1.1 Tích hợp nhiều chế độ xem dự án

Một trong những điểm đáng chú ý của Asana chính là khả năng tích hợp nhiều chế độ xem, như Kanban board, List, Timeline, Calendar, và Gantt chart.

Board View: Trong chế độ xem bảng (Board View), Asana biến các nhiệm vụ thành những tấm thẻ giống như ghi chú dán, bạn có thể kéo thả chúng qua các cột như “Mới,” “Đang thực hiện,” và “Hoàn thành.” Điều này giúp bạn hình dung quy trình công việc một cách mạch lạc, đồng thời theo dõi các chi tiết như hạn chót, người được giao nhiệm vụ và các nhiệm vụ phụ ngay trên từng thẻ.

Chế độ xem dạng bảng - Board View

List View: Nếu bạn thích quản lý công việc theo danh sách, List View của Asana chính là lựa chọn lý tưởng. Tại đây, bạn có thể sắp xếp từng bước của dự án từ đầu đến cuối, tùy chỉnh bố cục bằng cách kéo thả nhiệm vụ vào các phần riêng biệt để duy trì tổ chức. Chế độ này còn hoạt động như một bảng tính thông minh, cho phép bạn gán nhãn nhiệm vụ và sử dụng cột để tự động cộng, tính trung bình hoặc đếm số liệu.

Chế độ xem dạng danh sách - List View

Timeline View: Chế độ dòng thời gian giúp bạn tạo một dòng thời gian chỉ trong vài giây để xem thời gian bắt đầu, kết thúc và chồng chéo của các công việc. Bạn cũng có thể xác định những “chướng ngại vật” – các nhiệm vụ chưa thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ khác hoàn thành – để tránh bị gián đoạn tiến độ.

Chế độ xem theo dòng thời gian - Timeline View

Calendar View: Đây là nơi bạn có thể lập kế hoạch tháng và theo dõi các nhiệm vụ trên lịch. Bất kỳ khoảng trống hay sự chồng chéo nào trong lịch trình đều sẽ được hiển thị rõ ràng. Chỉ cần kéo thả nhiệm vụ sang một ngày khác, toàn bộ lịch trình sẽ được tự động cập nhật.

Chế độ xem theo lịch - Calendar View

1.2 Cấu trúc quản lý dự án

Goals (Mục tiêu):
Goals là những mục tiêu cao cấp, đại diện cho các ưu tiên chính của tổ chức hoặc nhóm. Như một ngọn hải đăng, Goals định hướng công việc của toàn đội, giúp mọi người cùng nhìn về một hướng.

Portfolios (Danh mục):
Portfolios là tập hợp các dự án liên quan, như những “hộp đựng công việc” giúp bạn theo dõi tiến độ theo sáng kiến hoặc mục tiêu cụ thể.

Projects (Dự án):
Projects là nơi lưu trữ và quản lý các nhiệm vụ liên quan đến một sáng kiến cụ thể. Mỗi dự án có thể được hiển thị dưới dạng danh sách, bảng Kanban, dòng thời gian hoặc lịch, đáp ứng đa dạng nhu cầu quản lý.

Tasks (Nhiệm vụ):

Tasks là đơn vị cơ bản nhất trong Asana – nơi bạn giao việc, đặt thời hạn, thêm người theo dõi và tùy chỉnh trường thông tin. Mỗi task trong Asana chứa đầy đủ các trường thông tin như người được giao, tên, ghi chú, người theo dõi, lượt thích và bình luận. Cụ thể: 

• Mô tả nhiệm vụ: Bạn có thể viết mô tả chi tiết bằng các định dạng đa dạng như danh sách gạch đầu dòng, liên kết, hoặc bảng, đảm bảo đồng nghiệp của bạn hiểu rõ nhiệm vụ cần thực hiện.

• Cung cấp ngữ cảnh: Đính kèm hoặc nhúng các tệp liên quan trực tiếp vào nhiệm vụ để mọi thông tin quan trọng nằm trong một nơi duy nhất.

• Đặt thời hạn: Chọn ngày và giờ cụ thể hoặc phạm vi thời gian để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ.

• Giao trách nhiệm rõ ràng: Phân công nhiệm vụ cho một cá nhân cụ thể để tránh nhầm lẫn và đảm bảo rằng ai làm gì là điều rõ ràng.

Tasks có thể được “multi-homed,” tức nằm trong nhiều dự án, cho phép linh hoạt tổ chức công việc.

Subtasks (Nhiệm vụ con):
Nếu Tasks là những viên gạch xây nên một tòa nhà, thì Subtasks là những chi tiết nhỏ để hoàn thiện nó. Mỗi nhiệm vụ có thể có tối đa 5 cấp nhiệm vụ con, và thường thì bạn nên chia thành 2 đến 3 cấp để tránh rối loạn. 

