1.1 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là bước đầu tiên và cũng là nền móng của mọi dự án. Zoho Projects cho phép bạn tạo ra các kế hoạch chi tiết và trực quan bằng cách chia nhỏ công việc thành các thành phần như: 

• Milestones (cột mốc): Đánh dấu các điểm chính trong tiến trình dự án.

• Task lists (danh sách công việc): Tập hợp các nhiệm vụ theo nhóm.

• Tasks (nhiệm vụ): Các công việc chính cần thực hiện.

• Subtasks (công việc nhỏ): Những chi tiết cụ thể hơn của từng nhiệm vụ.

Lập kế hoạch thông minh với Zoho Projects

Công cụ còn tích hợp biểu đồ Gantt và Bảng Kanban. 

Biểu đồ Gantt là “chiếc bản đồ dẫn đường” cho dự án – giúp bạn dễ dàng theo dõi mối liên kết giữa các nhiệm vụ và đảm bảo mọi thứ được thực hiện đúng hạn. Nếu một nhiệm vụ bị chậm trễ, người dùng có thể nhanh chóng điều chỉnh và cập nhật lại kế hoạch mà không làm gián đoạn toàn bộ tiến trình.

Biểu đồ Gantt

Trong khi đó, Bảng Kanban sắp xếp các công việc như những chiếc thẻ, được phân loại theo mức độ hoàn thành hoặc ưu tiên. Bạn chỉ cần kéo thả nhiệm vụ giữa các cột để cập nhật trạng thái. 

Bảng Kanban

1.2 Theo dõi tiến độ

Theo dõi tiến độ trong Zoho Projects là nghệ thuật quản lý từng phút giây vì Zoho Projects cho phép bạn đo lường chính xác thời gian thực hiện từng nhiệm vụ. Từ thời gian bắt đầu, thời gian dự kiến hoàn thành đến thời gian thực tế, mọi dữ liệu được ghi nhận và so sánh để phát hiện các điểm lệch. Với tính năng bấm giờ tích hợp, mỗi phút giây làm việc đều được ghi nhận, giống như việc “chấm công” nhưng nâng cấp hơn và hoàn toàn không nhàm chán.

Người dùng còn có thể tạo các bảng chấm công chi tiết với cả giờ làm việc tính phí (billable) và không tính phí (non-billable). Những bảng này là bằng chứng rõ ràng về thời gian đã sử dụng, dễ dàng xuất ra các định dạng như CSV, XLS, hoặc PDF để lập hóa đơn hoặc phân tích sâu hơn.

1.3 Quản lý vấn đề

Trong quá trình thực hiện dự án, việc phát sinh lỗi hay vấn đề là điều khó tránh. Và rất hiếm nền tảng trên thị trường hiện nay có thể giải quyết triệt để được các vấn đề này như  Zoho Projects. Thay vì để những vấn đề nhỏ dần tích tụ thành rắc rối lớn, Zoho Projects giúp bạn “nhổ cỏ tận gốc,” đảm bảo dự án chạy trơn tru bằng cách:

• Liệt kê các lỗi hoặc vấn đề (bugs/issues).

• Giao nhiệm vụ sửa lỗi cho các thành viên phù hợp.

• Tích hợp với GitHub và Bitbucket, giúp bạn dễ dàng xem các thay đổi mã nguồn liên quan đến lỗi ngay trong nền tảng.

• Theo dõi tiến trình sửa lỗi để đảm bảo mọi việc được giải quyết đúng thời hạn.

1.4 Quản lý tài nguyên

Tài nguyên trong dự án không chỉ là con người, mà còn bao gồm thời gian, ngân sách và dữ liệu. Zoho Projects mang đến giải pháp quản lý toàn diện cho tất cả những yếu tố này:

• Nhân lực: Phân bổ công việc hợp lý để tránh tình trạng "người thì quá tải, người thì rảnh rỗi."

• Thời gian: Tạo lịch làm việc cá nhân hóa cho từng thành viên, đảm bảo không ai bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào.

• Ngân sách: Ghi lại và theo dõi các chi phí thực tế so với ngân sách dự kiến, tránh tình trạng "vung tay quá trán và giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát.

• Dữ liệu: Lưu trữ, truy xuất và chia sẻ dữ liệu dễ dàng, đảm bảo tính bảo mật và truy cập nhanh chóng khi cần.

