1.1 Giao diện quản lý nhiệm vụ phong phú

Giao diện chính của ClickUp

ClickUp sở hữu một giao diện quản lý nhiệm vụ cực kỳ chi tiết và đa dạng, chia thành hai phần chính:

• Bên trái: Không gian dành cho mô tả công việc, nơi bạn có thể nhận sự hỗ trợ từ AI để viết mô tả hoặc thậm chí tạo ra ý tưởng mới.

• Bên phải: Nơi bạn có thể tải lên tệp, thêm bình luận và theo dõi sự thay đổi của công việc. Chức năng kéo và thả rất dễ sử dụng – nếu bạn kéo tệp vào bên trái, nó sẽ trở thành tệp đính kèm, còn nếu kéo vào bên phải, nó sẽ thành bình luận.

1.2 Cấu trúc phân cấp linh hoạt (Hierarchy)

Cấu trúc phân cấp công việc trên Clickup

ClickUp cung cấp một hệ thống phân cấp độc đáo, giúp bạn dễ dàng tạo dựng cấu trúc công việc từ quy mô nhỏ đến lớn. Từ đó, bạn có thể dễ dàng quản lý các nhóm, phòng ban và dự án mà không bao giờ lo bị "lạc đường".

• Space: Tổ chức các nhóm và phòng ban.
• Folder: Nhóm các dự án lớn lại với nhau.
• List: Tổ chức công việc trong từng dự án thành các danh sách rõ ràng.

Đây chính là “nền móng” vững chắc cho mọi công việc. Bạn có thể thêm vào các Tasks (công việc), Subtasks (công việc phụ), và Checklists (danh sách kiểm tra) để đảm bảo mọi thứ được “mang đến đúng địa chỉ”. Chỉ cần nhìn vào cấu trúc phân cấp này, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy toàn cảnh và cũng không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết quan trọng nào. “Công trình lớn từ những viên gạch nhỏ,” ClickUp xây dựng mọi thứ từ cơ bản, từng bước một.

1.3 Quản lý công việc với Tasks

Quản lí công việc hiệu quả hơn với ClickUp

Mọi dự án đều cần một nền tảng vững chắc, và nền tảng đó chính là Tasks trong ClickUp. Bạn có thể tạo và tùy chỉnh các nhiệm vụ sao cho phù hợp với từng quy trình làm việc của nhóm. Một “task” là nơi bạn đặt mục tiêu, chia nhỏ công việc và theo dõi tiến độ: 

• Tùy chỉnh trạng thái nhiệm vụ: Bạn có thể dễ dàng tạo các trạng thái như "Đang làm", "Hoàn thành" hay thậm chí là các trạng thái phức tạp hơn để phù hợp với quy trình làm việc của mình.

• Tùy chỉnh các trường thông tin: Thêm các trường thông tin như liên kết, tệp đính kèm hay ghi chú để có thêm thông tin cần thiết cho mỗi công việc.

• Quản lý công việc phụ thuộc: Liên kết các nhiệm vụ có sự phụ thuộc với nhau, giúp bạn dễ dàng theo dõi các công việc liên quan và tránh tình trạng "tắc nghẽn" tiến độ.

• Priority Levels: Dễ dàng xác định mức độ ưu tiên của mỗi nhiệm vụ, từ thấp đến khẩn cấp. Như câu thành ngữ "Nhất cự ly, nhì tốc độ, ba chất lượng", ClickUp giúp bạn quản lý cả ba yếu tố này một cách khoa học.

• Nhiều danh sách công việc: Bạn có thể thêm một công việc vào nhiều danh sách khác nhau mà không lo mất đi thông tin ban đầu, giúp dễ dàng quản lý công việc xuyên suốt.

Với khả năng tùy chỉnh vô hạn, ClickUp chính là "người quản lý" giúp bạn điều hành mọi công việc mà không bị "ngập ngụa" trong mớ hỗn độn.

1.4 ClickUp Views: Tùy chọn xem linh hoạt

Các chế độ view của Clickup

Không giống những công cụ khác chỉ cung cấp vài ba chế độ xem, ClickUp mang đến tới 15 chế độ xem khác nhau vì ClickUp hiểu rằng mỗi người có cách làm việc và tổ chức công việc khác nhau, vậy nên, nền tảng này cung cấp nhiều chế độ xem để phù hợp với nhu cầu và phong cách của từng người. Dưới đây là một số tùy chọn xem BENOCODE đánh giá cao nhất: 

• Board View (Kanban): Nếu bạn yêu thích sự đơn giản và hiệu quả của bảng Kanban, Board View sẽ là người bạn đồng hành lý tưởng. Giao diện này được thiết kế sắc nét hơn so với những ứng dụng khác, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.