Sections (Phần):
Sections giúp phân chia nhiệm vụ trong một dự án thành các giai đoạn, mức độ ưu tiên, hoặc danh mục cụ thể.

1.3 Giao tiếp và cộng tác:

Trong một đội nhóm, giao tiếp là chìa khóa của thành công. Asana hiểu điều đó và cung cấp các công cụ hỗ trợ giao tiếp “thông minh” ngay trong nền tảng.

• Kênh liên hệ nội bộ: Nhân viên có thể nhắn tin trực tiếp, tạo nhóm trò chuyện để thảo luận và thông báo công việc, giúp mọi người luôn đồng bộ. Đây chẳng khác nào một cuộc họp “ảo” mà bạn có thể tham gia bất cứ lúc nào.

• Tương tác trên nhiệm vụ: Bình luận trực tiếp dưới mỗi nhiệm vụ, nhắc tên người liên quan hoặc thêm người theo dõi để đảm bảo không ai bị bỏ lại phía sau. 

1.4 Tích hợp và tự động hóa:

Asana không đơn giản chỉ là một công cụ độc lập mà còn là “mảnh ghép vàng” trong hệ sinh thái công nghệ. Với hơn 270 tích hợp, Asana kết nối dễ dàng với Gmail, Google Drive, Slack, Microsoft Teams, và rất nhiều ứng dụng khác. Một số ứng dụng đáng chú ý có thể kể đến như: 

• Tích hợp Gmail: Biến email thành nhiệm vụ chỉ trong vài cú nhấp chuột, không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng. 

• Slack: Biến ý tưởng, yêu cầu công việc, và hành động từ Slack thành nhiệm vụ hoặc bình luận trong Asana.

• Microsoft Teams: Chuyển đổi các cuộc thảo luận nhóm thành nhiệm vụ Asana để không bỏ sót thông tin.

• Adobe Creative Cloud: Xem nhiệm vụ mới, chia sẻ thiết kế, nhận phản hồi ngay trong Adobe mà không cần chuyển đổi ứng dụng.

• Jira Cloud: Kết nối quy trình giữa nhóm kỹ thuật và kinh doanh để theo dõi giai đoạn phát triển sản phẩm trong thời gian thực.

• Azure Active Directory: Sử dụng đăng nhập an toàn và tự động hóa việc cung cấp quyền truy cập cho người dùng.

• Salesforce: Tích hợp quản lý công việc và quản lý khách hàng để cộng tác hiệu quả trong chu kỳ bán hàng.

• Google Drive: Đính kèm và chia sẻ tài liệu trực tiếp từ Google Drive trong Asana.

• Microsoft Office 365: Nhận thông báo Asana trong Microsoft Groups để theo dõi tiến độ công việc.

1.5 Tạo báo cáo tự động:

Trong các công ty lớn, việc theo dõi mục tiêu và chia sẻ thông tin có thể trở thành thách thức khi mọi thứ bị phân tán trong các bảng tính khó tìm. Asana giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp nền tảng theo dõi và chia sẻ mục tiêu dễ dàng trên quy mô toàn cầu với các bước đơn giản như: 

• Báo cáo tiến độ: Hiển thị số nhiệm vụ đã hoàn thành, số còn lại, và thời gian trung bình để hoàn thành công việc. Đây như một chiếc kính viễn vọng giúp bạn nhìn rõ từng “vùng trời” của dự án.

• Phân tích nâng cao: Đối với doanh nghiệp, Asana cung cấp báo cáo chuyên sâu với biểu đồ và dữ liệu được trình bày trực quan, giúp bạn dễ dàng đánh giá hiệu suất.

• Xuất báo cáo: Nhận báo cáo tự động dưới dạng trực quan, dễ dàng phân tích.

Các loại báo cáo tiêu biểu:

• Báo cáo task: Hiển thị tổng số nhiệm vụ được tạo mới, số nhiệm vụ trong dự án, nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành.

• Báo cáo dự án: Tổng hợp số dự án đang chạy và đã hoàn thành, giúp bạn theo dõi tiến độ toàn diện.

• Báo cáo nhiệm vụ sắp đến: Dành riêng cho người chịu trách nhiệm, liệt kê các nhiệm vụ sắp đến hạn để không bỏ sót công việc quan trọng

1.6 Tích hợp trợ lý Asana AI

Với khả năng phân tích và gợi ý được hỗ trợ bởi AI, Asana AI giúp bạn dễ dàng nhận ra điều gì thực sự quan trọng trong khối lượng công việc đồ sộ. Asana AI sẽ giúp tăng tốc từng bước trong quy trình làm việc, từ tiếp nhận đến báo cáo:

• Tiếp nhận: Phân loại và phân công yêu cầu ngay lập tức.

• Gợi ý thông minh: Dựa trên dữ liệu, Asana AI cung cấp phân tích chi tiết và đưa ra khuyến nghị ưu tiên để bạn luôn đi đúng hướng.

