1. Trello là gì?

Trello là ứng dụng hỗ trợ trực tuyến giúp lên kế hoạch và sắp xếp công việc hiệu quả. Một điểm cộng lớn là bạn có thể sử dụng Trello miễn phí với những tính năng cơ bản. 

Đừng xem thường tính năng cơ bản nhé, vì với các bảng, danh sách, và thẻ là bạn đã đủ sức giải quyết hầu hết các nhu cầu hàng ngày rồi. Ví dụ, bạn có thể tạo một bảng kế hoạch cá nhân, phân chia các thẻ cho nhiều đầu việc như “Việc cần làm”, “Đang thực hiện”, và “Đã hoàn thành”. Cảm giác kéo thả một công việc từ "Đang thực hiện" sang "Đã hoàn thành" thật là yomost làm sao!

Tuy nhiên, nếu bạn muốn dùng thêm các tính năng cao cấp thì Trello sẽ tính phí hàng tháng. Vì vậy, ứng dụng này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa, nhỏ hoặc freelancer – những người cần một công cụ dễ sử dụng, tiết kiệm và hiệu quả để quản lý công việc.

2. Tính năng ưu việt của Trello

Chắc hẳn bạn đọc đang rất tò mò vì sao Trello được mệnh danh là người bạn đồng hành tuyệt vời của doanh nghiệp. Biệt danh này bắt nguồn từ hàng loạt ưu điểm sau:

2.1 Theo dõi trực quan 

Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý Kanban, và nếu bạn chưa nghe qua Kanban thì cũng đừng lo, nó không phải từ ngữ cao siêu đâu. Hiểu đơn giản, Kanban giúp bạn chia công việc thành các giai đoạn cụ thể để dễ quản lý hơn, và Trello đã ứng dụng phương pháp này để mang đến cho người dùng một giao diện trực quan cực kỳ dễ dùng.

Theo dõi trực quan

2.2 Trực tiếp chia sẻ các tệp, hình ảnh, web và bình luận, đóng góp

Trello đúng là “chân ái” nếu bạn cần chia sẻ tệp, hình ảnh hay link web mà không muốn mất thời gian lục lọi hay nhắn tin hỏi han. Chỉ cần mở thẻ (card), nhấn "Đính kèm", chọn file từ máy tính, Google Drive, hay dán link web vào là xong. Mọi thứ sẽ hiển thị rõ ràng ngay trên thẻ để ai trong nhóm cũng dễ dàng tìm thấy.

Ví dụ, bạn đang cần gửi file kế hoạch cho đồng nghiệp, thay vì “file đây nha” rồi gửi lung tung trong group chat, chỉ cần đính kèm vào thẻ. Mọi người vào xem, chỉnh sửa hoặc bình luận trực tiếp, vừa tiện vừa đỡ bị quên.

Hay khi bạn lên kế hoạch du lịch với hội bạn thân, thay vì spam loạt link khách sạn trong nhóm, bạn chỉ cần đính kèm chúng vào thẻ. Ai cũng vào xem được, không còn cảnh “Ơ cái link hôm qua đâu rồi?”. Dễ hiểu, dễ dùng, lại còn đỡ đau đầu nữa!

2.3 Làm việc ngoại tuyến và tự đồng bộ dữ liệu khi kết nối mạng

Điểm hay ho của Trello là bạn vẫn có thể làm việc ngon lành ngay cả khi “mất mạng”. Chỉ cần mở ứng dụng, bạn có thể thêm nhiệm vụ, chỉnh sửa danh sách, hay di chuyển thẻ một cách bình thường.

Ví dụ, tưởng tượng bạn đang trên máy bay, không Wifi nhưng chợt nhớ ra chưa thêm nhiệm vụ "mua quà sinh nhật cho sếp" vào danh sách công việc. Không vấn đề gì, cứ mở Trello, thêm thẻ mới vào danh sách "Việc cần làm". Sau khi hạ cánh và kết nối mạng lại, Trello sẽ tự động đồng bộ mọi thứ. Điều này cũng cực kỳ hữu ích khi bạn làm việc ở những nơi có mạng chập chờn, như quán cà phê trên đồi hay góc văn phòng.

