1. Giới thiệu đôi nét về Zoho Forms

Zoho Forms là công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến cực kỳ dễ sử dụng, ngay cả khi bạn không sành sỏi về công nghệ. Chỉ cần dành vài phút kéo thả là biểu mẫu sang, xịn, mịn sẽ xuất hiện ngay lập tức. Chẳng hạn, khi cần tổ chức sự kiện, bạn có thể sử dụng Zoho Forms để tạo biểu mẫu đăng ký tham gia, thu thập thông tin khách mời và chia sẻ link form qua website, email hay mạng xã hội chỉ trong vòng vài nốt nhạc.

Điểm đặc biệt của Zoho Forms là tính năng gửi thông báo qua SMS hoặc email ngay khi có người điền vào biểu mẫu, giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào. Ngoài ra, phiên bản di động nhỏ gọn tiện lợi, hỗ trợ lên đến 11 ngôn ngữ cho phép người dùng tạo và quản lý biểu mẫu mọi lúc, mọi nơi. 

2. Điểm danh các tính năng nổi bật của Zoho Forms

Đại đa số các công cụ tạo biểu mẫu hiện nay chỉ mở khóa tính năng cao cấp khi bạn mua gói VIP. Thế nhưng, với Zoho Forms, mọi người có thể thoải mái trải nghiệm hàng loạt tính năng ưu việt ngay cả khi sử dụng phiên bản miễn phí.

2.1 Đa dạng biểu mẫu

Tính đến thời điểm hiện tại, Zoho Forms mang đến cho người dùng 48 mẫu phù hợp với nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau, từ kinh doanh, nhân sự, y học, xây dựng cho đến thương mại điện tử. Sau khi lựa chọn mẫu form phù hợp, bạn có thể sử dụng hơn 30 loại trường thông tin để tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.

Đa dạng biểu mẫu

Ngoài các trường cơ bản như dòng đơn (Single Line), số (Number), email, Zoho forms còn tích hợp thêm nhiều tùy chọn nâng cao như trường chữ ký điện tử (Electronic Signature) hoặc thanh toán trực tuyến (Payment). Điều này giúp biểu mẫu trở nên chuyên nghiệp hơn và đáp ứng được đa dạng các nhu cầu khác nhau của người dùng, hạn chế việc tích hợp với nhiều bên thứ ba.

2.2 Ứng dụng di động

Ứng dụng di động - Zoho Forms hiện đang có mặt trên cả hai hệ điều hành phổ biến hiện nay, đó là Android và iOS. Bên cạnh các tính năng cơ bản, ứng dụng trên điện thoại còn mang đến cho người dùng cơ hội trải nghiệm vô vàn tính năng độc đáo và tiện lợi như:

• Làm việc ngoại tuyến: Thả ga tạo biểu mẫu và thu thập dữ liệu trong môi trường không có wifi hoặc wifi chập chờn “như vừa bị cá mập cắn”.

• Đăng tải hình ảnh: Dễ dàng truy cập vào album và tải ảnh lên biểu mẫu ngay lập tức.

• Tự động điền thông tin: Tính năng định vị địa lý giúp người dùng tiết kiệm thời gian nhập liệu mà vẫn đảm bảo độ chính xác. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi điểm danh nhân viên tại các công trình. Về cơ bản, họ chỉ cần điền tên và mức độ hoàn thành dự án, còn việc nhập liệu vị trí công trình sẽ do ứng dụng tự động xử lý.

2.3 Tích hợp thanh toán tiện lợi

Nếu bạn muốn tích hợp bước thanh toán vào biểu mẫu nhưng lại không phải chuyên gia lập trình thì đừng lo, đã có Zoho Forms. Khi giao dịch hoàn tất, hệ thống sẽ tự động gửi email xác nhận kèm biên lai cho người bán và người mua.

Tích hợp tính năng thanh toán trực tuyến

Điều mình thích nhất ở công cụ này là tính năng tính toán tự động chuẩn không cần chỉnh. Ví dụ, một chiếc mũ giá 20 USD và khách hàng mua 4 chiếc thì hệ thống sẽ tự động tính ra tổng số tiền 80 USD. Ngoài ra, Zoho Forms hỗ trợ cả hai phương thức thanh toán vô cùng thông dụng, đó là Stripe và PayPal.

2.4 Xác thực email

Chẳng ai muốn nhận được một đơn hàng/đơn đăng ký mà email liên hệ lại chứa toàn mấy ký tự linh tinh, không có thật. Thấu hiểu nỗi lòng của người dùng, Zoho đã tích hợp tính năng xác thực email để đảm bảo khách hàng điền địa chỉ hợp lệ.

Nếu ai đó vô tình nhập sai hoặc cố ý điền bừa thì hệ thống ngay lập tức ra hiệu nhắc nhở. Nhờ vậy, bạn không cần phải tốn thời gian lọc các email ảo như trước nữa. Ngoài ra, Zoho Forms còn trang bị hẳn CAPTCHA chống spam và răn đe những “kẻ quấy nhiễu” muốn làm loạn dữ liệu của bạn.