1.5 Cộng tác nhóm

Cộng tác nhóm trở nên đơn giản với Zoho Projects

Dự án lớn không bao giờ có thể hoàn thành bởi một người. Không thể xem nhẹ khả năng cộng tác và giao tiếp của Zoho Projects vì công cụ này hỗ trợ cộng tác mạnh mẽ với:

• Feed tương tác: Đây là nơi bạn có thể cập nhật tất cả thay đổi liên quan đến dự án, tương tự như một “mạng xã hội nội bộ.” Mọi bình luận, hình ảnh, hay tài liệu đều có thể được đăng tải trực tiếp tại đây.

• Chat và diễn đàn: Bạn có thể trao đổi ý tưởng, thảo luận công việc, hoặc đơn giản là kết nối với các thành viên trong nhóm qua các phòng chat cá nhân hoặc nhóm.

• Chia sẻ tài liệu: Tính năng này cho phép bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu trong một không gian chung. Hệ thống quản lý phiên bản đảm bảo mọi thành viên luôn làm việc với phiên bản mới nhất.

1.6 Báo cáo và phân tích chi tiết

Không chỉ quản lý, Zoho Projects còn được coi là một “cỗ máy phân tích thông minh,”giúp bạn đánh giá và cải thiện hiệu suất thông qua hệ thống báo cáo và phân tích toàn diện với: 

Đa Dạng Loại Báo Cáo bao gồm: 

• Báo cáo nhiệm vụ: Ai đang làm gì, tiến độ đến đâu, và còn gì cần hoàn thành.

• Báo cáo sự cố: Lỗi nào đã được khắc phục, lỗi nào còn tồn đọng.

• Báo cáo chi phí: Theo dõi ngân sách chi tiết cho từng nhiệm vụ hoặc toàn bộ dự án.

• Báo cáo dự đoán: Giúp bạn dự toán ngân sách, thời gian hoặc nguồn lực cần thiết.

Thêm vào đó, Zoho Projects tích hợp với Zoho Analytics, mang đến hơn 50 loại biểu đồ và báo cáo tùy chỉnh.  Người dùng có thể thiết kế các biểu đồ và báo cáo riêng, nhúng chúng vào website hoặc blog, và dễ dàng chia sẻ, xuất ra hoặc in ấn khi cần.

1.7 Tích hợp và mở rộng

Một trong những điểm nổi bật của Zoho Projects là khả năng tích hợp với nhiều công cụ khác nhau trong hệ sinh thái Zoho và bên thứ ba. Ví dụ:

• Tích hợp với Zoho CRM để quản lý khách hàng.

• Đồng bộ với Zoho Desk để xử lý các sự cố.

• Sử dụng Zoho Analytics để phân tích dữ liệu dự án.

Ngoài ra, bạn có thể tích hợp với các công cụ phổ biến như Google Drive, Microsoft Teams, hoặc Slack để nâng cao khả năng cộng tác.

1.8 Ứng dụng trên thiết bị di động:

Zoho Projects cung cấp khả năng truy cập dễ dàng trên cả nền tảng web và di động, giúp bạn luôn kết nối với công việc dù ở bất kỳ đâu.

• Ứng dụng web: Tất cả những gì bạn cần chỉ là một trình duyệt và kết nối internet. Không cần phải cài đặt phần mềm phức tạp, Zoho Projects hoạt động mượt mà trên mọi trình duyệt phổ biến, mang lại trải nghiệm không gián đoạn.

• Ứng dụng di động: Được thiết kế dành riêng cho iOS và Android, ứng dụng di động của Zoho Projects giúp bạn quản lý dự án khi đang di chuyển. Dù đang họp, đi công tác hay làm việc từ xa, bạn vẫn có thể truy cập các nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và giao tiếp với nhóm một cách dễ dàng.

2. Mức giá của Zoho Projects: 

Zoho Projects sở hữu một mức giá khá mềm trong phân khúc những nền tảng quản lý công việc ở thời điểm hiện tại. Cụ thể, Zoho Projects cung cấp cho người dùng 3 gói dịch vụ chính như sau: 

• Gói miễn phí phù hợp cho nhóm tối đa 5 người, với các tính năng cơ bản như 3 dự án, subtasks, bảng trắng và 5GB lưu trữ. 

• Gói Premium (4 USD/người/tháng) lý tưởng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với quản lý dự án không giới hạn, theo dõi thời gian, Blueprints và Zia Insights phân tích thông minh.

• Gói Enterprise (9 USD/người/tháng) dành cho doanh nghiệp lớn, bổ sung các tính năng bảo mật cao cấp, tùy chỉnh linh hoạt và tích hợp mạnh mẽ.