• Lập kế hoạch: Đề xuất thời gian biểu, phân bổ tài nguyên

• Dự báo rủi ro: Xác định các rủi ro tiềm năng trong quá trình lập kế hoạch, giúp bạn chủ động xử lý thay vì bị động đối mặt.

• Thực thi: Hỗ trợ viết nội dung, quản lý chỉnh sửa và theo dõi tiến độ.

• Báo cáo: Cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực để bạn ra quyết định một cách tự tin.

2. Mức giá của Asana 

Phiên bản miễn phí là phù hợp cho cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ muốn quản lý công việc cơ bản hoặc trải nghiệm thử. Tuy nhiên, các gói trả phí của Asana có mức chi phí khá cao, chủ yếu phù hợp với doanh nghiệp lớn, có nhiều nhân viên và phòng ban. 

Các gói này cung cấp thêm tính năng nâng cao, đáp ứng nhu cầu quản lý phức tạp và tối ưu hóa quy trình làm việc. Do đó, với doanh nghiệp vừa và nhỏ, Asana có thể chưa phải là lựa chọn phù hợp nhất.

Cụ thể hơn, hãy tham khảo bảng giá đối chiếu giữa các gói dưới đây: 

3. Ưu điểm và nhược điểm của Asana

3.1 Ưu điểm

• Dễ sử dụng và thân thiện với người dùng:
  Asana được thiết kế với giao diện đơn giản, trực quan, giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng ngay cả khi không có kinh nghiệm về phần mềm quản lý dự án. Việc tạo nhiệm vụ, phân công công việc, và theo dõi tiến độ chỉ cần vài bước cơ bản.

• Hỗ trợ cộng tác hiệu quả
  Asana cho phép các đội nhóm giao tiếp, chia sẻ nhiệm vụ và cập nhật tiến độ một cách dễ dàng. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi làm việc từ xa hoặc phối hợp giữa các phòng ban khác nhau, giúp “nối liền khoảng cách” trong tổ chức.

• Tích hợp linh hoạt:
  Asana hỗ trợ tích hợp với với hơn 200 ứng dụng phổ biến như Slack, Google Drive, và Adobe Creative Cloud, giúp đồng bộ hóa quy trình làm việc mà không cần phải chuyển đổi giữa các công cụ.

• Hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả:
  Ứng dụng di động của Asana giúp bạn quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi. Tính năng liên kết tệp và ghi chú trực tiếp vào hàng nhiệm vụ mang lại sự tiện lợi, tránh việc phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều nền tảng.

• Miễn phí cho cá nhân và nhóm nhỏ:
  Gói miễn phí của Asana mang lại nhiều giá trị, đặc biệt là cho những người dùng không cần các tính năng nâng cao. Nếu ngân sách và nhu cầu tăng lên, Asana có thể đáp ứng tốt với các gói cao cấp như Starter và Advanced. 

3.2 Nhược điểm

• Không tích hợp theo dõi thời gian:
  Asana không cung cấp tính năng theo dõi thời gian nội bộ. Người dùng cần sử dụng các ứng dụng bên thứ ba như Toggl hoặc Clockify để đáp ứng nhu cầu này.

• Thiếu công cụ trực quan hóa phức tạp:
  So với các đối thủ như ClickUp hay Monday.com, Asana thiếu một số công cụ như bản đồ tư duy (mind map), bảng trắng (whiteboard), và chức năng quản lý khối lượng công việc để tránh tình trạng quá tải cho nhân viên.

• Hiện tại, Asana chưa hỗ trợ tiếng Việt, có thể là một điểm trừ gây khó khăn cho một số người dùng trong nước.

• Chưa phù hợp với các nhóm nhỏ: Asana có vẻ "quá tầm" cho các nhóm nhỏ hoặc các dự án đơn giản. Nếu bạn chỉ cần quản lý cơ bản, Asana có thể trở thành một công cụ phức tạp không cần thiết.

• Không tối ưu cho làm việc với khách hàng bên ngoài
  Asana chủ yếu phục vụ công việc nội bộ và thiếu các tính năng hỗ trợ giao tiếp hoặc chia sẻ trực tiếp với khách hàng, khiến việc tích hợp phải dựa vào công cụ bên thứ ba.

4. Lời kết

Trên đây là đánh giá chi tiết về Asana – người bạn đồng hành đắc lực trong việc quản lý công việc và dự án. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn để quyết định liệu Asana có phải là mảnh ghép hoàn hảo cho đội nhóm của mình.

Nếu bạn muốn khám phá thêm về các công cụ hỗ trợ công việc hoặc những giải pháp công nghệ mới, đừng quên ghé thăm BENOCODE. Chúng tôi luôn sẵn sàng mang đến những kiến thức hữu ích và cập nhật xu hướng công nghệ mới nhất để hỗ trợ bạn thành công!