• List View: Dành cho những ai yêu thích sự gọn gàng và dễ dàng quản lý, List View sẽ phân loại công việc theo các dự án và thư mục, giúp bạn theo dõi mọi thứ một cách có trật tự.

• Gantt View: Nếu bạn làm việc với nhiều dự án và mốc thời gian phức tạp, Gantt View chính là trợ thủ đắc lực. Chế độ này cho phép bạn theo dõi tiến độ, điều chỉnh thời gian và liên kết các công việc với nhau bằng cách kéo và thả.

• Calendar View: Với Calendar View, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ một hạn chót hay cuộc họp quan trọng. 

• Chế độ Timeline: Theo dõi tiến độ công việc dựa trên thời gian.

• Chế độ Workload: Theo dõi tải công việc của mỗi thành viên trong nhóm. cung cấp cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ và mức độ công việc mỗi người đang đảm nhận. Bạn có thể dễ dàng nhận diện ai đang quá tải và phân bổ lại công việc hợp lý.

• Chế độ Mind Map: ClickUp cho phép tạo bản đồ tư duy trực quan để phân chia các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ. Cụ thể, bạn có thể dễ dàng sắp xếp các nhiệm vụ, ý tưởng và mối quan hệ giữa chúng, giúp cải thiện quy trình tư duy sáng tạo và lập kế hoạch dự án một cách hiệu quả.

• Chế độ Chat: Trò chuyện và thảo luận trực tiếp trong ứng dụng.

Với các chế độ xem đa dạng này, bạn có thể tùy chỉnh trải nghiệm và tìm ra cách làm việc hiệu quả nhất. Mọi thứ trở nên trực quan hơn bao giờ hết, giúp bạn "xây dựng cầu nối" giữa các đội nhóm và các dự án.

1.5 Tự động hóa công việc với ClickUp Automations

Là một người làm việc thông minh, bạn không muốn lãng phí thời gian vào các công việc lặp đi lặp lại. Đó là lý do tại sao ClickUp cung cấp hơn 100 mẫu Automations để giúp bạn tự động hóa công việc:

• Tự động hóa công việc: Bạn có thể thiết lập các trigger và action để khi một sự kiện xảy ra (ví dụ, khi trạng thái công việc thay đổi), ClickUp sẽ tự động thực hiện một hành động nào đó (ví dụ, giao nhiệm vụ cho người khác hoặc chuyển công việc sang một dự án khác).

• Hỗ trợ tích hợp với các công cụ bên ngoài: Nếu bạn sử dụng các công cụ như GitHub, email, Twilio, hoặc Zapier, ClickUp dễ dàng kết nối và tự động hóa các tác vụ giữa các nền tảng này.

• Chuyển trạng thái công việc: Thay đổi trạng thái công việc khi hoàn thành một điều kiện nhất định.

• Dễ dàng tùy chỉnh: Bạn có thể tùy chỉnh và xây dựng Automations phù hợp với quy trình làm việc riêng của mình.

Với Automations, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và năng lượng để tập trung vào những việc quan trọng, thay vì mất thời gian vào những công việc tẻ nhạt lặp đi lặp lại.

1.6 Quản lý công việc thông minh với AI

Để bắt kịp xu hướng “nhà nhà người người sử dụng AI”, ClickUp cũng đã tích hợp AI để "thổi hồn" vào công việc của bạn. Với AI, bạn có thể:

• Tạo nội dung tự động: Bạn có thể yêu cầu ClickUp AI giúp bạn viết các bài viết hoặc tạo các bản phác thảo cho các dự án, giống như việc có một trợ lý viết lách sẵn sàng mọi lúc.

• Tóm tắt công việc: Khi bạn có một mô tả công việc dài dòng, ClickUp AI sẽ giúp bạn rút gọn nó thành những điểm chính, giúp tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng.

• Linh hoạt trong cách sử dụng: AI có thể hiểu ngữ cảnh của văn bản và cung cấp các câu trả lời tùy chỉnh, từ đó giúp bạn "tinh chỉnh" văn bản cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

1.7 Quản lý quyền truy cập với ClickUp Permissions

Trong ClickUp, quyền truy cập chủ yếu được phân thành các cấp độ (xem, bình luận, chỉnh sửa, truy cập đầy đủ), nhưng ClickUp không phân quyền chi tiết như một nền tảng quản lý công việc khác là Zoho Project. 

Điều này có nghĩa là nếu bạn thêm một người vào Workspace, người đó sẽ có quyền truy cập vào mọi thứ trong Workspace (tùy vào quyền được cấp) mà không thể phân cấp thêm chi tiết như Zoho Project.

ClickUp cho phép bạn phân quyền theo bốn chế độ quyền truy cập cơ bản:

• Chế độ quyền xem: Cho phép người dùng chỉ xem các công việc mà không thể chỉnh sửa.

