, và 500.000 người dùng.

Chi tiết hơn bạn có thể truy cập bảng giá được cập nhật mới nhất dưới đây: 

5. Lời kết

Trên đây là những đánh giá chi tiết về Slack – công cụ giao tiếp và quản lý công việc toàn diện. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các tính năng, ưu nhược điểm và lựa chọn gói phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Nếu bạn cần tìm hiểu thêm về các giải pháp công nghệ hỗ trợ kinh doanh, hãy khám phá thêm các bài viết khác. BENOCODE luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên hành trình phát triển!