Dưới đây là bảng giá cùng những tính năng của từng gói: 

Bảng giá Zoho Projects

So với các đối thủ khác, Zoho Projects có lợi thế vì có thể tích hợp với các công cụ thuộc hệ sinh thái Zoho lại còn sở hữu mức giá khá mềm. Tuy nhiên, các đối thủ ở phân khúc giá cao cấp hơn như Asana hay Monday.com cung cấp giao diện bóng bẩy hơn, tích hợp đa dạng hơn với các công cụ ngoài hệ sinh thái của họ, và hỗ trợ chuyên sâu cho các doanh nghiệp quy mô lớn, nhiều phòng ban.

Vì vậy, có thể kết luận lại rằng Zoho Projects sẽ phù hợp với những đội nhóm có: 

• Ngân sách hạn chế

• Cần quản lý nhiều dự án

• Ưu tiên các tính năng theo dõi thời gian và tự động hóa

3. Ưu nhược điểm của  Zoho Projects

3.1 Ưu điểm

• Giá Cả Hợp Lý: 
  Như đã nói ở trên, giá cả chính là ưu điểm lớn nhất của công cụ này, Với các gói dịch vụ chỉ từ 4 USD/người/tháng cho gói Premium và 9 USD/người/tháng cho gói Enterprise, phần mềm này cung cấp các tính năng quản lý dự án toàn diện mà không làm căng thẳng ngân sách doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn còn được trải nghiệm thử 10 ngày hoàn toàn miễn phí.

• Tính Bảo Mật Cao:
  Zoho Projects cực kỳ chú trọng bảo mật dữ liệu. Với các biện pháp như mã hóa hiện đại, hệ thống phát hiện/ngăn chặn xâm nhập, cùng cơ sở hạ tầng an ninh 24/7/365 (bao gồm giám sát video, truy cập sinh trắc học, phòng chống cháy nổ), bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng.

• Hỗ Trợ Đa Ngôn Ngữ, Bao Gồm Tiếng Việt:
  Zoho Projects hỗ trợ hơn 25 ngôn ngữ khác nhau, bao gồm cả tiếng Việt, giúp phần mềm trở nên dễ tiếp cận với người dùng trên toàn cầu, đặc biệt là tại Việt Nam.

• Hiệu Quả Quản Lý Nhiệm Vụ:
  Các công cụ giao tiếp nội bộ giúp thành viên cập nhật nhanh chóng và chia sẻ thông tin dễ dàng. Biểu đồ Gantt cũng là điểm sáng, mang đến góc nhìn trực quan để theo dõi tiến độ.

3.2 Nhược Điểm

• Tìm Kiếm Nhiệm Vụ Còn Hạn Chế:
  Khả năng tìm kiếm nhiệm vụ chỉ giới hạn trong phạm vi từng dự án. Zoho Projects cần cải thiện chức năng này để cho phép tìm kiếm toàn bộ nhiệm vụ trong hệ thống và hiển thị chúng trên một trang.

• Quá Trình Báo Lỗi Chưa Mượt Mà:
  Nhiều người dùng phản ánh rằng tính năng báo lỗi yêu cầu đính kèm ảnh màn hình nhưng không phải lúc nào cũng tải lên thành công. Một quy trình báo lỗi rõ ràng và ổn định sẽ cải thiện đáng kể trải nghiệm người dùng.

• Dashboard Chưa Thân Thiện:
  Một số vấn đề được ghi nhận với bảng điều khiển (dashboard), như việc khó thêm thông tin liên hệ khách hàng hoặc sắp xếp tên khách hàng theo bảng chữ cái. Khi xuất thông tin khách hàng, dữ liệu chỉ hiển thị các trường cơ bản như mã ID nội bộ, tên, email, vai trò, và hóa đơn.

4. Lời kết

Tất nhiên, chẳng có gì là hoàn hảo, và Zoho Projects cũng không ngoại lệ – vẫn còn vài “hạt sạn” như tìm kiếm hạn chế hay dashboard cần tinh chỉnh thêm. Nhưng với mức giá hấp dẫn và những tính năng "đáng đồng tiền bát gạo," đây chắc chắn là một lựa chọn đáng cân nhắc, đặc biệt khi bạn không muốn "đốt ví" vào các phần mềm đắt đỏ khác.

Thế nên, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý dự án tối ưu từ việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ đến phân tích hiệu suất, hãy cho Zoho Projects một cơ hội nhé!