Làm việc ngoại tuyến dễ dàng

2.4 Mở rộng quy mô hội, nhóm

Bạn đang đau đầu vì nhóm ngày càng đông mà không biết quản lý sao cho gọn gàng, thì Trello chính là “người hùng” cứu cánh. Công cụ này không chỉ giúp tổ chức tốt công việc hiện tại mà còn giúp nhóm bạn mở rộng quy mô một cách hiệu quả.

Giả sử, ban đầu nhóm bạn chỉ có trên dưới 10 người, dễ dàng trao đổi qua chat nhóm hay email. Nhưng khi số thành viên tăng lên đến hàng chục người, liệu bạn có thể nhớ ai làm gì, tiến độ đến đâu? Với Trello, mọi nhiệm vụ được chia thành từng bảng rõ ràng, từ người cũ đến người mới đều nắm được việc mà không cần bạn phải nhắc đi nhắc lại.

2.5 Tự động hóa quy trình làm việc

Trello giúp tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, tiết kiệm thời gian đáng kể cho các đầu việc quan trọng hơn. Chẳng hạn, bạn đang quản lý một dự án và mỗi lần có ai đó hoàn thành một nhiệm vụ, hệ thống sẽ tự động thông báo cho quản lý để vào duyệt và để lại phản hồi. Sau khi quản lý chuyển trạng thái (thành đã duyệt hoặc phải làm lại) thì người chịu trách nhiệm cũng sẽ nhận được thông báo để tiến hành bước tiếp theo.

2.6 Khả năng tích hợp lớn

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản miễn phí thì mỗi tệp đính kèm sẽ bị giới hạn ở 10MB. Bản miễn phí được ví như một chiếc balo nhỏ gọn, đựng vài tài liệu nhẹ như hình ảnh hoặc bản báo cáo ngắn. 

Nhưng nếu bạn nâng cấp lên gói Business, dung lượng tệp đính kèm sẽ tăng lên đến 250MB – thỏa sức đính kèm video, bộ slide, hoặc thậm chí là cả một dự án thiết kế đồ họa nặng trịch. Cảm giác như chiếc ba lô nhỏ bỗng chốc biến thành một chiếc vali khổng lồ, đủ chỗ cho tất cả đồ đạc cần thiết.

2.7 Tùy chỉnh quy trình làm việc cho từng dự án

Người dùng có thể thỏa sức sáng tạo template quản lý cho từng dự án theo phong cách cá nhân. Set màu đỏ cho những nhiệm vụ khẩn cấp, thẻ màu xanh cho các công việc đã hoàn thành đều dễ như ăn bánh!

Xây dựng template cá nhân hóa

3. Hạn chế

Bên cạnh những lợi ích ưu việt, Trello vẫn có một số hạn chế mà người dùng nên cân nhắc. Chúng có thể không ảnh hưởng nhiều đến hiệu suất của một cá nhân nhưng đội nhóm thì nên đặc biệt lưu tâm. 

3.1 Chưa phân cấp thành viên quản trị

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ cho phép phân quyền rõ ràng, Trello có thể khiến bạn hơi thất vọng. Tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền chỉnh sửa, xóa thẻ, thậm chí giao việc cho nhau.

3.2 Môi trường giao tiếp chưa hiệu quả

Môi trường giao tiếp Trello cung cấp chưa thật sự hiệu quả. Bạn có thể bình luận trong các thẻ (Card), nhưng lại thiếu một không gian giao tiếp chung cho toàn bộ dự án. Hơn nữa, việc đăng bình luận cũng không hề thuận tiện, thay vì chỉ nhấn phím “Enter” như bạn vẫn thường làm, bạn phải nhớ nhấn “Lưu” sau mỗi lần viết. 