2.5 Phân tích dữ liệu “thần sầu”

Zoho Forms có một tính năng thần thánh mà dân làm form ai cũng mơ ước, đó là phân tích dữ liệu. Nhờ đó, bạn không chỉ biết có bao nhiêu người điền vào form mà còn biết họ ghé thăm biểu mẫu những thời điểm nào trong năm, tháng, hay thậm chí là mỗi ngày.

Điểm hay ho khác nữa của Zoho là có thể liên kết với Zoho Analytics hoặc Google Analytics - công cụ bá đạo giúp truy nguồn thông tin. Nhờ vậy, bạn có thể biết được khách hàng của mình đến từ nền tảng nào, Facebook, Google hay Zalo và dễ dàng điều chỉnh chiến lược Marketing/kinh doanh để “gãi đúng chỗ ngứa”.

Phân tích dữ liệu chuẩn xác

Đặc biệt, người dùng thoải mái xuất dữ liệu dưới dạng PDF hoặc CSV. Thêm vào đó, bạn còn có thể đặt mật khẩu bảo vệ để đảm bảo thông tin được an toàn. Điều này không chỉ giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả mà còn khiến cấp trên ấn tượng bởi tác phong làm việc chuyên nghiệp. 

2.6 Phê duyệt tự động

Zoho Forms giúp tự động hóa quy trình phê duyệt và làm việc, từ đơn giản đến phức tạp, phù hợp với nhu cầu của từng đội nhóm. Bạn có thể thiết lập nhiều cấp phê duyệt và giao nhiệm vụ rõ ràng cho từng người. Hệ thống tự động gửi email xác nhận hoặc thông báo đến khách hàng và các bên liên quan. 

Ví dụ, nhân viên điền đơn xin nghỉ phép, hệ thống sẽ tự động chuyển đến trưởng nhóm để xét duyệt. Nếu trưởng nhóm đồng ý, đơn sẽ tiếp tục được gửi đến phòng nhân sự để xử lý và lưu trữ. Sau đó, một email xác nhận sẽ tự động gửi lại cho nhân viên, thông báo rằng đơn nghỉ phép đã được phê duyệt. Tất cả đều tự động, không cần thông báo thủ công mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc. 

3. Gói phí dịch vụ

Tính đến thời điểm hiện tại, Zoho Forms mang đến cho người dùng đa dạng gói phí dịch vụ, thanh toán hàng tháng và hàng năm. Nếu đã chán với các tính năng trong phiên bản miễn phí, bạn có thể trải nghiệm 4 gói dịch vụ sau:

3.1 Cơ bản (£7.50/tháng)

Đây là gói thấp nhất, dành cho những ai chỉ cần tạo vài biểu mẫu đơn giản, không cần nhiều tính năng phức tạp. Tuy vậy, nếu bạn muốn tích hợp với các ứng dụng khác hay dùng nhiều người thì gói này có thể hơi hạn chế.

Ai nên dùng: Freelancer, các bạn làm kinh doanh nhỏ lẻ hoặc cá nhân muốn thu thập thông tin cơ bản.

3.2 Tiêu chuẩn (£18/tháng)

Gói này giống như “nâng cấp” vừa đủ, có thêm nhiều công cụ hay ho như tích hợp ứng dụng ngoài, giao diện dễ tùy chỉnh hơn và có vài tính năng hỗ trợ báo cáo. Tiêu chuẩn vừa túi tiền mà lại đủ xài cho nhóm nhỏ.

Ai nên dùng: Nhóm làm việc nhỏ, start-up hoặc doanh nghiệp vừa vừa muốn quản lý dữ liệu một cách bài bản hơn.

3.3 Chuyên nghiệp (£37/tháng)

Đây là gói dành cho những bạn muốn đi sâu vào tự động hóa và tích hợp mạnh mẽ. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian xử lý công việc bằng cách tự động hóa quy trình. Kết quả phân tích dữ liệu cũng rõ ràng hơn rất nhiều.

Ai nên dùng: Doanh nghiệp đang phát triển mạnh, cần hệ thống biểu mẫu chuyên nghiệp gắn liền với quy trình làm việc.

3.4 Cao cấp (£75/tháng)

Nếu muốn tất cả những gì hay nhất từ Zoho Forms thì đây là lựa chọn số 1. Gói này đầy đủ mọi tính năng, từ tích hợp, phân tích đến hỗ trợ cao cấp. Tuy nhiên, giá hơi “chát” nên chỉ hợp với các tổ chức lớn thực sự cần tối ưu toàn bộ hệ thống.

Ai nên dùng: Các tập đoàn hoặc tổ chức lớn cần xử lý khối lượng dữ liệu khủng và yêu cầu bảo mật cao.

4. Tạm kết

Zoho Forms quả là công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến no-code giản đơn, dễ sử dụng và phù hợp cho mọi đối tượng với đa dạng các nhu cầu khác nhau. Khả năng tính hợp thanh toán, tính toán tự động, thu thập và trích xuất dữ liệu an toàn giúp xử lý các tác vụ hàng ngày nhanh chóng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, dịch vụ hỗ trợ khách hàng không có sự chênh lệch giữa các gói phí. Nhiều người dùng sử dụng gói cao cấp nhận xét rằng điều này khá bất công đối với họ.