• Chế độ quyền bình luận: Người dùng có thể thêm hoặc trả lời bình luận trên các tác vụ, nhưng không thể chỉnh sửa các nội dung khác.

• Chế độ quyền chỉnh sửa: Người dùng có thể chỉnh sửa và chia sẻ công việc, nhưng không thể xóa chúng.

• Chế độ quyền truy cập đầy đủ: Người dùng có thể tạo, chỉnh sửa, chia sẻ và xóa công việc.

1.8 Cộng tác và phối hợp nhóm

"Ba cây chụm lại nên hòn núi cao" – Với ClickUp, các nhóm có thể hợp tác hiệu quả hơn, tạo ra một không gian làm việc mạnh mẽ và gắn kết nhanh chóng trở thành “ngọn núi cao” trong lĩnh vực của mình: 

• Docs & Whiteboards: ClickUp tích hợp công cụ tạo tài liệu và bảng trắng để bạn dễ dàng chia sẻ ý tưởng và làm việc cùng nhau. Tính năng này cho phép bạn tạo các tài liệu hợp tác với các đồng nghiệp, giúp đội nhóm làm việc với nhau trong thời gian thực.

• Tích hợp mạnh mẽ: Bạn có thể dễ dàng nhúng các bảng công việc vào trong tài liệu hoặc kết nối với các ứng dụng khác như Google Slides, Loom, Figma, YouTube để việc trao đổi thông tin trở nên thuận tiện hơn.

• Collaborative Editing: Các thành viên trong nhóm có thể cùng lúc chỉnh sửa tài liệu, giúp việc hợp tác trở nên mượt mà, như thể bạn đang làm việc cùng nhau trong một phòng làm việc thật sự. ClickUp giúp bạn "kết nối mọi thứ lại với nhau", biến những ý tưởng "rời rạc" thành những hành động cụ thể và phối hợp hiệu quả.

1.9 Tính năng Quản lý thời gian (Time Tracking)

Hệ thống quản lý tiến độ công việc thông minh

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Time Management trong ClickUp giúp bạn theo dõi và báo cáo thời gian làm việc của từng thành viên trong nhóm. Với các tính năng như Time Sheets, Time Reporting, và Billable Time, bạn có thể quản lý giờ làm việc, phân loại thời gian theo công việc, và dễ dàng phát hiện những điểm nghẽn trong quy trình làm việc.

• Time Tracking: Theo dõi chính xác thời gian làm việc của từng nhiệm vụ.

• Billable Time: Xác định và báo cáo thời gian làm việc có thể tính phí.

• Time Reporting: Tạo báo cáo chi tiết về thời gian đã dành cho mỗi công việc.

2. ClickUp Dành Cho Ai?

• Project Management: Với khả năng tạo nhiều Spaces và Folders cho từng dự án, bạn có thể duy trì sự rõ ràng và tổ chức trong khi vẫn đảm bảo mọi dự án đều được theo dõi và phối hợp chặt chẽ. Nhưng nếu muốn mọi dự án cùng nằm trong một nơi mà vẫn giữ được sự rành mạch và dễ hiểu, bạn có thể tổ chức các dự án vào cùng một Space và sử dụng các Custom Views để phân loại và theo dõi từng dự án một cách trực quan.

• Product Development: ClickUp giúp tối ưu hóa quy trình phát triển sản phẩm bằng cách chia nhỏ và theo dõi chi tiết từng giai đoạn. Từ đó, giúp đội ngũ kiểm soát chất lượng và tiến độ công việc hiệu quả hơn, phát triển sản phẩm một cách có hệ thống và dễ dàng phát hiện vấn đề sớm.

• Human Resources: ClickUp giúp phòng ban nhân sự tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên. Tính năng Custom Workflows tạo quy trình tuyển dụng, Task Management theo dõi nhiệm vụ nhân viên, và Reporting cung cấp dữ liệu về hiệu suất và tỷ lệ giữ chân nhân viên, hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

• Sales: ClickUp cung cấp các công cụ nâng cao năng suất và cải thiện kết quả bán hàng, ví dụ như Pipeline View để theo dõi tiến độ khách hàng, Task Automation để tự động hóa quy trình, và Custom Fields để quản lý thông tin khách hàng. 

Chỉ cần nhìn vào mục tiêu, ClickUp chính là nền tảng giúp các nhóm chung tay xây dựng thành công.

3. Mức giá của ClickUp 

Bảng giá của Clickup

ClickUp cung cấp 4 gói giá phù hợp với nhu cầu từ cá nhân cho đến doanh nghiệp lớn. Mỗi gói đều có đặc điểm riêng, giúp bạn dễ dàng “chọn mặt gửi vàng” để tối ưu hóa công việc của mình: 

- Free Forever (Miễn phí): Miễn phí, cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ, với 100MB lưu trữ và tính năng cơ bản. Gần giống với Trello hoặc Asana bản miễn phí, nhưng ClickUp “tốt gỗ” hơn khi tích hợp thêm nhiều tính năng mạnh mẽ như Two-Factor Authentication.