3.3 Thiếu tính năng báo cáo tiến độ công việc

Một điểm trừ lớn của Trello là không có tính năng báo cáo tiến độ công việc dưới dạng % so với kế hoạch. Nói cách khác, bạn sẽ không thể biết chính xác công việc đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm, hay ai đang “đi nhanh”, ai đang “đi chậm”.  Nếu bạn là người quản lý, điều này giống như đang cố gắng tìm đường trong bóng tối, rất khó để có cái nhìn toàn cảnh. 

4. Gói phí dịch vụ

Trello cung cấp nhiều gói dịch vụ với các tính năng linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của từng nhóm và tổ chức. Cụ thể bao gồm:

• Miễn Phí: Phù hợp với cá nhân hoặc nhóm nhỏ cần quản lý công việc cơ bản. Gói này cung cấp các tính năng cốt lõi như bảng, danh sách, và thẻ, tuy nhiên có một số hạn chế về tự động hóa và tích hợp ứng dụng.

• Standard: Với mức phí $5 mỗi người/tháng, gói này dành cho các nhóm phát triển cần tính linh hoạt cao hơn. Các tính năng bao gồm bảng không giới hạn, danh sách nâng cao, và khả năng tích hợp với các ứng dụng như Google Drive và Slack. Đồng thời, gói này còn cung cấp dung lượng tệp đính kèm lớn hơn, phù hợp cho các nhóm quản lý nhiều dự án.

• Premium: Gói này có giá $10 mỗi người/tháng và phù hợp cho các nhóm với nhu cầu theo dõi nhiều dự án qua các góc độ khác nhau. Gói Premium bao gồm các chế độ xem nâng cao như Bảng, Timeline, và Lịch, cùng với các tính năng tự động hóa không giới hạn, hỗ trợ ưu tiên, và các công cụ quản trị mạnh mẽ.

• Enterprise: Dành cho các tổ chức lớn, gói này bao gồm tất cả tính năng của gói Premium, cộng với các tính năng bảo mật cao cấp và các công cụ quản trị tập trung. Giá cả của gói này tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Trello mang lại các giải pháp linh hoạt, phù hợp với nhiều quy mô và loại hình tổ chức, giúp quản lý công việc hiệu quả, hợp tác thuận tiện và tối ưu hóa năng suất làm việc. Các tính năng mở rộng và tính linh hoạt của từng gói dịch vụ giúp người dùng lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

5. Đánh giá tổng quan 

Trello là công cụ quản lý dự án rất nổi tiếng nhờ vào sự đơn giản và giao diện Kanban dễ sử dụng. Nếu bạn chỉ cần tổ chức những dự án nhỏ như tiệc sinh nhật hay chuyến du lịch, Trello là sự lựa chọn tuyệt vời vì giao diện dễ nhìn và dễ sử dụng. 

Nhận xét tổng quan

Tuy nhiên, nếu công việc của bạn phức tạp hơn như chiến dịch marketing hay phát triển phần mềm, sự đơn giản của Trello lại là một điểm trừ khá lớn. Lúc này, các công cụ như Asana hay Monday.com sẽ phát huy công dụng tuyệt vời hơn với nhiều tính năng phức tạp như báo cáo tiến độ, phân công công việc, và tạo báo cáo chi tiết để bạn dễ dàng quản lý và điều chỉnh kế hoạch.

6. Tạm kết 

Tóm lại, Trello là một công cụ quản lý công việc nhỏ gọn, dễ dùng và rất hiệu quả cho các dự án từ nhỏ đến trung bình. Tuy nhiên, nếu bạn đang xử lý những dự án lớn và phức tạp, có lẽ sẽ cần đến các công cụ với nhiều tính năng cao cấp hơn. Có thể nói, Trello không hoàn hảo nhất nhưng chính sự đơn giản của nó đã lọt vào mắt xanh của rất nhiều người dùng.