- Unlimited ($7/người/tháng): Không giới hạn user,  Lưu trữ không giới hạn, bảng Gantt, tích hợp email, phù hợp cho nhóm nhỏ. Dung lượng tệp đính kèm tối đa là 100MB cho mỗi tệp trong gói này.

- Business ($12/người/tháng): Không giới hạn số người dùng, dung lượng tệp đính kèm tối đa là 250MB cho mỗi tệp. Tăng cường các tính năng nâng cao như quản lý thời gian, bảng điều khiển tiên tiến, và bảo mật Google SSO, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Enterprise (Liên hệ báo giá): Dành riêng cho các tổ chức lớn với nhu cầu đặc thù. Bao gồm White Labeling, Quản lý API doanh nghiệp, và các tính năng bảo mật hàng đầu như SCIM và MSA/HIPAA. Dung lượng tệp đính kèm tối đa là 500MB cho mỗi tệp. Đây là “con át chủ bài” cho các tổ chức lớn cần tích hợp phức tạp và quy trình chuẩn hóa.

Với 4 gói trên, ClickUp đảm bảo “đo ni đóng giày” để phục vụ từng mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp ở từng giai đoạn phát triển. Khi so sánh với một vài công cụ quản lý công việc khác chẳng hạn như Notion chúng ta có:

• Gói Notion Personal miễn phí và Notion Plus (từ $8/người/tháng) chủ yếu phục vụ cho việc quản lý ghi chú, tài liệu, và tổ chức công việc cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Tuy nhiên, Notion không có các công cụ quản lý dự án chuyên sâu như ClickUp, chẳng hạn như Time Tracking (theo dõi thời gian) và Task Status Updates (cập nhật trạng thái nhiệm vụ). Nói nôm na, Notion không mạnh về quản lý công việc chi tiết và tiến độ, nhưng rất linh hoạt và dễ sử dụng cho các mục đích đơn giản hơn.

• ClickUp sẽ phù hợp hơn nếu bạn cần quản lý công việc, dự án, và tích hợp công cụ trong một nền tảng duy nhất, đặc biệt là khi bạn cần theo dõi tiến độ công việc, giao nhiệm vụ, hay lập báo cáo.

4. Nhược điểm

ClickUp mang lại nhiều tính năng hữu ích, nhưng nền tảng này vẫn không thiếu những nhược điểm đáng chú ý, có thể khiến người dùng phải cân nhắc trước khi quyết định sử dụng lâu dài: 

• Quá nhiều tính năng: Đôi khi quá nhiều tính năng lại là một con dao hai lưỡi. Học cách sử dụng ClickUp có thể là một thách thức lớn, đặc biệt là với những người mới bắt đầu hoặc không có kinh nghiệm quản lý dự án. Các khái niệm như Workspaces, Lists, Folders, và các tính năng như Permissions có thể gây bối rối và làm cho người dùng cảm thấy bị quá tải thông tin.

• Tính ổn định và hiệu suất: ClickUp thường xuyên gặp phải bug và sự cố hiển thị, như việc thay đổi trạng thái không tự động cập nhật cho đến khi bạn làm mới trang. 

• Thông báo qua email kém hiệu quả: Nói một cách dễ hiểu, thông báo qua email của ClickUp giống như một "mớ hỗn độn", không có sự phân chia rõ ràng giữa các nhiệm vụ, thông tin và cập nhật, khiến người dùng cảm thấy choáng ngợp và dễ dàng tắt chúng đi thay vì chú ý vào các thông báo quan trọng.

• Chi phí tự động hóa cao: Một nhược điểm lớn của ClickUp là việc tính phí cho mỗi lần sử dụng tự động hóa, khiến người dùng phải cân nhắc trước khi triển khai các quy trình tự động. Đây như là một rào cản tài chính, khiến việc tận dụng các tính năng tự động trở nên tốn kém và không thực tế với một số doanh nghiệp.

• Nhiều người dùng mong chờ tính năng ghi chú trực tiếp các "issue" (vấn đề) gắn với nhiệm vụ, tuy nhiên điều đáng tiếc là như nhiều nền tảng khác thì ClickUp chưa hỗ trợ chức năng này. Hy vọng ClickUp sẽ bổ sung tính năng này trong tương lai!

5. Kết luận

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về ClickUp và cách thức nền tảng này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Quan trọng nhất, chất lượng và sự phù hợp với mục tiêu là yếu tố quyết định cho sự thành công lâu dài.

“Dụng tâm chuyên nhất thì mọi việc tất thành”. Chúc bạn quản lý công việc một cách thông minh và đạt được những thành công mới trong dự án của mình với ClickUp.